L’un des aspects les plus importants de la gestion de votre entreprise consiste à gérer le montant d’argent qui entre et sort. Idéalement, il y aura toujours plus d’entrées que de sorties, mais cela ne se produit pas toujours de cette façon. Vous devrez peut-être payer votre personnel et vos fournisseurs en attendant de vous payer vous-même. Quelle que soit votre situation, il est utile d’avoir une image de votre situation à un moment donné, et apprendre à rédiger un état des flux de trésorerie est la clé. Il vous donne un aperçu de la façon dont l’argent entre et sort de l’entreprise afin que vous puissiez repérer les tendances et les gérer.
Les états de flux de trésorerie peuvent être préparés mensuellement, trimestriellement, annuellement ou pour toute période que vous jugez la plus utile. La plupart des entreprises trouvent que le suivi chaque mois est bénéfique.
Comme pour les autres états financiers, si vous utilisez un logiciel de comptabilité comme QuickBooks ou Peachtree, le programme générera un état des flux de trésorerie pour vous après avoir entré les informations pertinentes. Cependant, vous pouvez facilement créer le vôtre avec quelques calculs simples.
Voici quatre étapes pour vous aider à créer votre propre tableau des flux de trésorerie.
Commencez par le Solde d’ouverture
Pour le premier mois, commencez par le montant total de trésorerie de votre entreprise sur ses comptes bancaires.
Calculez l’Argent entrant (Sources d’argent)
Calculez tout l’argent que vous prévoyez encaisser au cours du mois. N’incluez que l’argent réel que vous recevrez, pas les ventes que vous avez faites. Par exemple, si vous avez signé un contrat de 100 000 $ au cours des six prochains mois, mais que vous n’en recevez que 15 000 this ce mois-ci, vous ne compterez que 15 000 $ pour l’instant, car ce serait l’argent que vous avez sous la main.
Comptez tout ce qui arrive, y compris toutes les recouvrements des ventes précédentes que vous avez effectuées à crédit, tous les transferts de votre argent personnel dans l’entreprise et tous les prêts que vous avez pu contracter pendant la période. Fondamentalement, vous inclurez chaque dollar entrant dans votre entreprise, qu’il s’agisse des opérations (ventes de vos biens ou services), des investissements (ventes d’actifs tels que des équipements commerciaux ou des terrains) ou des activités de financement (capitaux propres que vous et / ou les actionnaires fournissez, ou des prêts).
Ajoutez le chiffre auquel vous êtes arrivé à l’étape 2 à votre solde d’ouverture de l’étape 1 pour obtenir votre solde de trésorerie total pour la période.
Déterminez les sorties d’argent (Utilisations de l’argent)
Maintenant, comptez et entrez tous les paiements que vous prévoyez effectuer pour le mois. Inclure des éléments tels que l’inventaire, le loyer, les salaires, les taxes, les paiements de prêt, etc. Prenez en compte tout ce sur quoi vous dépenserez de l’argent ce mois-ci.
Si vous avez une facture annuelle pour quelque chose comme une assurance, mais que vous devez tout payer en une ou deux fois par an, vous compterez le paiement comme une dépense au cours du ou des mois au cours desquels vous le payez. (Vous devriez toujours prévoir un budget mensuel pour cela, mais vous devrez trouver l’argent pendant le mois où il est réellement dû.)
Soustrayez les Utilisations d’espèces (Étape 3) de votre Solde d’espèces (somme des étapes 1 et 2)
Le nombre qui vous reste sera le montant d’espèces qu’il vous reste à la fin du mois. Ce sera également votre solde d’ouverture au début du mois prochain. Si le nombre est négatif, cela signifie que vous aurez un manque à gagner – pas assez d’argent pour couvrir vos dépenses.
Une méthode alternative
Au lieu de regrouper toutes les sources de trésorerie et toutes les utilisations de l’argent, vous pouvez calculer votre flux de trésorerie pour chaque catégorie séparément. Vous auriez une catégorie pour les activités d’exploitation, une pour les activités d’investissement et une pour les activités de financement. Pour chacun, vous totaliseriez l’argent entrant et soustrayeriez les paiements sortant.
Comment rédiger un état des flux de trésorerie
Le plus grand avantage de l’analyse de vos flux de trésorerie est l’information qu’il fournit sur la façon de gérer vos dépenses. Bien que votre entreprise puisse être rentable à long terme, vous pouvez toujours avoir des périodes où vous n’avez pas l’argent pour payer vos factures. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui facturent beaucoup.
Tous les clients ne paient pas à temps, et parfois, ils ne paient pas du tout. Étant donné que le flux de trésorerie NE compte QUE l’argent que vous avez réellement reçu, il peut être plus réaliste que votre compte de résultat lorsqu’il s’agit de déterminer les états financiers de votre exploitation.
Lorsque vous voyez les chiffres en noir et blanc, vous vous rendrez compte des périodes pendant lesquelles vous devez soit réduire le montant d’argent que vous dépensez, soit augmenter l’argent entrant, que ce soit en réservant plus d’affaires, en étant payé plus rapidement ou en obtenant un prêt ou une marge de crédit.