La majorité des organisateurs d’événements recherchent un moyen facile, rapide, peu coûteux, mais efficace de parler de leurs événements à venir le plus rapidement possible. C’est là que savoir comment répondre à un événement par e-mail est vraiment important.

Que signifie RSVP ?

RSVP est un acronyme pour l’expression française « répondez s’il vous plait » et signifie « veuillez répondre ». Traditionnellement, les invitations envoyées par la poste comprenaient des enveloppes imprimées et des cartes-réponses qui facilitaient la réponse du destinataire. C’était l’un des moyens les plus utiles pour gérer une invitation RSVP ainsi que les frais de retour et d’impression supplémentaires, le cas échéant.

RVSP vs. regrets seulement

Une alternative à un e-mail demandant RSVP demande « regrets seulement. »Même si une réponse par e-mail est acceptable, vous pouvez avoir des questions sur la façon de formater votre réponse: RVSP ou regrets uniquement. Vous pouvez envoyer un e-mail à l’expéditeur avec le protocole RSVP, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent, selon les instructions de l’invitation, et indiquer ce qui suit: « RSVP, regrets only » ou simplement « regrets only », qui est une variante moderne populaire qui implique: « Si vous ne répondez pas, cela sera considéré comme une acceptation. »

Types de RSVP

Il existe plusieurs types d’e-mails de RSVP pour un événement. Il existe également des e-mails de RSVP formels et informels. Il y a des RSVP par e-mail, SMS ou message direct sur les réseaux sociaux, en fonction de votre relation existante avec le destinataire et de la façon dont vous envoyez l’invitation originale.

À l’ère d’Internet, des appareils mobiles et d’autres technologies, les RSVP peuvent prendre diverses formes nouvelles:

• RSVP numériques
• RSVP par message texte

Ces nouveaux types de RSVP permettent aux organisateurs d’événements d’économiser beaucoup d’argent sur les timbres et les enveloppes en papier supplémentaires qui auraient autrement été utilisées pour que les invités de l’événement puissent renvoyer leur réponse physique aux RSVP.

Occasions d’envoi d’un RVSP

Savoir à l’avance combien de personnes assisteront est souvent plus important pour l’organisateur de l’événement que de savoir pourquoi quelqu’un ne peut pas venir. Une réponse à un événement par e-mail peut être envoyée pour des conférences, des réunions, des sommets, des mariages, etc. Des RSVP informelles sont également envoyées pour s’assurer que tout le monde vient. Si vous pensez avoir besoin d’ajouter une explication de votre absence, cela peut également être fait par e-mail.

Événements nécessitant une réponse

Il y a certains événements où une réponse par e-mail à un RSVP est obligatoire: une conférence, un mariage, des fêtes d’anniversaire, des fêtes d’entreprise, des anniversaires et autres nécessitent une réponse à la fois formelle et cordiale. Un dîner ou un autre événement nécessitant une planification en fonction du nombre d’invités doit également être confirmé.

Que se passe-t-il si vous ne répondez pas ?

Les planificateurs d’événements peuvent téléphoner à ceux qui n’ont pas de réponses par courriel. Il peut être nécessaire que les invités répondent officiellement à un événement, mais certains invités oublient, et d’autres procrastinent et se sentent coupables de ne pas venir. Il semble qu’un invité attend simplement quelque chose de mieux lorsqu’il n’envoie pas son RSVP.

Comment répondre par e-mail à un événement en Asie

Que votre réponse soit formelle ou informelle dépend du ton de l’invitation elle-même, ce qui est essentiel pour la culture asiatique.

• RSVP FORMELLE

La réponse à une invitation à une conférence est généralement plus formelle qu’une invitation à un barbecue dans l’arrière-cour de quelqu’un. Vous devez dire à la personne si vous venez et si vous amenez un invité.

• RSVP informelles

Vous pouvez utiliser un langage informel si l’invitation est également informelle ou s’il vous convient de personnaliser votre réponse.

Comment remercier votre hôte

Lors de la création d’un e-mail RSVP, n’oubliez pas qu’il est important de remercier vos hôtes. Vous devriez commencer par vous remercier, puis mentionner quelque chose de personnel au sujet d’une conversation que vous avez eue avec eux ou de votre relation. Faites savoir à la personne que vous avez hâte de la recontacter très bientôt.

