La mayoría de los organizadores de eventos buscan una forma fácil, rápida, económica pero efectiva de hablar sobre sus próximos eventos lo más rápido posible. Aquí es donde saber cómo confirmar la asistencia a un evento por correo electrónico es realmente importante.

¿Qué significa RSVP?

RSVP es un acrónimo de la frase francesa » répondez s’il vous plait «y significa»por favor responda». Tradicionalmente, las invitaciones enviadas por correo incluían sobres impresos y tarjetas de respuesta que facilitaban la respuesta del destinatario. Esa fue una de las formas más útiles de manejar una invitación de confirmación de asistencia, así como los costos de envío de devolución y las impresiones adicionales, si las hubiera.

RVSP vs. solo arrepentimientos

Una alternativa a un correo electrónico que solicita confirmación de asistencia es solicitar «solo arrepentimientos».»Incluso si una respuesta por correo electrónico es aceptable, es posible que tenga preguntas sobre cómo formatear su respuesta: RVSP o solo arrepentimientos. Puede enviar un correo electrónico al remitente con el protocolo de confirmación de asistencia, lo que ahorra tiempo y dinero, dependiendo de las instrucciones de la invitación, e indicar lo siguiente: «Confirmación de asistencia, solo se arrepiente» o simplemente «solo se arrepiente», que es una variación moderna popular que implica: «Si no responde, se tomará como aceptación.»

Tipos de confirmación de asistencia

Hay varios tipos de correos electrónicos de confirmación de asistencia para un evento. También hay correos electrónicos formales e informales de confirmación de asistencia. Hay confirmaciones de asistencia por correo electrónico, texto o mensaje directo en las redes sociales, dependiendo de su relación existente con el destinatario y de cómo envíe la invitación original.

En la era de Internet, los dispositivos móviles y otras tecnologías, las confirmaciones de asistencia pueden venir en una variedad de formas nuevas:

• Confirmaciones de asistencia digitales
• Confirmaciones de asistencia por mensaje de texto

Estos nuevos tipos de confirmaciones de asistencia permiten a los organizadores de eventos ahorrar una gran cantidad de dinero en sellos y sobres de papel adicionales que de otro modo se habrían utilizado para que los invitados al evento enviaran por correo su respuesta de confirmación de asistencia física.

Ocasiones para enviar un RVSP

Saber de antemano cuántas personas asistirán a menudo es más importante para el organizador del evento que saber por qué alguien no puede venir. Se puede enviar una confirmación de asistencia a un evento por correo electrónico para conferencias, reuniones, cumbres, bodas, etc. También se envían confirmaciones de asistencia informales para asegurarse de que todos vengan. Si cree que necesita agregar una explicación de su ausencia, también puede hacerlo por correo electrónico.

Eventos que requieren una respuesta

Hay algunos eventos en los que es obligatorio responder por correo electrónico a una confirmación de asistencia: una conferencia, una boda, fiestas de cumpleaños, fiestas corporativas, aniversarios y otros requieren una respuesta que sea formal y cordial al mismo tiempo. Una cena u otro evento que requiera una planificación basada en el número de invitados también debe confirmar su asistencia.

¿Qué sucede si no confirma su asistencia?

Los organizadores de eventos pueden llamar por teléfono a aquellos que no envíen respuestas por correo electrónico. Es posible que se requiera que los invitados confirmen formalmente su asistencia a un evento, pero algunos invitados se olvidan, y otros postergan y luego se sienten culpables por no asistir. Parece como si un invitado simplemente estuviera esperando algo mejor cuando no envíe su confirmación de asistencia.

Cómo CONFIRMAR su asistencia por correo electrónico a un evento en Asia

Si su respuesta de confirmación de asistencia debe ser formal o informal, depende del tono de la invitación en sí, que es esencial para la cultura asiática.

• Confirmación formal de Asistencia

La respuesta a una invitación a una conferencia suele ser más formal que una invitación a una barbacoa en el patio trasero de alguien. Debe decirle a la persona si va a venir y si va a traer a un invitado.

• Confirmación informal de asistencia

Puede utilizar un lenguaje informal si la invitación también es informal o si le resulta conveniente personalizar su respuesta.

Cómo agradecer a su anfitrión

Al crear un correo electrónico de confirmación de asistencia, no olvide que es importante agradecer a sus anfitriones. Debes comenzar por dar las gracias y luego mencionar algo personal sobre una conversación que tuviste con ellos o tu relación. Hazle saber a la persona que estás deseando volver a ponerte en contacto con ella muy pronto.

