wielu użytkowników programu Outlook w środowisku korporacyjnym zna asystenta poza biurem i korzysta z funkcji Outlook, aby ostrzegać klientów lub współpracowników, gdy nie sprawdzają poczty e-mail z powodu wakacji lub choroby. Chociaż może to być wygodne, Funkcja programu Outlook wymaga, aby serwer poczty e-mail był serwerem Microsoft Exchange, który w przypadku małych lub domowych firm nie jest zwykle dostępny/rozsądny.

oczywiste problemy pojawiają się, gdy wybierasz się na wakacje lub nie sprawdzasz poczty e-mail przez dłuższy czas; twoi klienci lub partnerzy biznesowi mogą się zdenerwować, myśląc, że ignorujesz ich przez kilka dni/tygodni. Na szczęście istnieje rozwiązanie dla użytkowników programu Outlook, którzy chcą wykorzystać asystenta biurowego pomimo faktu, że nie mają serwera poczty e-mail Microsoft Exchange. Proces wykorzystuje reguły programu Outlook i alerty, aby naśladować funkcje Out of Office Assistant. Chociaż może nie być tak pełen wdzięku lub łatwy do włączenia,robi to zadanie.

kilka uwag na temat wysyłania automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007 przy użyciu reguł i alertów

• ważne: program Outlook musi być uruchomiony, aby to działało. Wymagane jest również włączenie ustawienia „okresowo sprawdzaj nowe wiadomości”.
• zastosowana w tej technice reguła „Odpowiedz przy użyciu określonego szablonu” wyśle odpowiedź każdemu nadawcy tylko raz, aby zapobiec spamowi. Aby zresetować listę osób już wysłanych pocztą e-mail, musisz zamknąć i ponownie uruchomić program Outlook.

jak utworzyć szablon automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007

1. Utwórz nową wiadomość w programie Outlook. W zakładce Format opcje > ustaw go na zwykły tekst. Następnie wpisz własną wiadomość wyjazdową; to będzie to, co ludzie otrzymają jako automatyczną odpowiedź, gdy jesteś daleko.

2. Po zakończeniu wiadomości kliknij przycisk Microsoft Office, a następnie kliknij Zapisz jako.

3. W wyświetlonym oknie wpisz żądaną nazwę pliku. Następnie wybierz szablon programu Outlook (*.oft) jako Twój Zapisz jako typ.

Świetna robota. Etap pierwszy został zakończony; kontynuujmy.

Zdefiniuj regułę wysyłania automatycznej odpowiedzi w programie Outlook 2007.

4. W menu Narzędzia kliknij Reguły i alerty.

5. W oknie Reguły i alerty kliknij przycisk Nowa zasada. W oknie Kreatora reguł, które się pojawi, kliknij Rozpocznij od pustej reguły > Sprawdź wiadomości po ich przybyciu. Kliknij Dalej.

6. W oknie następne warunki Zaznacz pole wyboru wysłane tylko do mnie, a następnie kliknij Dalej. Następna strona to lista działań; zaznacz pole wyboru odpowiedzi za pomocą określonego szablonu. Po zakończeniu zaznaczania odpowiednich pól kliknij niebieski link do określonego szablonu.

7. Okno Wybierz szablon odpowiedzi powinno pojawić się w obszarze Look In: select user Templates in File System. Szablon, który wcześniej zapisaliśmy, powinien pojawić się na liście, wybrać szablon, a następnie kliknąć Otwórz.

8. Nazwij swoją regułę, upewnij się, że pole Włącz tę regułę jest zaznaczone. Po zakończeniu kliknij przycisk Zakończ.

od teraz wszyscy, którzy e-maile otrzymasz automatyczną odpowiedź zawierającą niestandardową wiadomość skonfigurowaną w pierwszym etapie.

Jak Wyłączyć Automatyczną Odpowiedź?

po powrocie do biura (lub domu) musisz pamiętać o wyłączeniu lub usunięciu reguły Outlook Out of Office, aby ludzie nie otrzymywali komunikatu „jestem poza biurem”.

9. Kliknij Narzędzia > reguły i alerty.

10. Wybierz regułę poza biurem, którą utworzyliśmy wcześniej, a następnie odznacz regułę lub usuń regułę za pomocą przycisku Usuń. Kliknij OK, aby zapisać zmiany i zakończyć

Uwaga: polecam wyłączyć regułę, odznaczając pole wyboru, a nie usuwając regułę. W ten sposób możesz użyć go ponownie, gdy następnym razem będziesz poza biurem.

Outlook 2007 Rules and Alerts allow you to do almost anything with your e-mail. Jakie są niektóre z rzeczy, które robisz lub zarządzasz za pomocą zasad programu Outlook?