Senast uppdaterad: Dec 17, 2021 @ 2:44 pm

anbud för kontrakt behöver inte vara komplicerat.

det finns många faktorer som konstaterar varför människor antar att anbudsförfarandet är alltför komplicerat. Detta beror vanligtvis på hur lång tid det tar att slutföra och hur vardaglig processen är. Ja-det kan finnas 5000 sidor med specifikation men vem tycker inte om lite lättläsning?

de tre egenskaper du måste ha när anbud är uthållighet, planering & positivitet!

Låt oss komma förbi den Stönande och förtryckta inställningen till hur ’komplicerad’ anbud är och dela våra tips för framgång för att underlätta processen.

är ditt företag redo?

det är viktigt att du regelbundet granskar placeringen av ditt företag och tillhörande strategier för att ta reda på om anbud är rätt tillvägagångssätt. När du väl har identifierat dina styrkor och svagheter kan du då vara väldigt ärlig och bestämma om det är bättre att ha tålamod snarare än att slösa bort värdefulla resurser.

Välj vilka anbud att svara på noggrant

det finns tusentals onlineplattformar, webbplatser och kommunikationssystem som är uppenbara över hela Storbritannien upphandling. Vissa portaler är föråldrade, komplexa och en allround smärta att navigera. Vårt team har använt dem alla! Se bara till att du känner till dina viktigaste fokusområden och processkunskap för varje webbplats-dessa arbetar dig runt:

• ladda ner all anbudsinformation;
• fråga / övervaka förtydligande frågor från andra leverantörer / köparen;
• lämna in anbudet;

varje webbplats bör ha en’ hjälp ’ avsnitt-var inte rädd för att använda den.

de flesta anbudsportaler är extremt breda med hundratals och åter hundratals möjligheter som släpps dagligen!

vanligtvis delas möjligheter vanligtvis genom problematiska elektroniska algoritmer över flera plattformar, antingen visar du irrelevanta möjligheter eller inga möjligheter alls.

våra Hudson Discover portals håller det enkelt. Anmäl dig till våra branschspecifika portaler för att få anbudsmöjligheter, som kommer från tusentals brittiska anbudsportaler. Dessa söks manuellt och publiceras dagligen av ett team av upphandlingsbaserad personal, inte datorer. Vi är det första företaget att göra detta och den feedback vi har fått har varit fantastisk.

se till att du är konsekvent realistisk och försök inte vara alltför ambitiös. Anbudsförslag är mycket tidskrävande och kan vara kostsamma. Titta noga på exakt vad anbudskraven och specifikationerna är och se till att det är lämpligt för dig att genomföra kontraktet.

ta dig tid att lära dig terminologin

antalet förkortningar som flyger runt blir allt vanligare i upphandlingsvärlden. Termer som RFQs, ITTs, PQQs, DPS och RFPs verkar som om de bara används för att förvirra oss till ett tillstånd av litterär nedgång. Låt oss förenkla:

