Muchos usuarios de Outlook en el entorno corporativo están familiarizados con el Asistente Fuera de la oficina y usan la función de Outlook para alertar a los clientes o colegas cuando no están revisando el correo electrónico debido a vacaciones o enfermedad. Por conveniente que pueda ser, sin embargo, la función de Outlook requiere que su servidor de correo electrónico sea un servidor de Microsoft Exchange, que para empresas pequeñas o domésticas no suele estar disponible/razonable.
Surgen problemas obvios cuando se va de vacaciones o no revisa el correo electrónico durante un período prolongado; sus clientes o socios comerciales pueden molestarse, pensando que los ha estado ignorando durante días/semanas. Afortunadamente, hay una solución para los usuarios de Outlook que desean aprovechar el asistente de Out the Office a pesar del hecho de que no tienen un servidor de correo electrónico de Microsoft Exchange. El proceso aprovecha las Reglas y alertas de Outlook para imitar la funcionalidad de Asistente Fuera de la oficina. Aunque puede no ser tan elegante o fácil de habilitar,hace el trabajo.
Algunas cosas a tener en cuenta sobre el envío de una respuesta automática en Outlook 2007 mediante Reglas y alertas
- Importante: Outlook debe estar en ejecución para que esto funcione. También se requiere que la configuración de «comprobar periódicamente si hay mensajes nuevos» esté activada.
- La regla de «Responder usando una plantilla específica» utilizada en esta técnica enviará una respuesta a cada remitente solo una vez para evitar el spam. Para restablecer la lista de los que ya se han enviado por correo electrónico, deberá cerrar y reiniciar Outlook.
Cómo crear una plantilla de respuesta automática en Outlook 2007
1. Redacte un nuevo mensaje en Outlook. En la pestaña Opciones > Formato, configúrelo en Texto sin formato. A continuación, escriba su propio mensaje de ausencia; esto será lo que la gente recibirá como respuesta automática mientras usted no está.
2. Después de terminar el mensaje, haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
3. En la ventana que aparece, escriba el nombre de archivo que desee. A continuación, seleccione Plantilla de Outlook (*.a menudo) como su Guardar como tipo.
Gran trabajo. La primera etapa ya está completa; continuemos.
Defina una Regla para Enviar una Respuesta automática en Outlook 2007.
4. En el menú Herramientas, haz clic en Reglas y alertas.
5. En la ventana Reglas y alertas, haga clic en el botón Nueva regla. En la ventana Asistente de reglas que aparece, haga clic en Iniciar desde una regla en blanco > Comprobar los mensajes cuando lleguen. Haga clic en Siguiente.
6. En la siguiente ventana de condiciones, seleccione la casilla de verificación para Enviado solo a mí y, a continuación, haga clic en Siguiente. La siguiente página es la lista de acciones; seleccione la casilla de verificación para Responder usando una plantilla específica. Una vez que haya terminado de marcar las casillas apropiadas, haga clic en el enlace azul a una plantilla específica.
7. La ventana Seleccionar una Plantilla de respuesta debería aparecer en Buscar: seleccionar Plantillas de usuario en Sistema de archivos. La plantilla que guardamos anteriormente debería aparecer en la lista, seleccionar la plantilla y, a continuación, hacer clic en Abrir.
8. Asigne un nombre a su regla, asegúrese de que la casilla Activar esta regla esté marcada. Cuando haya terminado, haga clic en Finalizar.
A partir de ahora, todos los que lo envíen por correo electrónico obtendrán una respuesta automática que contenga el mensaje personalizado que configuró en la primera etapa.
¿Cómo Deshabilito La Respuesta Automática?
Cuando regrese a la oficina (o al hogar), debe recordar deshabilitar o eliminar la Regla de Outlook Fuera de la oficina, para que la gente no siga recibiendo su mensaje «Estoy fuera de la oficina».
9. Haga clic en Herramientas > Reglas y alertas.
10. Seleccione la Regla Fuera de la oficina que creamos anteriormente y, a continuación, desmarque la Regla o elimínela con el botón eliminar. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y finalizar
Nota: Le recomiendo que desactive la regla desmarcando la casilla de verificación en lugar de eliminarla. De esta manera, puede reutilizarlo la próxima vez que esté fuera de la oficina.
Las reglas y alertas de Outlook 2007 le permiten hacer casi cualquier cosa con su correo electrónico. ¿Cuáles son algunas de las cosas que hace o administra con sus reglas de Outlook?
