mnoho uživatelů aplikace Outlook v podnikovém prostředí jsou obeznámeni s out of Office Assistant a používat funkci Outlook upozornit zákazníky nebo kolegy, když nejsou kontrolu e-mailu z důvodu dovolené nebo nemoci. Jak pohodlné to může být, funkce aplikace Outlook však vyžaduje, aby váš e-mailový server byl serverem Microsoft Exchange, který pro malé nebo domácí podniky obvykle není k dispozici / přiměřený.
zjevné problémy vznikají, když jedete na dovolenou nebo nekontrolujete e-mail po delší dobu; Vaši zákazníci nebo obchodní partneři se mohou rozčilovat a myslet si, že jste je ignorovali dny/týdny. Naštěstí existuje řešení pro uživatele aplikace Outlook, kteří chtějí využít kancelářského asistenta, přestože nemají e-mailový server Microsoft Exchange. Tento proces využívá pravidla aplikace Outlook a upozornění napodobovat funkce mimo kancelář asistenta. I když to nemusí být tak půvabné nebo snadné, to dělá svou práci.
několik věcí, které je třeba poznamenat o odeslání automatické odpovědi v aplikaci Outlook 2007 pomocí pravidel a upozornění
- důležité: Outlook musí být spuštěn, aby to fungovalo. Vyžaduje se také, aby bylo zapnuto nastavení „pravidelně kontrolovat nové zprávy“.
- pravidlo „odpovědět pomocí konkrétní šablony“ použité v této technice pošle odpověď každému odesílateli pouze jednou, aby se zabránilo spamu. Chcete-li obnovit seznam již odeslaných e-mailů, budete muset zavřít a restartovat aplikaci Outlook.
jak vytvořit šablonu automatické odpovědi v aplikaci Outlook 2007
1. Vytvořte novou zprávu v aplikaci Outlook. Na kartě Možnosti > Formát ji nastavte na prostý Text. Poté zadejte vlastní zprávu pryč; to bude to, co lidé obdrží jako automatickou odpověď, když jste pryč.
2. Po dokončení zprávy klikněte na tlačítko Microsoft Office a poté na tlačítko Uložit jako.
3. V zobrazeném okně zadejte požadovaný název souboru. Dále vyberte šablonu aplikace Outlook (*.oft) jako Uložit jako typ.
skvělá práce. První fáze je nyní dokončena; pokračujme.
Definujte pravidlo pro odeslání automatické odpovědi v aplikaci Outlook 2007.
4. V nabídce Nástroje klikněte na pravidla a upozornění.
5. V okně Pravidla a upozornění klikněte na tlačítko Nové pravidlo. V okně Průvodce pravidly, které se zobrazí, klepněte na tlačítko Start z prázdného pravidla > Zkontrolujte zprávy, když dorazí. Klikněte Na Další.
6. V okně další podmínky zaškrtněte políčko Odeslat pouze mně a klikněte na tlačítko Další. Další stránka je seznam akcí; zaškrtněte políčko pro odpověď pomocí konkrétní šablony. Po dokončení zaškrtnutí příslušných políček klikněte na modrý odkaz na konkrétní šablonu.
7. Okno Vybrat šablonu odpovědi by se mělo objevit v části podívat se: vyberte uživatelské šablony v systému souborů. Šablona, kterou jsme dříve uložili, by se měla objevit v seznamu, Vybrat šablonu a poté kliknout na Otevřít.
8. Pojmenujte své pravidlo a ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Zapnout toto pravidlo. Po dokončení klikněte na Dokončit.
od této chvíle, každý, že e-maily dostanete automatickou odpověď obsahující vlastní zprávu, kterou jste nastavili v první fázi.
Jak Deaktivuji Automatickou Odpověď?
když se vrátíte do kanceláře (nebo domů), musíte si pamatovat, že zakážete nebo odstraníte pravidlo aplikace Outlook mimo kancelář, takže lidé nebudou nadále dostávat vaši zprávu „Jsem mimo kancelář“.
9. Klikněte na Nástroje > pravidla a upozornění.
10. Vyberte pravidlo mimo kancelář, které jsme vytvořili dříve, a poté zrušte zaškrtnutí pravidla nebo pravidlo odstraňte pomocí tlačítka Odstranit. Klepnutím na tlačítko OK uložte změny a dokončete
Poznámka: doporučuji zakázat pravidlo zrušením zaškrtávacího políčka, nikoli odstraněním pravidla. Tímto způsobem ji můžete znovu použít, až budete příště mimo kancelář.
pravidla aplikace Outlook 2007 a upozornění vám umožní dělat téměř cokoliv s e-mailem. Jaké jsou některé z věcí, které děláte nebo spravujete s pravidly aplikace Outlook?
