i den här artikeln visar vi dig flera sätt att skanna och e-posta dina dokument. Vi visar dig olika tekniker som:

• så här använder du skrivarens scan to email-funktion
• så här skannar du från din dator
• så här skannar du med din telefon
• så här bifogar du ditt dokument till ett e-postmeddelande

vi visar också hur du förvandlar ditt dokument till ett digitalt dokument som du och din mottagare kan signera online.

Låt oss komma igång.

ska du använda funktionen Skanna till e-post på din skrivare?

Skanna till e-post kan se ut som ett snabbt och effektivt sätt att skanna ett dokument och skicka det online. Och det är, bara inte för varje dokument och mottagare.

en av de största nackdelarna med att använda funktionen ”Skanna till e-post” är risken att dokumentet inte når mottagaren.

när du använder funktionen ”Skanna till e-post” är det svårare att kontrollera att e-postadressen du anger är korrekt eftersom du kanske inte får ett felmeddelande om du angav det felaktigt. Du får ingen varning om den avsedda mottagaren har ändrat sin e-postadress eller om inkorgen är full heller.

mottagare kan inte heller svara på ett meddelande som levereras från en skrivare eftersom retur-e-postadressen visas som en ”nej-svar” – adress. Du kan sällan anpassa ditt meddelande och du hör inte tillbaka från mottagarna om de försöker kontakta dig med e-postadressen i meddelandet.

om du vill använda funktionen ”Skanna till e-post” bör du bara göra det när du personligen kan bekräfta att e-postmeddelandet nått sin destination, och du bör bara använda den här funktionen med dokument som inte är särskilt viktiga eftersom de kanske inte kommer igenom vid första försöket.

så vad ska du göra istället?

Det Bättre Alternativet: Så här skannar du och skickar ett dokument via e-post (+ signera det eller begär en signatur) på ett säkert och praktiskt sätt

här är några sätt att skanna, e-posta och till och med underteckna ett dokument online utan att använda funktionen ”Skanna till e-post”:

Skanna ditt dokument

så här skannar du ditt dokument med valfri skanner eller multifunktionsskrivare:

så här skannar du på Windows

Windows har en inbyggd metod för att skanna dokument, så du behöver inte använda en annan app eller programvara för att göra det.

så här gör du:

1. öppna Start-menyn
2. hitta Scan-appen och klicka på den för att öppna den. Om du inte hittar det kan du söka efter det med hjälp av sökverktyget i det nedre vänstra hörnet.
3. när du har öppnat Scan-appen kommer den att berätta om din skanner inte är ansluten, i vilket fall måste du kontrollera att skannern är på och korrekt ansluten.
4. välj den skanner du ska använda i listan och vilken typ av fil du ska spara dina skanningar som. Om du bara vill ha en bild är PNG och JPEG båda mycket vanliga format.
5. för att börja skanna, placera dokumentet i skannern nedåt och gå sedan till Visa mer > förhandsvisning för att ta en tidig titt på dokumentet.
6. du kan också ändra bildens inställningar (t.ex. färg-eller gråskalelägen och bildupplösning) genom att använda funktionen ”Visa mer”.
7. vänta tills skannern är klar med att skanna ditt dokument som en förhandsgranskning och visar dokumentet på skärmen. Om dokumentet är feljusterat eller felplacerat, fixa dess position i skannern och förhandsgranska det igen.
8. när du är nöjd med positioneringen kan du välja det område du vill skanna genom att klicka och dra över det. När du har valt det område du vill skanna klickar du på ”Skanna”.
9. upprepa denna process med varje sida du vill skanna.
10. vänta tills skanningen är klar och du har ditt dokument digitaliserat.

kom ihåg att spara dokumentet i en mapp du kommer ihåg. För att göra det enkelt kan du också spara det på skrivbordet så att du inte missar det.

så här skannar du på en Mac

din Mac-dator har också ett förprogrammerat verktyg för att använda din skanner. Så här använder du det:

1. Förbered dina dokument.
2. öppna förhandsgranskningsappen.
3. gå till Arkiv > Importera från skanner och välj din skanner.
4. om du inte ser din skanner listad, se till att skannern är påslagen och ansluten.
5. du ser dialogrutan ”Importera”, där förhandsgranskningssökning förbereds.
6. du kan nu välja dina skanningsalternativ. Ändra färg, typ av dokument, storlek, orientering och andra detaljer om så önskas.
7. klicka på ”Scan” för att börja skanna, och appen kommer att låta dig veta när du har digitaliserat ditt dokument helt.
8. upprepa denna process med varje sida du vill skanna.

