De nombreux utilisateurs d’Outlook dans l’environnement d’entreprise connaissent l’Assistant de bureau et utilisent la fonction Outlook pour alerter les clients ou les collègues lorsqu’ils ne vérifient pas les e-mails en raison de vacances ou de maladie. Aussi pratique que cela puisse être, cependant, la fonctionnalité Outlook nécessite que votre serveur de messagerie soit un serveur Microsoft Exchange, ce qui, pour les petites entreprises ou les entreprises à domicile, n’est généralement pas disponible / raisonnable.
Des problèmes évidents surviennent lorsque vous partez en vacances ou que vous ne consultez pas vos e-mails pendant une période prolongée; vos clients ou partenaires commerciaux peuvent s’énerver, pensant que vous les ignorez depuis des jours / semaines. Heureusement, il existe une solution pour les utilisateurs d’Outlook qui souhaitent tirer parti de l’assistant de bureau malgré le fait qu’ils ne disposent pas d’un serveur de messagerie Microsoft Exchange. Le processus tire parti des règles et des alertes Outlook pour imiter la fonctionnalité d’Assistant de bureau. Bien qu’il ne soit pas aussi gracieux ou facile à activer, il fait le travail.
Quelques points à noter sur l’envoi d’une réponse automatique dans Outlook 2007 à l’aide de règles et d’alertes
- Important: Outlook doit être en cours d’exécution pour que cela fonctionne. Le paramètre » vérifier périodiquement la présence de nouveaux messages » doit également être activé.
- La règle « Répondre à l’aide d’un modèle spécifique » utilisée dans cette technique n’enverra une réponse à chaque expéditeur qu’une seule fois pour éviter le spam. Pour réinitialiser la liste de ceux déjà envoyés par e-mail, vous devrez fermer et redémarrer Outlook.
Comment créer un modèle de réponse automatique dans Outlook 2007
1. Composez un nouveau message dans Outlook. Sous l’onglet Options > Format, définissez-le sur Texte brut. Tapez ensuite votre propre message absent; ce sera ce que les gens recevront en réponse automatique pendant votre absence.
2. Une fois votre message terminé, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Enregistrer sous.
3. Dans la fenêtre qui apparaît, tapez le nom de fichier souhaité. Ensuite, sélectionnez Modèle Outlook (*.souvent) en tant que type de sauvegarde.
Excellent travail. La première étape est maintenant terminée; continuons.
Définissez une règle pour Envoyer une réponse automatique dans Outlook 2007.
4. Dans le menu Outils, cliquez sur Règles et alertes.
5. Dans la fenêtre Règles et alertes, cliquez sur le bouton Nouvelle règle. Dans la fenêtre de l’Assistant Règles qui apparaît, cliquez sur Démarrer à partir d’une règle vide > Vérifiez les messages lorsqu’ils arrivent. Cliquez sur Suivant.
6. Dans la fenêtre Conditions suivantes, cochez la case Envoyé uniquement à Moi, puis cliquez sur Suivant. La page suivante est la liste des actions ; cochez la case pour Répondre à l’aide d’un modèle spécifique. Après avoir coché les cases appropriées, cliquez sur le lien bleu vers un modèle spécifique.
7. La fenêtre Sélectionner un modèle de réponse devrait apparaître sous Regarder dans: sélectionner des modèles d’utilisateur dans le système de fichiers. Le modèle que nous avons enregistré précédemment devrait apparaître dans la liste, sélectionnez votre modèle, puis cliquez sur Ouvrir.
8. Nommez votre règle, assurez-vous que la case Activer cette règle est cochée. Une fois terminé, cliquez sur Terminer.
À partir de maintenant, tous ceux qui vous envoient des e-mails recevront une réponse automatique contenant le message personnalisé que vous avez configuré à la première étape.
Comment Désactiver La Réponse Automatique ?
Lorsque vous revenez au bureau (ou à la maison), vous devez vous rappeler de désactiver ou de supprimer la règle Out of Office d’Outlook, afin que les gens ne continuent pas à recevoir votre message « Je suis hors du bureau ».
9. Cliquez sur Outils > Règles et alertes.
10. Sélectionnez la règle Hors service que nous avons créée précédemment, puis décochez-la ou supprimez-la à l’aide du bouton Supprimer. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et terminer
Remarque: Je vous recommande de désactiver la règle en décochant la case plutôt que de supprimer la règle. De cette façon, vous pouvez le réutiliser la prochaine fois que vous sortez du bureau.
Les règles et alertes Outlook 2007 vous permettent de faire presque n’importe quoi avec votre courrier électronique. Quelles sont certaines des choses que vous faites ou gérez avec vos règles Outlook ?
