a vállalati környezetben sok Outlook-felhasználó ismeri az irodán kívüli asszisztenst, és az Outlook funkcióval figyelmezteti az ügyfeleket vagy kollégákat, ha nyaralás vagy betegség miatt nem ellenőrzik az e-maileket. Bármennyire is kényelmes, az Outlook funkció megköveteli, hogy az e-mail szerver Microsoft Exchange szerver legyen, amely kis-vagy otthoni vállalkozások számára általában nem elérhető/ésszerű.
nyilvánvaló problémák merülnek fel, ha nyaralni megy, vagy ha hosszabb ideig nem ellenőrzi az e-maileket; ügyfelei vagy üzleti partnerei idegesek lehetnek, azt gondolva, hogy napok/hetek óta figyelmen kívül hagyja őket. Szerencsére van megoldás azoknak az Outlook felhasználóknak, akik ki akarják használni az irodai asszisztenst annak ellenére, hogy nincs Microsoft Exchange e-mail szerverük. A folyamat kihasználja az Outlook-szabályokat és figyelmeztetéseket, hogy utánozza az irodai asszisztens funkcióit. Bár lehet, hogy nem olyan kecses vagy könnyen engedélyezhető, mégis elvégzi a munkát.
néhány megjegyzés Az automatikus válasz elküldésével kapcsolatban az Outlook 2007 programban szabályok és riasztások használatával
- fontos: az Outlooknak futnia kell ahhoz, hogy ez működjön. Szintén szükséges, hogy az “új üzenetek rendszeres ellenőrzése” beállítás be legyen kapcsolva.
- az ebben a technikában használt “válasz egy adott sablon használatával” szabály csak egyszer küld választ minden feladónak a spam megakadályozása érdekében. A már elküldött e-mailek listájának visszaállításához be kell zárnia és újra kell indítania az Outlookot.
automatikus válaszsablon létrehozása az Outlook 2007 alkalmazásban
1. Írjon új üzenetet Az Outlook programban. Az Opciók > Formátum lapon állítsa egyszerű szövegre. Ezután írja be saját távoli üzenetét; ez lesz az, amit az emberek automatikus válaszként kapnak, amíg távol van.
2. Az üzenet befejezése után kattintson a Microsoft Office gombra, majd a Mentés másként gombra.
3. A megjelenő ablakban írja be a kívánt fájlnevet. Következő válassza ki az Outlook sablont (*.gyakran), mint a Mentés típus.
nagy munka. Az első szakasz befejeződött; folytassuk.
adjon meg egy szabályt az automatikus válasz küldéséhez az Outlook 2007 alkalmazásban.
4. Az Eszközök menüben kattintson a szabályok és figyelmeztetések elemre.
5. A szabályok és figyelmeztetések ablakban kattintson az új szabály gombra. A megjelenő szabályok varázsló ablakban kattintson a Start egy üres szabály > ellenőrizze az üzeneteket, amikor megérkeznek. Kattintson A Tovább Gombra.
6. A következő feltételek ablakban jelölje be a Csak nekem küldött jelölőnégyzetet, majd kattintson a Tovább gombra. A Következő oldal a műveletek listája; jelölje be a válasz jelölőnégyzetét egy adott sablon használatával. Miután befejezte a megfelelő négyzetek bejelölését, kattintson egy adott sablonra mutató kék linkre.
7. A Válaszsablon kiválasztása ablak felugrik a keresés: felhasználói sablonok kiválasztása a fájlrendszerben alatt. A korábban mentett sablonnak meg kell jelennie a listán, válassza ki a sablont, majd kattintson a Megnyitás gombra.
8. Nevezze el a szabályt, ellenőrizze, hogy be van-e jelölve a szabály bekapcsolása négyzet. Ha kész, kattintson a Befejezés gombra.
mostantól mindenki, hogy az e-mailek kap egy automatikus választ tartalmazó egyéni üzenetet beállított szakaszban.
Hogyan Tilthatom Le Az Automatikus Választ?
amikor visszatér az irodába (vagy az otthonba), ne felejtse el letiltani vagy törölni az Outlook házon kívüli szabályát, így az emberek nem kapják meg a “házon kívül vagyok” üzenetet.
9. Kattintson az eszközök > szabályok és figyelmeztetések elemre.
10. Válassza ki a korábban létrehozott házon kívüli szabályt, majd törölje a jelet a szabályból, vagy törölje a szabályt a Törlés gombbal. Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez, majd a Befejezés
megjegyzés: azt javaslom, hogy a szabály törlése helyett tiltsa le a szabályt a jelölőnégyzet törlésével. Így újra felhasználhatja, amikor legközelebb nincs az irodában.
az Outlook 2007 szabályai és figyelmeztetései lehetővé teszik, hogy szinte bármit megtegyen az e-mailjével. Melyek azok a dolgok, amelyeket az Outlook szabályaival végez vagy kezel?