du har nu en digitaliserad version av ditt dokument. Kom ihåg vilken mapp du sparade dokumentet i eller spara det på skrivbordet så att du kan se det på skärmen när du är klar.

så här skannar du på iOS

du kan skanna ditt dokument utan en skanner med hjälp av iPhone eller iPad: s inbyggda kamera. Så här gör du:

1. Förbered ditt dokument genom att placera det på en plan yta med bra belysning.
2. öppna Notes-appen på din iPad eller iPhone.
3. skapa en ny anteckning eller välj en redan existerande anteckning för att lägga till ett skannat dokument till det.
4. tryck på kameraikonen längst ner på skärmen.
5. tryck på ”Skanna dokument”.
6. rikta kameran mot dokumentet du vill skanna, om din enhet inte automatiskt startar skanning, tryck på avtryckaren för att starta.
7. upprepa denna process med varje sida.
8. ditt dokument skannas nu och sparas i din Notes-app.

du kan dela dina anteckningar via flera appar eller skicka dem som ett e-postmeddelande.

hur man skannar på Android

Android har inte en inbyggd app avsedd för skanning av dokument. Du kan dock skanna ditt dokument med hjälp av Google Drive.

så här gör du:

1. Förbered ditt dokument genom att placera det på en plan yta med bra belysning.
2. Öppna Google Drive-appen och tryck på ikonen ”+” längst ned till höger på skärmen för att skapa ett nytt dokument och välj sedan ”skanna.”
3. rikta kameran mot ditt dokument, rikta in det och ta ett skott.
4. kontrollera din förhandsgranskning, beskära den och justera inställningarna som du tycker passar, eller skanna dokumentet igen genom att trycka på ”retake”.
5. upprepa denna process med varje sida.
6. ditt dokument skannas nu och sparas i ditt Google Drive-konto.

du kan dela ditt nya dokument via en länk eller lägga till människors e-postadresser för att komma åt det.

e-posta ditt dokument och begär en signatur (eller underteckna det)

här är det bästa sättet att få ditt digitaliserade dokument signerat online:

använd elektronisk Signaturprogramvara

när du har digitaliserat ditt dokument har du några alternativ för att få det undertecknat. Ett gratis och enkelt sätt är att begära en signatur via en online signaturapp som Signaturely.

Signaturely är en enkel och effektiv digital signatur programvara som låter dig skapa online signaturer och online-dokument med laglig giltighet. Med Signaturely behöver dina signerade inte vara på samma plats för att underteckna ett dokument. Istället kan de underteckna det online med sin telefon, surfplatta eller bärbara dator.

Signaturt kan du skapa e-signaturer gratis, utan registrering. Detta gör att du kan signera ditt dokument online och dela det med flera personer.

så här gör du:

1. skapa ett konto på Signaturely gratis
2. öppna ditt konto och välj namnen på dem som behöver underteckna dokumentet.
3. Förbered ditt dokument genom att lägga till en titel och ett anpassat meddelande till de personer som kommer att underteckna det:
4. bläddra ner och välj hur du lägger till dina filer. Du kan välja filer från en onlineplattform, som ditt Google Drive-konto, eller ladda upp dem från din dator.
5. öppna ditt dokument och Lägg till signaturfält i det med online-redigeraren.
6. ange undertecknarnas namn och e-postadresser. Du kan också välja en order för dem att logga in, och Signaturely skickar dokumenten till användare i den förvalda ordningen:
7. granska din information och klicka på ”Skicka Dokument”.

när du har skickat dokumentet kan du spåra det med ditt Signaturely-konto. på så sätt kan du se om en mottagare tar för lång tid att underteckna. Om någon tar för lång tid behöver du inte ringa dem, du kan helt enkelt skicka dem ett meddelande för att påminna dem om att deras signatur krävs.

när dina signerare har tagit emot dokumentet guidar signaturerna dem genom signeringsprocessen, hjälper dem att skapa sin egen signatur och går igenom varje signaturfält tills de är klara.

fördelar:

• mycket lätt att använda
• professionell och personlig
• fungerar på alla enheter
• håller dig i kontroll över processen
• guidar dig och dina undertecknare genom varje steg
• du kan börja gratis

nackdelar:

• ingen mobilapp tillgänglig (för närvarande under utveckling)