PQQ	pre-qualification questionnaire – Detta är vanligtvis ett steg-1-frågeformulär som frågar om specifika företagsuppgifter som försäkringar och liknande kontrakt du har arbetat med etc., tillsammans med enkla ’ja och nej’ frågor att se till att du inte är bedräglig och du betalar dina skatter etc.
ITT	anbudsinfordran – vi kan ibland glömma PQQ och hoppa rakt in i en itt, som vanligtvis är där din kvalitet och kostnadsförhållande kommer in. Det är här du prissätter jobbet till hands och svarar på flera tekniska frågor om din förmåga att genomgå arbetet i enlighet med vanligtvis detaljerad specifikation/omfattning av arbetet.
RFP	begäran om Förslag – mycket lik en ITT där kostnad och kvalitet bedöms men RFP används i situationer där kunden antingen inte kan – eller inte vill – definiera omfattningen av arbetet framåt till en tillräcklig detaljnivå, vilket innebär att du måste vara mycket beskrivande och ange ett tydligt förslag till vad som behövs.
RFQ	begäran om offert – RFQ är mycket som anbudet, men vanligtvis mindre i storlek och omfattning. De är ofta mer inriktade på kunder som söker prisinformation för ett definierat arbetsområde eller leverans av material eller utrustning. Detaljerade förslag söks vanligtvis mindre ofta här.
Framework	ett ramavtal är ett avtal mellan ett eller flera företag eller organisationer. Om du ingår ett ramavtal kommer du vanligtvis att vara en av många leverantörer som är kontraktsmässigt bundna att leverera mot köparens krav.
DPS	dynamiskt inköpssystem – en DPS liknar ett elektroniskt ramavtal, med två undantag, nya leverantörer kan gå med när som helst och det ska köras som en helt elektronisk process. DPS används uteslutande av offentliga organisationer och kan betraktas som en konkurrenskraftig försörjningskedja, där alla utvalda supply chain-medlemmar regelbundet tävlar om arbete via Itts och RFQ.

fokusera på vad köparen vill

inte alla kan skriva på ett engagerande, kortfattat och enkelt sätt. Det är lätt att berätta för folk vad du gör, men att sätta det på papper på ett professionellt sätt, som täcker uppsatta kriterier, är ett stort problem för många affärsutvecklare. Bli inte stressad med det. Kom bara ihåg 3 viktiga fokusområden när du skriver Bud:

• vad: vad du har gjort eller vad du ska göra?
• hur: hur har du gjort det här (metodik) eller hur ska du göra det?
• bevis: hårt slående bevis på att du har gjort det tidigare-erfarenhet / bevis är nyckeln!

vid upphandling av kontrakt måste köparen alltid vara i framkant av ditt sinne. Du behöver veta så mycket du kan om organisationen och förstå deras mål, uppdrag och värderingar. Skapa ett avsnitt om detta för att visa dem att du är medveten om deras framtida utveckling och hur du kan bidra till dem. Du måste specifikt visa att du förstår kraven i arbetet och visa fallstudier av liknande arbete som du tidigare har slutfört. Det är av avgörande betydelse att svaret utarbetas i enlighet med utvärderingskriterierna. Koncentrera sig på områden med den högsta procentuella viktningen.

Vi erbjuder Budskrivningstjänster, med hjälp av vår upphandling & anbudsexperter med nästan två decennier av erfarenhet av att skriva vinnande anbud.

vårt team stöder över 700 företag globalt och de har stolt en 87% Bud framgång. Vi erbjuder fem dedikerade tjänster för att säkerställa att vi kan stödja företag i alla storlekar, med olika nivåer av upphandlingserfarenhet.

våra budskrivningstjänster inkluderar;

• anbud redo

vårt Anbudsklara program var utformat för företag som är nya för upphandling av kontrakt. Under programmet kommer våra Budkonsulter att skapa och utveckla din företagslitteratur samt professionellt branding dokumenten. När programmet är klart kan de antingen skriva ditt nästa bud eller vägleda dig genom två.

• Tender Writing

behöver du stöd med ett engångsbud? Som en del av vår Anbudsskrivningstjänst kommer våra Budkonsulter inte bara att skriva dina anbudssvar utan lämna in budet för din räkning. Detta är den perfekta lösningen för företag som behöver lämna anbud för ett kontrakt men inte har resurser internt.

• Tender Mentor

innan du skickar ett bud rekommenderar vi starkt att du har ett andra par ögon för att granska ditt innehåll. Under vår Tender Mentor-tjänst kommer våra Budkonsulter att bedöma dina anbudssvar. De kommer att kontrollera eventuella grammatik eller innehåll misstag som kan leda till förlorade märken. Det innebär att du kan skicka ett felfritt bud med förtroende.

