1. blogg
2. HR Management
3. vad ska vara i en anställd fil?

en anställd fil, eller personal rekord, är en grupp av dokument som innehåller all relevant information om en anställds tid i ditt företag, från deras jobbansökan till deras avskedsbrev.

du kan vara förvirrad över vad som ska finnas i en anställd fil eller undrar hur länge du ska behålla informationen för. I den här guiden har vi skapat en checklista för medarbetarfiler som hjälper dig att samla alla rätt dokument och svara på alla vanliga frågor du kan ha.

varför behöver du medarbetarfiler

att ha all viktig information om en anställd lagrad på ett ställe betyder att det är lätt att hitta relevanta detaljer om deras roll och ansvar.

det betyder också att du kan producera alla nödvändiga register om en anställd gör anspråk mot dig. Det är därför det är viktigt att hålla en anställds personalfil uppdaterad och regelbundet granska alla filer för att säkerställa att alla relevanta dokument finns där.

detta kommer att bidra till att skydda dig vid ett krav mot dig, eftersom medarbetarfilen kommer att fungera som ett register över vilket stöd och behandling individen fick inom verksamheten.

vad man ska hålla i anställdas filer

anställdas filinnehåll varierar från person till person, men vi tror att det finns några viktiga aspekter som bör ingå.

de saker som ska ingå i en anställds personalfil är:

• jobbansökan, CV och personligt brev
• information om utbildning och tidigare anställning
• Rollbeskrivning
• jobberbjudande och anställningsavtal
• kontaktinformation för nödsituationer
• utbildningsrekord
• löne-och förmånsinformation (men inte bankuppgifter)
• prestationsbedömningsformulär
• disciplinära åtgärdsrapporter
• anställdas uppsägningsbrev
• avsluta intervjudokumentation
• annan dokumentation relaterad till anställning

Vad ska inte finnas i anställdas filer?

all information som inte är relevant för den anställdes roll, till exempel deras etnicitet eller detaljer om funktionshinder, bör inte ingå i deras personalregister.

Undvik att inkludera eventuella observationer eller åsikter om arbetstagaren i deras fil: informationen bör begränsas till bara fakta.

Vem har rätt att se dina personalregister?

på grund av anställdas filer som innehåller privat information, såsom hemadress eller detaljer om disciplinära åtgärder, bör du se till att de är skyddade och begränsade. Endast arbetstagaren själv, deras direkta chef och HR-personal ska kunna se sina filer.

hur länge ska man behålla medarbetarfiler

GDPR (General Data Protection Regulation) trädde i kraft i maj 2018 och fastställde strikta regler kring arbetsgivarnas ansvar för att skydda sina anställdas data.

Antag inte att du kan bli av med alla anställdas information när de lämnar ditt företag. Du kan vara juridiskt skyldig att hålla tag i vissa uppgifter, till exempel löneuppgifter, och det är bästa praxis att behålla annan information om en tidigare anställd gör anspråk mot dig. Om du har raderat register över bedömningar, disciplinära åtgärder eller förmåner kan du inte presentera bevis för att du följde anställningslagar.

för misslyckade jobbkandidater är det bra att behålla sin information i minst 6 månader efter att de ansökt. För tidigare anställda är de allmänna reglerna:

• arbetstid (uppgifter om när arbetstagaren arbetade för Dig) – 2 år
• lön och detaljer om eventuell mammaledighet och faderskapsledighet-3 år
• P45 / P60, personalfiler och träningsregister-6 år

enligt GDPR har anställda rätt att få veta:

• vilken information du har om dem och hur du använder den
• sekretessen för posterna
• hur dessa poster kan hjälpa till med deras utbildning och utveckling på jobbet

om en anställd begär en kopia av de uppgifter du har om dem har du 30 dagar på dig att tillhandahålla den.

var att hålla medarbetarfiler

dagarna för att hålla medarbetardokument i ett låst, brandsäkert skåp blir snabbt historia för många företag. Den överlägset säkraste, mest tillförlitliga metoden för att hålla anställdas personalfiler på ett ställe lagrar dem inom HR-programvaran.

med HR-programvara kan du hålla viktiga dokument säkra och begränsa de personer som kan komma åt dem. Anställda kommer att kunna redigera sina personuppgifter när de behöver uppdateras, frigöra admin tid för dig själv.

eftersom programvaran är inrymd i molnet kommer den att vara tillgänglig var som helst. Detta kommer att vara användbart eftersom fler och fler arbetare börjar arbeta på distans eller har flexibla arbetsmönster som gör att de kan arbeta hemifrån några dagar i veckan.

anställda kommer att kunna få svar på alla frågor de har om sin roll eller ansvar genom att se deras anställningsavtal och arbetsbeskrivning på programvaran. Detta minskar den tid du använder genom att svara på vanliga frågor från anställda, så att du kan fokusera på ditt företag.

vår HR-programvara låter dig hålla alla anställdas filer i din egen säkra online-databas, vilket ger dig sinnesfrid.

kontakta oss [email protected] eller ring oss på 0333 014 3888 för att ta reda på mer om vår lättanvända HR-programvara.

eller starta din GRATIS Provperiod idag.

• Vad är en induktion?
• 5 HR grunderna för småföretag
• Vad är en anställd handbok?

innehållet i denna blogg är endast för allmän information. Lita inte på det som juridisk eller annan professionell rådgivning eftersom det inte är vad vi tänker. Du hittar mer information om detta i våra användarvillkor för webbplatsen. Om du behöver professionell rådgivning, vänligen kontakta.

du kanske också vill läsa dessa artiklar