Exchange-administratörer får ofta frågor från användare om hantering av Outlook-kalendrar och kalenderdelningsfunktioner. Lyckligtvis är det mycket enkelt att dela enskilda Microsoft Outlook 2007-kalendrar-och användarna kan ställa in det själva. Här är stegen du kan dela med dina användare, hjälpa dem att dela sina kalendrar, anpassa personliga kalendrar och visa flera Outlook-kalendrar i överlagringsläge.

dela en Outlook 2007-kalender

om du vill dela en standardkalender öppnar du din kalender och väljer Dela min kalender i aktivitetsfältet till vänster. Outlook skapar ett nytt e – postmeddelande med ämnesraden-delningsinbjudan: <ditt namn> – Kalender.

det här meddelandet innehåller två kryssrutor (Figur 1, varav den första tillåter den valda mottagaren att visa din kalender. Den andra kryssrutan låter dig skicka en begäran om att visa någon annans kalender.

Figur 1. Dela din kalender och skicka en begäran om att visa en annan användares Outlook-kalender.

ställa in dina Outlook-kalenderbehörigheter

när du delar din kalender tilldelas granskare behörigheter av standard. Detta innebär att mottagaren får skrivskyddad åtkomst till din kalender. Du kan enkelt ändra den här inställningen.

högerklicka på listan för din delade kalender i Outlook: s avsnitt alla kalenderobjekt och välj sedan kommandot Ändra delningsbehörigheter. Outlook visar fliken Behörigheter (Figur 2).

Figur 2. Fliken Behörigheter visar en lista över alla personer som får visa din Microsoft Outlook 2007-kalender.

den här fliken listar alla med behörighet att visa din kalender; använd den här fliken för att lägga till eller ta bort kalenderåtkomst eller ändra behörigheter. Outlook 2007 innehåller flera fördefinierade behörighetsscheman, eller så kan du skapa en anpassad uppsättning behörigheter.

mer om Outlook 2007: förutse hur stora Outlook 2007-postlådor kommer att utföra hur postlåderegler och Windows-skrivbordssökning påverkar Outlook 2007 Undvik prestandaproblem i Outlook 2007 under reparationer

dela anpassade Outlook-kalendrar

Outlook-användare kan också skapa flera kalendrar. En användare skapar ofta en personlig kalender eller en kalender relaterad till ett specifikt projekt. Om du tittar på Figur 3 ser du att icke-standard (anpassade) kalendrar listas i avsnittet Andra kalendrar i aktivitetsfältet till vänster.

Figur 3. Outlook 2007 låter användare skapa och anpassa flera kalendrar.

när en användare delar sin kalender delas endast standardkalendern. När någon annan visar din kalender kan den personen inte se ledig / upptagen information som anges i dina andra kalendrar. Om din standardkalender visar att du är ledig under en viss tid kommer andra användare att se dig som ledig vid den tiden, oavsett vad som är schemalagt i dina andra kalendrar.

du kan också dela dina alternativa kalendrar genom att högerklicka på kalendern du vill dela och välja Dela.

öppna en annan användares Outlook-kalender

om du tittar tillbaka på Figur 3 kommer du att märka att kalenderns aktivitetsfält innehåller alternativet att öppna en delad kalender. Det här alternativet visar en dialogruta som frågar efter namnet på mottagaren vars kalender du vill öppna.

du kan antingen ange mottagarens namn manuellt eller så klickar du på knappen namn och väljer mottagaren från den globala adresslistan. När du har angett mottagarens namn klickar du på OK för att öppna hans eller hennes kalender.

när du öppnar kalendern kommer Outlook att visa den bredvid din (figur 4). En flik högst upp i varje kalender identifierar vars kalender du tittar på. Det ska vara enkelt att ta reda på vilken kalender som är din och vilken som är en annan användares, men utan att identifiera etiketter kan det bli förvirrande när du öppnar mer än två kalendrar. Outlook öppnar upp till 30 kalendrar åt gången.

Figur 4. Outlook visar kalendrar sida vid sida.

Visa Outlook-kalendrar i överlagringsläge

om du tittar på flera Outlook-kalendrar kan det bli svårt att manuellt jämföra scheman. En lösning är att använda överlagringsläge, vilket gör att du kan se allas lediga/upptagna information i en gemensam kalender.

för att använda den här funktionen högerklickar du på en kalender och väljer alternativet Visa i överlagringsläge. Figur 5 visar ut Outlook kombinerar möten på en kalender och färgkoder dem.

Figur 5. Overlay läge kombinerar alla möten på en enda kalender.

om författaren: Brien M. Posey, MCSE, är en fem-tiden mottagare av Microsofts mest värdefulla Professional (MVP) award för sitt arbete med Exchange Server, Windows Server, Internet Information Services (IIS), och filsystem och lagring. Brien har fungerat som CIO för en rikstäckande kedja av sjukhus och var en gång ansvarig för Institutionen för informationshantering vid Fort Knox. Som frilansande teknisk författare har Brien skrivit för Microsoft, TechTarget, CNET, ZDNet, MSD2D, Relevant Technologies och andra teknikföretag. Du kan besöka Briens personliga hemsida på www.brienposey.com.