• Anbudsförbättring

är du anbud för kontrakt men inte ser önskad framgång? Vi förstår att detta är frustrerande eftersom det kan vara tidskrävande att skriva budsvar. Under denna tjänst kommer vi att bedöma dina tidigare svar och lyfta fram förbättringsområden. Våra Budkonsulter kan sedan antingen skriva ditt nästa bud eller vägleda dig genom två.

prissättning

för tidsbaserade kontrakt uppmanas leverantörer vanligtvis att tillhandahålla en föreslagen dagskurs för de personer som är involverade i projektet. När du beräknar tidsskalorna, se till att du inkluderar den tid som uppstår på professionellt arbete som anges i kontraktet, möten, tid på resor etc. Var försiktig och garantera att du uppnår full kostnadstäckning med en balans mellan valuta för pengarna.

kontrollera ditt arbete noggrant

var noga med att alltid kontrollera och följa inlämningsriktlinjen för att säkerställa att du har slutfört allt som har begärts i instruktionerna. Be alltid någon att korrekturläsa ditt dokument för att vara säker på att det flyter och är vettigt för någon som kanske inte känner till din organisation.

Använd din feedback

vad är meningen med att spendera hela tiden på ett bud för att det ska förlora och du ska gå tillbaka och hata processen, hata anbudet och därefter hata livet själv! Oroa dig inte-använd feedbacken! Om du inte vann jobbet eftersom du saknar ISO-ackrediteringar (för t. ex.)– vet du vad du ska göra! Som en del av vårt erbjudande på Tender Consultants har vi ett anbudsberedskapsprogram som du kan använda för att se till att du behåller en god chans att säkra viktiga delar av arbetet.

alla upphandlingsbaserade processer som de flesta tycker är svåra/komplicerade är just det på grund av bristen på förståelse för viktiga anbudshanteringsprocesser. Vi lanserade vår gratis träningsmiljö, Tender VLE, i maj 2018. Plattformen fokuserar på allt anbud och upphandling baserad, inklusive djupa ämnen som helt kommer att utrota uppfattningen att upphandling och upphandling är komplicerat.

Håll dig uppdaterad genom att läsa dina anbudsmeddelanden

Anbudsmeddelanden: vad är de?

det här kan verka som en uppenbar fråga, men det gör aldrig ont att fastställa grunderna, särskilt när det gäller anbud! De flesta anbudsförfaranden (särskilt inom den offentliga sektorn) dessa dagar genomförs genom eportaler inklusive:

• ProContract
• avsikt
• Multiquote

det här är platser där du registrerar räntemöjligheter, laddar ner dokument och skickar in dina anbud.

Anbudsmeddelanden är i huvudsak meddelanden som du kommer att få från en portal för att säga att något har inträffat. Detta kan vara allt från ett förtydligande som släpps av köparen till meddelande om att du har fått ett direktmeddelande från en köpare.

hur många anbudsanmälningar är normala?

om du någonsin har använt en anbudsportal vet du hur många anbudsanmälningar som kan komma igenom för bara ett enda anbud.

vissa portaler är mer ’entusiastiska’ än andra. Till exempel är det mer troligt att du får flera meddelanden från Multiquote än ProContract men du får anbudsmeddelanden i en eller annan grad, oavsett vilken portal du använder.

antalet anmälningar du får per anbud kan variera beroende på sådant som:

• portalen.
• köparen (vissa köpare uppdaterar ofta tillgängliga dokument, till exempel, medan andra knappast kommer att kika).
• antalet förtydligande frågor från leverantörer.

det verkliga svaret på frågan ’hur många anbudsanmälningar är normalt?’är’ hur länge är en sträng?’. Det är verkligen helt unikt för varje anbud. Få inte panik om ditt senaste anbud kom med en hel massa anbudsmeddelanden, men din nuvarande har knappast skickat dig alls.

