mulți utilizatori Outlook din mediul corporativ sunt familiarizați cu asistentul în afara biroului și utilizează funcția Outlook pentru a alerta clienții sau colegii atunci când nu verifică e-mailul din cauza vacanței sau a bolii. Cu toate acestea, oricât de convenabil ar fi, funcția Outlook necesită ca serverul dvs. de e-mail să fie un server Microsoft Exchange, care pentru întreprinderile mici sau de acasă nu este de obicei disponibil/rezonabil.
probleme evidente apar atunci când plecați în vacanță sau nu verificați e-mailul pentru o perioadă extinsă; clienții sau partenerii dvs. de afaceri se pot supăra, crezând că îi ignorați de zile/săptămâni. Din fericire, există o soluție pentru utilizatorii Outlook care doresc să profite de Asistentul Office, în ciuda faptului că nu au un server de e-mail Microsoft Exchange. Procesul utilizează reguli și alerte Outlook pentru a imita funcționalitatea asistentului în afara biroului. Deși este posibil să nu fie la fel de grațios sau ușor de activat, face treaba.
câteva lucruri de reținut despre trimiterea unui răspuns automat în Outlook 2007 folosind reguli și alerte
- Important: Outlook trebuie să ruleze pentru ca acest lucru să funcționeze. De asemenea, este necesar ca setarea pentru „verificați periodic mesajele noi” să fie activată.
- regula „răspundeți folosind un șablon specific” utilizată în această tehnică va trimite un răspuns fiecărui expeditor o singură dată pentru a preveni spamul. Pentru a reseta lista celor deja trimise prin e-mail, va trebui să închideți și să reporniți Outlook.
cum se creează un șablon de răspuns automat în Outlook 2007
1. Compuneți un mesaj nou în Outlook. Sub fila Opțiuni > Format, setați-o la text simplu. Apoi tastați propriul mesaj departe; acest lucru va fi ceea ce oamenii primesc ca un răspuns automat în timp ce sunt departe.
2. După ce ați terminat mesajul, Faceți clic pe butonul Microsoft Office și apoi faceți clic pe Salvare ca.
3. În fereastra care apare, tastați numele fișierului dorit. Apoi selectați șablonul Outlook ( * .adesea) ca salvare ca tip.
mare de locuri de muncă. Prima etapă este acum completă; să continuăm.
definiți o regulă pentru a trimite un răspuns automat în Outlook 2007.
4. Sub meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și alerte.
5. În fereastra Reguli și alerte, faceți clic pe butonul regulă nouă. În fereastra Expert reguli care apare, faceți clic pe Start de la o regulă necompletată > verificați mesajele când sosesc. Faceți Clic Pe Următorul.
6. În fereastra condiții următoare, bifați caseta de selectare pentru trimis numai către mine, apoi faceți clic pe Următorul. Următoarea pagină este lista acțiuni; bifați caseta de selectare pentru răspuns utilizând un șablon specific. După ce ați terminat de bifat casetele corespunzătoare, faceți clic pe linkul albastru către un anumit șablon.
7. Fereastra Selectați un șablon de răspuns ar trebui să apară sub Uită-te în: selectați șabloane de utilizator în sistemul de fișiere. Șablonul pe care l-am salvat mai devreme ar trebui să apară în listă, să selectați șablonul, apoi să faceți clic pe Deschidere.
8. Denumiți regula, asigurați-vă că este bifată caseta Activare această regulă. Când ați terminat, faceți clic pe Terminare.
de acum înainte, toată lumea care e-mail-uri veți primi un răspuns automat care conține mesajul personalizat pe care l-ați configurat în prima etapă.
Cum Dezactivez Răspunsul Automat?
când reveniți la birou (sau acasă), trebuie să vă amintiți să dezactivați sau să ștergeți regula Outlook out of Office, astfel încât oamenii să nu continue să primească mesajul „sunt în afara biroului”.
9. Faceți clic pe Instrumente > reguli și alerte.
10. Selectați regula Out of Office pe care am creat-o mai devreme, apoi debifați regula sau ștergeți regula folosind butonul ștergere. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările și a termina
Notă: Vă recomand să dezactivați regula debifând caseta de selectare în loc să ștergeți regula. În acest fel, îl puteți reutiliza data viitoare când ieșiți din birou.
regulile și alertele Outlook 2007 vă permit să faceți aproape orice cu e-mailul. Care sunt unele dintre lucrurile pe care le faceți sau gestionați cu regulile Outlook?