Använd din e-postklient

du kan också välja att använda din e-postklient för att skicka ett dokument via e-post. Tänk på att om du behöver signera dokumentet måste du signera det innan du skickar det genom att antingen fysiskt signera det eller använda en elektronisk signatur.

så här skickar du ditt dokument:

1. öppna ditt e-postkonto.
2. Välj ”Nytt meddelande” för att börja skriva ett nytt e-postmeddelande.
3. i det nya e-postfönstret söker du efter en ”Lägg till bilaga” – symbol. Det ser vanligtvis ut som ett pappersklipp.
4. efter att ha klickat på den, hitta din fil, välj den och tryck på ”Enter.”
5. du kan också dra den skannade filen och släppa den i fönstret.
6. skriv klart ditt meddelande och Lägg till mottagarnas e-postadresser.
7. du kan nu skicka din e-post med den bifogade skannade filen.

fördelar:

• lätt att använda
• gratis att använda
• du kan göra det från din telefon

nackdelar:

• inte berätta vem som har undertecknat och som inte har
• du kan behöva skriva ut och underteckna dokumentet först och be dina undertecknare att göra samma sak
• långsammare process
• inte lika professionell som att använda en specialiserad plattform

FAQ: Skanna till e-post

här är svaren på de vanligaste frågorna om e-post skannade dokument.

hur skannar jag från skrivare till e-post?

1. öppna din skanningsapp.
2. Skanna ditt dokument.
3. spara det.
4. slå upp ditt dokument.
5. högerklicka på den.
6. välj ”Dela” och sedan ”Mail”.
7. Skriv din e-post.
8. skicka din e-post.

vad är skillnaden mellan skanning och skanning till e-post?

när du använder skrivaralternativet ”Skanna till e-post” behöver du inte använda någon annan programvara för att skicka din skannade bild. Men du saknar också all funktionalitet för att skicka ett e-postmeddelande, som att lägga till ett meddelande, se till att e-postmeddelandet kommer och redigera din bild innan du skickar den.

är skanning till e-post säker?

inte nödvändigtvis. När du använder funktionen ”Skanna till e-post” kan du inte vara säker på om e-postmeddelandet skickades på lämpligt sätt om du inte själv har tillgång till e-postadressen.

multifunktionsskrivare skickar också e-post i klartext som standard. Dessa kan avlyssnas av tredje part som också är anslutna till samma WiFi-nätverk som din skrivare.

det är därför du bara ska använda funktionen” Skanna till e-post ” på din skrivare för icke-konfidentiella dokument som du personligen kan verifiera skickades korrekt.

hur många sidor kan du skanna till e-post?

du kan skicka upp till 999 skannade sidor. Detta nummer beror sannolikt på skrivarens minne och kapacitet.

hur e-post dokument?

1. öppna ditt e-postkonto.
2. börja skriva ett nytt meddelande.
3. dra och släpp dokumentet i ditt meddelande.
4. kontrollera din information och Lägg till mottagarens e-postadress.
5. Klicka På ”Skicka.”

Hur skickar jag ett konfidentiellt dokument via e-post?

du kan använda Gmails konfidentiella läge om du vill ha en extra säkerhetsnivå för att skydda din konfidentiella information från obehörig åtkomst. Med det kan du ställa in ett utgångsdatum för meddelanden och till och med återkalla åtkomst till dem.

dina mottagare kommer inte att kunna kopiera, vidarebefordra, skriva ut eller ladda ner meddelandet.

Hur skriver jag ett mail med en bilaga?

1. gå till ditt e-postkonto.
2. Välj ”Nytt meddelande”.
3. leta efter en Gem-ikon och klicka på den för att bifoga en fil.
4. leta efter filen i datorns mappar. När du har hittat det klickar du på” Öppna ”eller” Välj fil.”
5. fortsätt skriva e-postmeddelandet.
6. Lägg till en ämnesrad och e-postadressen till den person du vill skicka den till.
7. klicka på ”Skicka” när du är redo att skicka din e-post.

slutsats

som vi såg finns det flera sätt att skanna dina dokument. Från multifunktionsskrivare till din iPhone och Android-telefon kan du skanna och skicka dina dokument online, var du än är.

och om dina dokument kräver signaturer kan du alltid samla in juridiskt bindande signaturer med Signaturely gratis.

Signaturely hjälper dig att omvandla dina skannade dokument till dokument som är redo att undertecknas av alla parter. Det kommer sedan att vägleda dina signerare genom signaturprocessen och hålla dig uppdaterad när de går.

prova Signaturely gratis idag.