Vad är så viktigt med en anbudsanmälan?

så vi har fastställt att varje anbud är annorlunda och följaktligen kommer antalet mottagna anbudsanmälningar alltid att variera. Oavsett om du får 5 eller 20 anbudsmeddelanden har det ingen inverkan på att avgöra om var och en är viktig eller inte.

det är frestande (särskilt om du får en daglig anbudsanmälan) att avvisa dem som obetydliga och onödiga men försök att motstå att ta det tillvägagångssättet.

antalet anmälningar för ett anbud (särskilt om de avser förtydliganden) kan vara en bra indikation på hur väl sammansatt anbudet är. Till exempel, om det har gjorts 90 förtydliganden från leverantörer, visar detta att kraven eller åtgärderna för anbudet inte har sammanställts så bra.

i bland alla meddelanden som du kanske inte är så störd om kan vara en väldigt viktig, som ’uppdaterad TUPE-information’ som skulle vara hemskt att missa eftersom din prissättning inte skulle vara korrekt utan rätt TUPE-data.

vanliga e-postmeddelanden som meddelar ännu ett anbudsmeddelande kan känna sig som att ta emot spam. Det är dock mycket bättre att ta några minuter att kolla in var och en än att missa en viktig anbudsuppdatering.

Okej, vi får det – anbudsmeddelanden är viktiga. Vad ska vi göra åt dem?

det är verkligen väldigt enkelt; de flesta portaler skickar ett mail till den e-postadress som är registrerad på portalkontot varje gång köparen vill skicka ett anbudsmeddelande.

om du inte har en dedikerad budförfattare och flera personer inom företaget arbetar med dina anbud, skulle det vara mycket tillrådligt att skapa en enda e-postadress (dvs. ). Ge alla berörda parter tillgång att registrera sig på alla portaler.

detta innebär att inga anbudsanmälningar riskerar att missas.

det är värt att notera att inte alla portaler skickar ett e-postmeddelande om det finns ett anbudsmeddelande att se. Om du har ett live-anbud på en portal (antingen som ska skickas in eller nyligen skickats in) och inte har fått några e-postmeddelanden från portalen, skulle det vara värt att logga in och kontrollera portalen dagligen, bara för att vara säker.

när du har konstaterat att, ja, du har fått ett anbud anmälan då är det egentligen bara en fråga om noggrant kontrollera dem. Skicka inte det e-postmeddelandet direkt till papperskorgen; följ länken och se vad den har att berätta för dig.

oftast hänvisar anbudsmeddelanden till följande saker:

• ändringar av anbudsdokumenten eller ytterligare styrkande handlingar som har laddats upp.
• utgåvan av en förtydligande Logg, där köparen har svarat på en uppsättning leverantörsfrågor.
• en ändring av inlämningsfristen (du vill verkligen inte missa den!).
• en begäran om att du ska klargöra något om ditt anbudsinlämnande.
• en kortlista eller resultatmeddelande (också mycket viktigt, och att inte kontrollera denna anmälan kan leda till att du saknar ett kontrakt som du var förstahandsvalet för).

som du kan se är ingen av dessa anbudsmeddelanden saker som du vill missa!

så här hittar du aktuella anbudsmöjligheter

en snabb Q& A med vårt Hudson Discover-team.

teamet här på Hudson har publicerat många insiktsfulla bloggar från våra anbudskonsulter med tips om hur man framgångsrikt bjuder på verk. Men vi har inte belyst vårt underbara Hudson Discover-Team.

vårt team av experter arbetar ofta bakom kulisserna för att hantera aktuella anbudsmöjligheter för vår kundbas och arbetar outtröttligt för att säkerställa att alla anbud är lättillgängliga.

dessutom ger teamet support som kontaktpunkt för våra kunder som vill slutföra en aktuell anbudsmöjlighet.

F: så vem är Discover-teamet?

