Uno de los aspectos más importantes de la gestión de su negocio es administrar la cantidad de dinero que entra y sale. Lo ideal sería que siempre fluya más hacia adentro que hacia afuera, pero no siempre sucede de esa manera. Es posible que tenga que pagar a su personal y proveedores mientras espera para pagarse a sí mismo. No importa cuál sea su situación, es útil tener una imagen de dónde se encuentra en un momento dado, y aprender a escribir un estado de flujo de efectivo es la clave. Le da una visión general de cómo fluye el dinero dentro y fuera del negocio para que pueda detectar tendencias y administrarlas.
Los estados de flujo de efectivo se pueden preparar mensualmente, trimestralmente, anualmente o para cualquier período que determine que es más útil. La mayoría de las empresas encuentran que llevar un registro cada mes es beneficioso.
Al igual que con otros estados financieros, si utiliza software de contabilidad como QuickBooks o Peachtree, el programa generará un estado de flujo de efectivo para usted después de ingresar la información pertinente. Sin embargo, puede crear el suyo propio fácilmente con algunos cálculos simples.
Estos son cuatro pasos para ayudarlo a crear su propio estado de flujo de efectivo.
Comience con el Saldo de apertura
Durante el primer mes, comience con la cantidad total de efectivo que su empresa tiene en sus cuentas bancarias.
Calcula el Ingreso de efectivo (Fuentes de efectivo)
Calcula todo el dinero que esperas recibir durante el mes. Solo incluya el dinero real que recibirá, no las ventas que ha realizado. Por ejemplo, si usted firmó un contrato por $100.000 en los próximos seis meses, pero sólo reciben $15,000 de este mes, sólo el recuento de $15,000 por ahora, ya que sería el dinero en efectivo que tiene a mano.
Cuente todo lo que llegue, incluidas todas las colecciones de ventas anteriores que haya realizado a crédito, cualquier transferencia de su propio dinero personal al negocio y cualquier préstamo que haya tomado durante el período. Básicamente, incluirá cada dólar que ingrese a su negocio, ya sea de operaciones (ventas de sus bienes o servicios), inversiones (ventas de activos como equipos comerciales o terrenos) o actividades de financiamiento (capital que usted y/o los accionistas están proporcionando, o préstamos).
Agregue la cifra a la que llegó en el Paso 2 a su saldo de apertura del Paso 1 para obtener su saldo total de efectivo para el período.
Determine el Dinero en efectivo Que sale (Usos del dinero en efectivo)
Ahora, cuente e ingrese todos los pagos que espera hacer para el mes. Incluya artículos como inventario, alquiler, salarios, impuestos, pagos de préstamos, etc. Ten en cuenta todo en lo que gastarás dinero este mes.
Si tiene una factura anual para algo como un seguro, pero tiene que pagar todo de una vez o dos veces al año, contaría el pago como un gasto durante el mes en el que lo paga. (Deberá presupuesto mensual, pero vas a tener que venir con el dinero en efectivo durante el mes es realmente debido.)
Reste Usos de Efectivo (Paso 3) de su Saldo de Efectivo (suma de los Pasos 1 y 2)
El número que le queda será la cantidad de efectivo que le queda al final del mes. También será su Saldo de apertura a principios del próximo mes. Si el número es negativo, significa que tendrá un déficit-no hay suficiente efectivo para cubrir sus gastos.
Un método alternativo
En lugar de agrupar todas las fuentes de efectivo y todos los usos del efectivo, puede calcular su flujo de efectivo para cada categoría por separado. Tendría una categoría para actividades operativas, una para actividades de inversión y una para actividades de financiación. Para cada uno, sumaría el efectivo que entra y restaría los pagos que salen.
Cómo escribir un Estado de Flujo de efectivo
El mayor beneficio de analizar su flujo de efectivo es la información que proporciona sobre cómo manejar sus gastos. Si bien su negocio puede ser rentable a largo plazo, es posible que aún tenga períodos en los que no tenga el dinero para pagar sus facturas. Esto es especialmente cierto para las empresas que realizan una gran cantidad de facturación.
No todos los clientes pagan a tiempo y, a veces, no pagan en absoluto. Debido a que el flujo de efectivo SOLO cuenta el dinero que realmente recibió, puede ser más realista que su estado de ganancias y pérdidas cuando se trata de averiguar las finanzas de su operación.
Cuando vea las cifras en blanco y negro, se dará cuenta de los períodos en los que tiene que reducir la cantidad de dinero que está gastando o aumentar el dinero que ingresa, ya sea reservando más negocios, cobrando más rápido u obteniendo un préstamo o una línea de crédito.