Redacción

También puede obtener algunas ideas y consejos de etiqueta sobre la redacción de RSVP y aprender a abordar los sobres de RSVP de eventos. Puede llegar a la parte de confirmación de asistencia de su invitación y descubrir que no ha pensado mucho en cómo debe redactarse este elemento. Use ejemplos de palabras para eventos casuales, eventos formales y más, así como etiqueta básica de confirmación de asistencia.

Para los organizadores

Se recomienda usar una confirmación de asistencia a una muestra de evento para diseñar una tarjeta de correo electrónico que vaya acompañada de un sobre con sello postal o una postal a dos caras. Indique un sitio web con el que puedan interactuar los invitados o un número de teléfono para que los invitados llamen y proporcionen sus respuestas si utiliza un sistema digital u otro tipo de confirmación de asistencia.

Crear una confirmación de asistencia

Si elige nuestros servicios para ayudarlo a crear su correo electrónico, será fácil organizar sus confirmaciones de asistencia a través del sistema de tecnología de eventos siguiendo estos pasos:

• Póngase en contacto con nosotros.
• Elija las soluciones que necesita.
• Solicite un correo electrónico de confirmación de asistencia.
• Encuentra la que más te guste de entre nuestras plantillas.
• Haga clic en instalar y, a continuación, en activar.
• Agrega como nuevo y nombra tu formulario si necesitas algo personalizado.
• Crea tus correos electrónicos y envíalos.

Por ejemplo, a menudo elegimos los formularios de confirmación de asistencia a la fiesta de cumpleaños o algo similar para probar la campaña.

Aproveche los beneficios de la tecnología. GEVME es la herramienta de correo electrónico perfecta y económica para eventos tanto en el sitio como en línea. Construye la comunicación con los usuarios, aumenta la confianza y aumenta la participación y el reconocimiento de la marca de la empresa. Enviar correos electrónicos de confirmación de asistencia a los asistentes es más rápido y fácil que por correo postal.

Escribir instrucciones sobre cómo responder

Cuando da instrucciones, puede ayudar a la otra persona con información y consejos adicionales. De hecho, la instrucción adecuada es la mitad de la tarea. Para escribir una confirmación de asistencia a un evento con éxito, debe indicar cuidadosamente en las instrucciones cómo responder.

Aplique marketing por correo electrónico y tecnología de eventos en línea para lograr resultados inmediatos. Su base de datos se actualizará con cada respuesta a su evento que reciba a través del sistema de correo electrónico. Además, te ayudará a capturar los detalles de tu evento, personalizar tus mensajes de correo electrónico y diseñar tu estilo de invitación sin necesidad de programación ni habilidades adicionales.

• Definición del plazo de respuesta

Una fecha límite que no sea demasiado pronto ni demasiado tarde será perfecta para su correo electrónico de confirmación de asistencia a sus invitados.

• Cancelar o cambiar una confirmación de asistencia

Al establecer opciones de cancelación o cambios, cambiar un sí a un no solo es aceptable por enfermedad o lesión, una muerte en la familia u otra ocasión extremadamente grave.

Muestra de correos electrónicos de RSVP

Como las invitaciones enviadas por correo postal se han vuelto menos comunes, la RSVP también se ha movido a otros formatos. Hoy en día, tiene muchas muestras de correo electrónico de confirmación de asistencia digital para elegir.

Llamada a la acción

Puede alimentar eventos ilimitados e invitados de todo el mundo con la ayuda de una plataforma profesional de gestión de eventos que permite que las RSVP se integren en el sitio web de su evento.

Conclusión

Hay ciertas formas de enviar correos electrónicos a todos los asistentes. Puede utilizar una confirmación de asistencia en su práctica de gestión de eventos al máximo siguiendo nuestros consejos. Si tu evento está relacionado con la venta de entradas, las herramientas para una confirmación de asistencia específica te proporcionarán una ventaja al personalizar tus correos electrónicos. Los organizadores obtendrán todos los datos que necesiten: correos electrónicos de los asistentes, número de entradas compradas,tamaño de la consulta, etc. Puedes usar estos datos para mejorar el rendimiento de tu campaña. ¡No subestime los correos electrónicos de confirmación de asistencia!