Hudson Discover-teamets uppdrag är att stödja Hudsons kundbas för att använda våra discover-portaler och få tillgång till aktuella anbudsmöjligheter.

laget består av:

1. Marie Fisher – chef för kundrelationer
2. Rebecca Morland – affärsutvecklingschef
3. Jamie Peacock – chef för brittisk försäljning
4. Joshua Smith – Kundengagemangschef
5. Nicola Hughes – Discovery – administratör
6. Melanie Robertson – Discover-administratör
7. Charlotte Jarvis-Digital Communications Manager

F: Vad gör laget?

Hudson Discover-teamet är kontaktpunkten för många av våra kunder som vill hitta aktuella anbudsmöjligheter.

efter inledande kontakt med Hudson, Rebecca, Jamie eller Emma kommer att introducera kunderna till vårt sortiment av Hudson Discover portaler. De säkerställer att våra kunder kan komma åt portalen som är mest relevant för sin verksamhet och visa hur man navigerar på webbplatsen för att hitta aktuella anbud.

Charlotte Jarvis är vår digitala marknadsföringsexpert. Hon hanterar dessutom onlinechattfunktionerna för våra kunder och besökare på Discover-webbplatserna. Charlotte arbetar också för att hitta privata anbudsmöjligheter för våra kunder genom att ansluta till köpare i den privata sektorn via digitala kampanjer.

Marie ansvarar för att upprätthålla pågående relationer med vår kundbas och se till att de hålls uppdaterade med aktuella anbudsmöjligheter. Detta uppnås genom regelbunden kontakt med e-post, nyhetsbrev och direktkontakt.

Nicola står till hands för att fungera som din första kontaktpunkt som kund hos Hudson. Nicolas års kundupplevelse skiljer henne från kundkontakt, hanterar och upprätthåller nuvarande anbudsmöjligheter i samarbete med dig.

F: Vad är portalerna?

Hudson Discover är en unik svit med tio anbudsportaler som visar alla aktuella anbudsmöjligheter för våra kunder. Dessa är uppdelade i en rad branscher:

• kreativa anbud
• Teknikanbud
• Konsultanbud
• Bygganbud
• Forskningsanbud
• Logistikanbud
• Finans anbud
• anläggningar anbud
• gästfrihet anbud
• HR anbud
• sjukvård anbud

F: Hur kan kunder använda portaler?

när nya kunder engagerar sig i Hudson Discover-teamet får de en demonstration av sin mest relevanta anbudsportal. Rebecca är till hands för att svara på alla frågor de kan ha.

när de har tillgång till anbudsportalerna och har sett de aktuella anbuden finns Rebecca och Marie till hands för att diskutera hur Hudson bäst kan passa deras behov.

vi är glada att ge gratis tillgång till den lämpligaste portalen för dig för en hel dag. Detta ger dig möjlighet att komma till rätta med portalen och börja söka efter lämpliga anbud i realtid från listan över aktuella möjligheter.

kom ihåg att vårt Hudson Discover-team alltid finns till hands för att ge support, tips och tips som hjälper dig med din budhantering.

Q: Hur ser jag aktuella anbud?

en gång i anbudsportalen som är specifik för dina affärsbehov kan du söka efter aktuella anbudsmöjligheter som uppfyller dina krav. Detta uppnås genom att använda den inbyggda sökfunktionen.

om du till exempel är ett IT-företag som letar efter aktuella anbudsmöjligheter kan du söka efter alla nyckelord som är specifika för din affärsmodell, t.ex. ’programvara’.

detta kommer att ta upp alla aktuella anbudsmöjligheter som matchar det sökordet. Vid skrivandet av denna blogg finns det 14 sidor med aktuella anbud med ’programvara’ som nyckelord.

om du känner att det finns för många sökord för att söka över, portalen kan du också söka efter:

• Region
• sektorer
• budgetar

eller, naturligtvis, någon kombination av ovanstående.

