många Outlook-användare i företagsmiljön är bekanta med Out of Office-assistenten och använder Outlook-funktionen för att varna kunder eller kollegor när de inte kontrollerar e-post på grund av semester eller sjukdom. Så bekvämt som det kan vara, kräver Outlook-funktionen att din e-postserver är en Microsoft Exchange-Server, som för små eller hemföretag inte är vanligtvis tillgänglig/rimlig.

uppenbara problem uppstår när du åker på semester eller inte kontrollerar e-post under en längre period; dina kunder eller affärspartners kan bli upprörda och tro att du har ignorerat dem i dagar/veckor. Lyckligtvis finns det en lösning för Outlook-användare som vill utnyttja Office-assistenten trots att de inte har en Microsoft Exchange-e-postserver. Processen utnyttjar Outlook-regler och varningar för att efterlikna funktionen Out of Office Assistant. Även om det kanske inte är så graciöst eller lätt att aktivera, får det jobbet gjort.

några saker att notera om att skicka ett automatiskt svar i Outlook 2007 med regler och varningar

• viktigt: Outlook måste köras för att detta ska fungera. Det krävs också att inställningen för ”Kontrollera regelbundet för nya meddelanden” slås på.
• regeln ”svara med en specifik mall” som används i denna teknik skickar ett svar till varje avsändare endast en gång för att förhindra skräppost. För att återställa listan över de som redan har mailats måste du stänga och starta om Outlook.

hur man skapar en automatisk Svarsmall i Outlook 2007

1. Skriv ett nytt meddelande i Outlook. Under fliken Alternativ > Format ställer du in den till vanlig Text. Skriv sedan ditt eget bortmeddelande; detta kommer att vara vad folk får som ett automatiskt svar medan du är borta.

2. När du är klar med meddelandet klickar du på Microsoft Office-knappen och klickar sedan på Spara som.

3. Skriv in önskat filnamn i fönstret som visas. Välj sedan Outlook-Mall ( * .ofta) som din Spara som typ.

bra jobb. Steg ett är nu klart; låt oss fortsätta.

definiera en regel för att skicka ett automatiskt svar i Outlook 2007.

4. Klicka på Regler och varningar under Verktyg-menyn.

5. Klicka på knappen Ny regel i fönstret Regler och varningar. I fönstret Regelguiden som visas klickar du på Starta från en tom regel > kontrollera meddelanden när de anländer. Klicka På Nästa.

6. I fönstret nästa villkor markerar du kryssrutan för skickat endast till mig och klickar sedan på Nästa. Nästa sida är åtgärdslistan; markera kryssrutan för svar med en specifik mall. När du är klar med att markera lämpliga rutor klickar du på den blå länken till en specifik mall.

7. Fönstret Välj en Svarsmall ska dyka upp under Titta I: välj Användarmallar i filsystem. Mallen som vi sparade tidigare ska visas i listan, Välj din mall och klicka sedan på Öppna.

8. Namnge din regel, se till att rutan Aktivera den här regeln är markerad. När du är klar klickar du på Slutför.

från och med nu, alla som e-post får du ett automatiskt svar som innehåller det anpassade meddelandet Du ställer in i steg ett.

Hur Inaktiverar Jag Automatiskt Svar?

när du återvänder till kontoret (eller hemmet) måste du komma ihåg att inaktivera eller ta bort Outlook Out of Office-regeln, så att folk inte fortsätter att få meddelandet ”Jag är ute av kontoret”.

9. Klicka på Verktyg > Regler och varningar.

10. Välj regeln utanför kontoret som vi skapade tidigare och avmarkera regeln eller ta bort regeln med knappen Ta bort. Klicka på OK för att spara ändringar och avsluta

OBS: Jag rekommenderar att du inaktiverar regeln genom att avmarkera kryssrutan istället för att radera regeln. På så sätt kan du återanvända det nästa gång du är ute på kontoret.

Outlook 2007 Regler och varningar kan du göra nästan vad som helst med din e-post. Vad är några av de saker du gör eller hanterar med dina Outlook-regler?