Viele Outlook-Benutzer im Unternehmensumfeld sind mit dem Abwesenheitsassistenten vertraut und verwenden die Outlook-Funktion, um Kunden oder Kollegen zu benachrichtigen, wenn sie aufgrund von Urlaub oder Krankheit keine E-Mails abrufen. So praktisch es auch sein mag, für die Outlook-Funktion muss Ihr E-Mail-Server jedoch ein Microsoft Exchange-Server sein, der für kleine oder private Unternehmen normalerweise nicht verfügbar / angemessen ist.
Offensichtliche Probleme treten auf, wenn Sie in den Urlaub fahren oder längere Zeit keine E-Mails abrufen. Ihre Kunden oder Geschäftspartner können sich aufregen und denken, Sie hätten sie tagelang ignoriert. Glücklicherweise gibt es eine Lösung für Outlook-Benutzer, die den Out-the-Office-Assistenten nutzen möchten, obwohl sie keinen Microsoft Exchange-E-Mail-Server haben. Der Prozess nutzt Outlook-Regeln und Warnungen, um die Funktionalität des Abwesenheitsassistenten nachzuahmen. Obwohl es möglicherweise nicht so anmutig oder einfach zu aktivieren ist, erledigt es die Arbeit.
Einige Hinweise zum Senden einer automatischen Antwort in Outlook 2007 mithilfe von Regeln und Warnungen
- Wichtig: Outlook muss ausgeführt werden, damit dies funktioniert. Ebenfalls erforderlich ist, dass die Einstellung für „periodisch auf neue Nachrichten prüfen“ aktiviert wird.
- Die in dieser Technik verwendete Regel „Antwort mit einer bestimmten Vorlage“ sendet nur einmal eine Antwort an jeden Absender, um Spam zu verhindern. Um die Liste der bereits per E-Mail gesendeten Personen zurückzusetzen, müssen Sie Outlook schließen und neu starten.
So erstellen Sie eine automatische Antwortvorlage in Outlook 2007
1. Verfassen Sie eine neue Nachricht in Outlook. Legen Sie auf der Registerkarte Optionen > Format den Wert auf Nur-Text fest. Geben Sie dann Ihre eigene Abwesenheitsnachricht ein; Dies wird das sein, was die Leute als automatische Antwort erhalten, während Sie weg sind.
2. Nachdem Sie Ihre Nachricht beendet haben, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dann auf Speichern unter.
3. Geben Sie im angezeigten Fenster den gewünschten Dateinamen ein. Als nächstes wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) als Typ Speichern unter.
Tolle Arbeit. Stufe eins ist nun abgeschlossen; Lass uns fortfahren.
Definieren Sie eine Regel zum Senden einer automatischen Antwort in Outlook 2007.
4. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Warnungen.
5. Klicken Sie im Fenster Regeln und Warnungen auf die Schaltfläche Neue Regel. Klicken Sie im angezeigten Fenster des Regelassistenten auf Mit einer leeren Regel beginnen > Nachrichten prüfen, wenn sie eintreffen. aufWeiter.
6. Aktivieren Sie im nächsten Fenster Bedingungen das Kontrollkästchen Nur an mich gesendet, und klicken Sie dann auf Weiter. Die nächste Seite ist die Liste Aktionen; Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Antwort mit einer bestimmten Vorlage. Nachdem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktiviert haben, klicken Sie auf den blauen Link zu einer bestimmten Vorlage.
7. Das Fenster Antwortvorlage auswählen sollte unter Suchen in: Benutzervorlagen im Dateisystem auswählen angezeigt werden. Die zuvor gespeicherte Vorlage sollte in der Liste angezeigt werden, wählen Sie Ihre Vorlage aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
8. Benennen Sie Ihre Regel und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Diese Regel aktivieren aktiviert ist. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig stellen.
Von nun an alle, die E-Mails erhalten Sie eine automatische Antwort mit der benutzerdefinierten Nachricht, die Sie in Stufe eins einrichten.
Wie deaktiviere ich die automatische Antwort?
Wenn Sie ins Büro (oder nach Hause) zurückkehren, müssen Sie daran denken, die Outlook-Abwesenheitsregel zu deaktivieren oder zu löschen, damit die Benutzer nicht weiterhin die Nachricht „Ich bin nicht im Büro“ erhalten.
9. Klicken Sie auf Extras > Regeln und Warnungen.
10. Wählen Sie die zuvor erstellte Abwesenheitsregel aus und deaktivieren Sie die Regel oder löschen Sie sie mit der Schaltfläche Löschen. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern und abzuschließen
Hinweis: Ich empfehle Ihnen, die Regel zu deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, anstatt die Regel zu löschen. Auf diese Weise können Sie es wiederverwenden, wenn Sie das nächste Mal nicht im Büro sind.
Mit den Outlook 2007-Regeln und -Warnungen können Sie fast alles mit Ihrer E-Mail tun. Was sind einige der Dinge, die Sie mit Ihren Outlook-Regeln tun oder verwalten?
