när du driver ett företag i Australien, oavsett affärsstruktur, kräver ATO att du håller register för beskattning och anställdas skyldigheter. ATO kan be om dina poster i upp till fem år (och för vissa krav ännu mer), så det lönar sig att vara organiserad.
det finns många fördelar med att hålla bra affärsregister. De kan hjälpa dig:
- håll dig uppdaterad med ditt företags hälsa för att fatta bra affärsbeslut
- hantera ditt kassaflöde
- Möt dina skatte-och anställdas skyldigheter, till exempel PAYG och superannuation
- visa den ekonomiska ställningen för ditt företag till potentiella långivare eller investerare
- om en tvist uppstår kan du säkerhetskopiera det med beviset du kan behöva
om ditt företag är införlivat måste du behålla kopior av eventuella mötesprotokoll och konstitution för Australian Securities and investment Commission (ASIC).
skatte-och superannuationsregister
det är ett lagligt krav att hålla register över alla dina affärstransaktioner för att stödja den information du lämnar till ATO i dina avkastningar och rapporter. De register du håller beror på skatte-och superannuationsskyldigheter som krävs av ditt företag såväl som din affärsstruktur (oavsett om du är en enskild näringsidkare, företag, partnerskap eller förtroende).
vilka är kraven i Australian Taxation Office (ATO)?
ATO har stränga krav på detaljerna i dina poster:
- du måste lagra dina poster på ett sätt som hindrar informationen från att ändras eller skadas
- dina poster måste hållas i fem år (eller ibland mer), från och med när du förbereder eller erhållit posten eller slutförde transaktionen (beroende på vilket som är senare)
- om ATO ber om att se någon post måste du kunna producera den
- dina poster måste hållas i fem år (eller ibland mer), från och med när du förbereder eller erhållit posten eller slutförde transaktionen (beroende på vilket som är senare)
- på engelska eller lätt omvandlas till engelska. Det finns ingen ursäkt för främmande språk
- register kan hållas i papper (hårt) eller elektroniskt format och bör specificera alla transaktioner. Papperskopior kan behöva visas som bevis i juridiska frågor för att säkerhetskopiera elektroniska bevis. Elektroniska kopior accepteras av ATO och ASIC så länge de är original i naturen.
klicka här för att ta reda på om ITP BUSINESS ACCOUNTING
vilka poster behöver du behålla?
det finns en rad poster som du måste behålla när du driver ett företag i Australien, och som ATO kan be om att se när som helst.
dessa inkluderar:
- finansiella poster
- juridiska poster
- anställd poster
- policy och förfaranden
- övriga affärs poster.
finansiella poster
de finansiella posterna för ditt företag kommer att visa ditt kassaflöde, den finansiella ställningen för ditt företag och detalj hur du förbereder din självdeklaration. Dessa dokument inkluderar:
- kvitton och fakturor för de varor och/eller tjänster du säljer
- avtal med leverantörer
- kontoutdrag
- ditt företags tillgångsregister
- avskrivningsplaner
- skattedokument som inkluderar dina Företagsaktivitetsdeklarationer (BAS) och årliga skattedeklarationer
- företagslån och/eller aktier
juridiska poster
juridiska poster dokumenterar hur du driver din verksamhet och inkluderar:
- registreringsdokument
- leasingavtal
- avtal med leverantörer och kunder
- försäkring
anställdas register
du måste visa ATO att du kan betala dina anställda korrekt och uppfylla sina skatte-och superannuation skyldigheter. Medarbetarregister kan behövas för att visa försäkringsgivare, Fair Work Commission eller en statlig Arbetsmiljöorganisation.
om du har anställda måste du hålla register över:
- personal listor, närvaro och betala
- bankkonton, tax file number (TFN) och superannuation kontouppgifter
- kontaktuppgifter
- arbete prestanda och historia
klicka här för att ta reda på om ITP bokföring tjänster
ladda ner den här artikeln: Vilka är de fem typerna av poster du behöver behålla för företag i Australien
policy och procedurer
du måste ge din policy och procedurer till personal när de börjar arbeta och kan ingå som en del av deras anställningsavtal. Vissa branscher kommer att be om din policy och rutiner när du arbetar på plats. Se till att uppdatera dina policyer i linje med lagändringar.
dessa poster inkluderar:
- arbetsplatsens hälso-och säkerhetsplaner
- klädstandarder
- policyer för sexuella trakasserier
- bruksanvisningar
andra Företagsregister
det finns en rad andra företagsregister som bör lagras, vilket inkluderar:
- kundregister
- klagomål mottagna
- tvistdetaljer
- citat ges och vann
- reklam-och marknadsföringskampanjer
- försäkringar
hur länge ska du hålla dina register?
du måste hålla dina register och dokument för olika mängder gånger beroende på den myndighet eller organisation som behöver informationen.
- Australian Securities and Investment Commission (ASIC) kräver att företag håller register i sju år.
- Fair Work Ombudsman (FWO) kräver att du håller anställdas register i sju år.
- Australian Taxation Office kräver att du håller register i fem år efter att de skapades. Om ditt företag äger tillgångar kan du behöva behålla dina poster under en längre period
det är bra att använda ett professionellt program för registrering som överensstämmer med Standard Business Reporting (SBR). Det kan vara svårt att ställa in din bokföring utan bokföringsbakgrund. Om du behöver hjälp med att komma igång eller om du har vuxit ur dina nuvarande processer kan ITP hjälpa till med dina företagsregister och skapa det bästa systemet för dig.
ITP Inkomstskattepersonalen har tagit hand om australiensiska företag i 50 år och erbjuder skatte-och bokföringstjänster. Om du har några frågor eller behöver hjälp, nå ut och prata med en professionell idag.