mange Outlook-brugere i virksomhedsmiljøet er bekendt med Out of Office-assistenten og bruger Outlook-funktionen til at advare kunder eller kolleger, når de ikke kontrollerer e-mail på grund af ferie eller sygdom. Så praktisk som det kan være, kræver Outlook-funktionen dog, at din e-mail-server er en Microsoft-Udvekslingsserver, som for små eller hjemmevirksomheder typisk ikke er tilgængelig/rimelig.

åbenlyse problemer opstår, når du går på ferie eller ikke tjekker e-mail i en længere periode; dine kunder eller forretningspartnere kan blive forstyrrede og tro, at du har ignoreret dem i dage/uger. Heldigvis er der en løsning til Outlook-brugere, der ønsker at udnytte Office Assistant på trods af at de ikke har en Microsoft-udvekslings-e-mail-server. Processen udnytter Outlook regler og advarsler til at efterligne Out of Office assistent funktionalitet. Selvom det måske ikke er så yndefuldt eller let at aktivere, får det jobbet gjort.

et par ting at bemærke om at sende et automatisk svar i Outlook 2007 ved hjælp af regler og advarsler

• vigtigt: Outlook skal køre for at dette kan fungere. Det kræves også, at indstillingen for “kontroller regelmæssigt for nye meddelelser” tændes.
• reglen “svar ved hjælp af en bestemt skabelon”, der bruges i denne teknik, sender kun et svar til hver afsender en gang for at forhindre spam. For at nulstille listen over dem, der allerede er sendt, skal du lukke og genstarte Outlook.

Sådan oprettes en automatisk svarskabelon i Outlook 2007

1. Skriv en ny meddelelse i Outlook. Under fanen Indstillinger > Format skal du indstille den til almindelig tekst. Skriv derefter din egen væk besked; Dette vil være, hvad folk modtager som et automatisk svar, mens du er væk.

2. Når du er færdig med meddelelsen, skal du klikke på Microsoft Office-knappen og derefter klikke på Gem som.

3. Indtast det ønskede filnavn i det vindue, der vises. Vælg derefter Outlook-skabelon ( * .ofte) som din Gem som type.

godt stykke arbejde. Fase et er nu afsluttet; lad os fortsætte.

Definer en regel for at sende et automatisk svar i Outlook 2007.

4. Klik på regler og advarsler under menuen Funktioner.

5. Klik på knappen Ny regel i vinduet regler og advarsler. I vinduet Regelguide, der vises, skal du klikke på Start fra en tom regel > Kontroller meddelelser, når de ankommer. Klik På Næste.

6. I vinduet næste betingelser skal du markere afkrydsningsfeltet for kun sendt til mig og derefter klikke på Næste. Den næste side er listen handlinger; marker afkrydsningsfeltet for svar ved hjælp af en bestemt skabelon. Når du er færdig med at markere de relevante felter, skal du klikke på det blå link til en bestemt skabelon.

7. Vinduet Vælg et Svarskabelon skal dukke op under kig ind: vælg Brugerskabeloner i filsystemet. Den skabelon, vi gemte tidligere, skal vises på listen, vælg din skabelon, og klik derefter på Åbn.

8. Navngiv din regel, sørg for, at feltet Tænd for denne regel er markeret. Når du er færdig, skal du klikke på Udfør.

fra nu af får alle, der e-mails, et automatisk svar, der indeholder den brugerdefinerede meddelelse, du oprettede i første fase.

Hvordan Deaktiverer Jeg Automatisk Svar?

når du vender tilbage til kontoret (eller hjemmet), skal du huske at deaktivere eller slette Outlook-reglen, så folk ikke fortsætter med at få din meddelelse “Jeg er ude af kontoret”.

9. Klik på Værktøjer > regler og advarsler.

10. Vælg den regel, vi oprettede tidligere, og fjern derefter enten markeringen i reglen eller slet reglen ved hjælp af knappen Slet. Klik på OK for at gemme ændringer og afslutte

Bemærk: Jeg anbefaler, at du deaktiverer reglen ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet i stedet for at slette reglen. På denne måde kan du genbruge det næste gang du er ude af kontoret.

Outlook 2007-reglerne og advarslerne giver dig mulighed for at gøre næsten alt med din e-mail. Hvad er nogle af de ting, du gør eller administrerer med dine Outlook-regler?