F: Hur kan jag få hjälp?

om du är osäker på att få tillgång till aktuella anbudsmöjligheter eller anbud som helhet kan teamet på Hudson hjälpa till.

du kan komma i kontakt med vårt Hudson Discover-team genom många olika metoder:

• kolla in vår sida för en introduktion till var och en av våra anbudsportaler. Detta hjälper dig att identifiera vilken portal som passar bäst för dina behov.
• när du är på vår hemsida kan du använda vår chattfunktion för att prata direkt med Hudson Discover-teamet. Här kan du ställa frågor om hur du får tillgång till aktuella anbudsmöjligheter.
• om du är mer av en pratsam Typ än en författare, det är OK också – du kan ringa vårt team för en chatt på 0203 051 2217. Vi är alltid glada att prata igenom dina krav.
• Alternativt kan du maila laget. Skicka bara några frågor du kan ha om aktuella anbud till

Q: Vad kan Hudson Discover göra för mig?

för att uttrycka det enkelt, Hudson Discover är det enklaste sättet att hitta aktuella anbudsmöjligheter som uppfyller dina affärskrav. Våra branschspecifika portaler är användarvänliga, så att du snabbt kan söka efter rätt anbudsmöjlighet för dina nuvarande krav.

Hudsons Discover-Team upprätthåller också alla våra portaler dagligen och uppdaterar varje branschspecifik portal med nya anbudsmöjligheter varje dag. Det innebär att våra kunder har tillgång till en ständigt uppdaterad uppsättning aktuella anbud att välja mellan.

hur du maximerar ditt anbudsportalmedlemskap med våra kontohanterare

Wham, bam, tack för dina pengar – adjö! Låter detta bekant? Efter att ha anmält sig till vissa onlineportaler är det lätt att känna sig bortglömd och snabbt bli missnöjd med hela anbudsdebacle.

vi vet att anbud kan vara komplicerat och att inte alla är expert på budhantering. Det är därför när du registrerar dig på en av våra anbudsmöjlighetsspårningsplattformar, kommer du att tilldelas en dedikerad kontohanterare.

det är här du verkligen kan maximera ditt medlemskap!

som en del av din prenumeration kommer din kontohanterare att se till att du får filtrerade dagliga bulletiner, specifika för din sektor – samt tillgång till online-medlemsportalen.

din anbudsportal Account Manager

din Account Manager är direkt kontaktbar fem dagar i veckan för att hantera eventuella frågor du kan ha. Denna tjänst är inte bara begränsad till anbudsportaltips, men vårt Kontohanteringsteam kan också hjälpa dig om du behöver annonsera en anbudsmöjlighet som köpare.

till exempel, om du har arbete som måste läggas ut till anbud, men du inte har en portal för att ta inlämningarna och vara värd för förtydligande frågor etc, kan allt detta göras via vår portal, med tillgång till branschspecifika leverantörer. Helt enkelt kontakta en av våra Account Managers och du är på väg!

om det är själva anbudsprocessen som visar sig vara problematisk, dvs du bjuder men inte vinner eller kanske du är ny på anbud och inte vet var du ska börja. Våra dedikerade kontoansvariga kommer att kunna hänvisa dig direkt till en av våra Budskrivningskonsulter, som är experter med alla anbudsrelaterade projekt.

din Account Manager är en del av din prenumeration, så se till att du utnyttjar denna tjänst till fullo!

ytterligare support

om du behöver ytterligare stöd med upphandling för kontrakt, ring eller maila vårt expertteam.. Våra Expertbudförfattare kommer gärna att stödja dig i alla skeden av din anbudsresa.

hitta mer användbara tips och råd i våra bloggar. Vi täcker ämnen inklusive:

• hur man vinner ett anbud
• Vad är en Budförfattare?
• anbudsförfarandet
• skriva vinnande bud
• 7 tips för upphandling av kontrakt
• Tips för budhantering
• Budskrivningstjänster
• typerna av anbudsförfaranden
• skriva Bud
• bid writing consultants
• skicka ett anbudssvar
• och många fler.