Libellé

Vous pouvez également obtenir des idées et des conseils d’étiquette sur le libellé des RSVP et apprendre à traiter les enveloppes de RSVP d’événements. Vous pouvez accéder à la partie RSVP de votre invitation et découvrir que vous n’avez pas beaucoup réfléchi à la formulation de cet élément. Utilisez des exemples de formulation pour les événements occasionnels, les événements formels, etc., ainsi que l’étiquette de base RSVP.

Pour les planificateurs

Il est recommandé d’utiliser un RSVP à un échantillon d’événement pour concevoir une carte électronique à accompagner d’une enveloppe avec un timbre-poste ou une carte postale recto verso. Indiquez un site Web avec lequel les invités peuvent interagir ou un numéro de téléphone avec lequel les invités peuvent appeler et fournir leurs réponses si vous utilisez le numérique et d’autres types de RSVP.

Création d’une RSVP

Si vous choisissez nos services pour vous aider à créer votre email, il sera facile d’organiser vos RSVP via le système event technology en suivant ces étapes:

• Contactez-nous.
• Choisissez les solutions dont vous avez besoin.
• Demandez un e-mail de RSVP.
• Trouvez celui que vous aimez parmi nos modèles.
• Cliquez sur Installer, puis sur activer.
• Ajoutez comme nouveau et nommez votre formulaire si vous avez besoin de quelque chose de personnalisé.
• Créez vos e-mails et envoyez-les.

Par exemple, nous choisissons souvent les formulaires d’invitation à la fête d’anniversaire ou quelque chose de similaire pour tester la campagne.

Profitez des avantages de la technologie. GEVME est l’outil d’emailing parfait et peu coûteux pour les événements sur place et en ligne. Il renforce la communication avec les utilisateurs, augmente la confiance et augmente l’implication et la reconnaissance de la marque de l’entreprise. L’envoi de RSVP par e-mail aux participants est plus rapide et plus facile que par courrier postal.

Rédaction d’instructions sur la façon de répondre

Lorsque vous donnez des instructions, vous pouvez aider l’autre personne avec des informations et des conseils supplémentaires. En fait, une instruction appropriée représente la moitié de la tâche. Pour écrire un RSVP à un événement avec succès, vous devez indiquer soigneusement dans les instructions comment répondre.

Appliquez la technologie de marketing par courriel et d’événements en ligne pour obtenir des résultats immédiats. Votre base de données sera mise à jour à chaque réponse à votre événement que vous recevrez via le système de messagerie. En outre, il vous aidera à capturer les détails de votre événement, à personnaliser votre messagerie électronique et à concevoir votre style d’invitation sans aucune programmation ni compétences supplémentaires requises.

• Définition du délai de réponse

Un délai qui n’est pas trop tôt et pas trop tard sera parfait pour votre e-mail de confirmation à vos invités.

• Annulation ou modification d’un RSVP

Lors de la définition des options d’annulation ou de modification, changer un oui en un non n’est acceptable qu’en raison d’une maladie ou d’une blessure, d’un décès dans la famille ou d’une autre occasion extrêmement grave.

Exemple d’e-mails de RSVP

Comme les invitations envoyées par courrier postal sont devenues moins courantes, les RSVP sont également passées à d’autres formats. De nos jours, vous avez le choix entre de nombreux échantillons d’e-mails RSVP numériques.

Appel à l’action

Vous pouvez alimenter des événements et des invités illimités dans le monde entier à l’aide d’une plate-forme de gestion d’événements professionnelle qui permet d’intégrer des RSVP sur votre site Web d’événement!

Conclusion

Il existe certaines façons d’envoyer des courriels à tous les participants. Vous pouvez utiliser un RSVP dans votre pratique de gestion d’événements au maximum en suivant nos conseils. Si votre événement est lié à la vente de billets, les outils pour une RSVP spécifique vous offriront un avantage en personnalisant vos e-mails. Les organisateurs recevront toutes les données dont ils ont besoin: e-mails des participants, nombre de billets achetés, taille des chèques, etc. Vous pouvez utiliser ces données pour améliorer les performances de votre campagne. Ne sous-estimez pas les e-mails RSVP!