co je rozsah projektu?

rozsah projektu je součástí plánování projektu, která zahrnuje stanovení a dokumentaci seznamu konkrétních cílů projektu, výstupů, úkolů, nákladů a termínů. Dokumentace rozsahu projektu se nazývá prohlášení o rozsahu nebo mandát. Vysvětluje hranice projektu, stanoví odpovědnost za každého člena týmu a stanoví postupy, jak bude dokončená práce ověřena a schválena.

během projektu tato dokumentace pomáhá projektovému týmu zůstat soustředěný a na úkol. Prohlášení o rozsahu také poskytuje týmu pokyny pro rozhodování o žádostech o změnu během projektu. Všimněte si, že prohlášení o rozsahu projektu by nemělo být zaměňováno s jeho chartou; Charta projektu jednoduše dokumentuje, že projekt existuje.

velké projekty mají tendenci se měnit, jak postupují. Pokud byl Projekt na začátku efektivně „rozsahem“, bude schválení a správa těchto změn snazší. Při dokumentování rozsahu projektu by zúčastněné strany měly být co nejkonkrétnější, aby se zabránilo tečení rozsahu. Scope creep je situace, kdy jedna nebo více částí projektu nakonec vyžaduje více práce, času nebo úsilí kvůli špatnému plánování nebo nesprávné komunikaci.

efektivní řízení rozsahu vyžaduje dobrou komunikaci. To zajišťuje, že každý v týmu rozumí rozsahu projektu a souhlasí s tím, jak přesně budou cíle projektu splněny. V rámci řízení rozsahu, vedoucí týmu by měl v průběhu projektu požádat o schválení a odhlášení od zúčastněných stran, zajistit, aby navrhovaný hotový projekt splňoval potřeby všech.

význam definování rozsahu projektu

psaní prohlášení o rozsahu projektu, které obsahuje informace o výstupech projektu, je prvním krokem v plánování projektu. Výhody, které prohlášení o rozsahu projektu poskytuje každé organizaci, která podniká novou iniciativu, zahrnují následující:

• formuluje, co projekt obnáší, aby všechny zúčastněné strany pochopily, o co jde;
• poskytuje plán, který mohou manažeři použít k přiřazení úkolů, naplánování práce a vhodnému rozpočtu;
• pomáhá zaměřit členy týmu na společné cíle; a
• brání projektům, zvláště složitým, v rozšiřování mimo stanovenou vizi.

stanovení rozsahu projektu zajišťuje, že projekty jsou zaměřeny a realizovány podle očekávání. Rozsah poskytuje pevný základ pro řízení projektu, jak se pohybuje vpřed, a pomáhá zajistit, aby zdroje nebyly odkloněny nebo plýtvány na prvky mimo rozsah.

jak definovat rozsah projektu

definice rozsahu projektu vyžaduje vstup od zúčastněných stran projektu. Spolupracují s projektovými manažery na stanovení klíčových prvků rozpočtu, cílů, kvality a časové osy.

pro určení rozsahu musí projektoví manažeři shromažďovat požadavky na to, co zúčastněné strany od projektu potřebují. To zahrnuje následující prvky:

• cíle a výstupy projektu;
• kdy musí být projekt dokončen; a
• kolik za něj mohou zainteresované strany zaplatit.

cílem je shromažďovat a zaznamenávat přesné a přesné informace během tohoto procesu, takže rozsah projektu odráží všechny požadavky. Tím se zlepší šance vedoucích projektů dodávat produkty, které splňují očekávání zúčastněných stran včas a podle rozpočtu.

psaní prohlášení o rozsahu projektu

prohlášení o rozsahu projektu je písemný dokument, který obsahuje všechny požadované informace pro výrobu výstupů projektu. Je podrobnější než prohlášení o práci; pomáhá projektovému týmu zůstat soustředěný a na úkol. Prohlášení o rozsahu také poskytuje vedoucímu projektového týmu nebo facilitátorovi pokyny pro rozhodování o žádostech o změnu během projektu.

prohlášení o rozsahu projektu stanoví, co není zahrnuto do jeho iniciativ, ať už implicitně nebo explicitně. Cíle a úkoly, které nejsou uvedeny v prohlášení o oblasti působnosti, by měly být považovány za mimo oblast působnosti. Projektoví manažeři mohou také uvést konkrétní práci, která nebude součástí projektu.

jako takové toto prohlášení stanoví hranice projektu. Vedoucí projektu musí tyto požadavky přijmout a zmapovat, co by se mělo stát a v jakém pořadí by se tyto položky měly vyskytnout. To vede k vytvoření struktury rozdělení práce (WBS). WBS rozděluje plánovanou práci na menší, definované části a požadované úkoly.

dobře formulované prohlášení o rozsahu je kritickou součástí efektivního řízení projektu. Rozsah projektu by měl být určen pro každý projekt, bez ohledu na to, jaká metoda řízení projektu se používá. Zúčastněné strany projektu by měly přezkoumat prohlášení o rozsahu projektu, podle potřeby jej revidovat a schválit.

jakmile je prohlášení o rozsahu projektu dokončeno a schváleno, mohou projektoví manažeři zadávat úkoly a dát svým týmům pokyny, co musí udělat, aby splnili cílové časové osy, rozpočet a cíle.

plánování a řízení rozsahu

aktualizace a změny jsou součástí procesu řízení projektu. V průběhu práce musí manažeři pečlivě kontrolovat, jaké změny jsou provedeny v rozsahu projektu, a dokumentovat je. To vyžaduje silné dovednosti řízení projektů.

proces řízení změn také vyžaduje, aby projektoví manažeři a zúčastněné strany dodržovali prohlášení o rozsahu projektu. Musí si uvědomit, jaké prvky jsou v rámci projektu a jaké požadavky jsou mimo rozsah.

procesy řízení změn pomáhají projektovým manažerům určit, jak vyhodnotit požadavky na aktualizace a změny projektu. Rozlišování mezi potřebnými požadavky a požadavky, které jsou mimo rozsah, umožňuje organizacím vyhnout se tečení rozsahu.

Scope creep je, když je více práce připoután k projektu, zatímco je v plném proudu. Může přidat náklady a zbytečnou práci, zatímco odvádí pozornost od cílů a ohrožuje kvalitu zamýšlených výstupů.

příklad rozsahu projektu

prohlášení o rozsahu se snaží poskytnout klíčovým zúčastněným stranám veškeré informace, které budou potřebovat. Níže jsou uvedeny některé prvky, které by měly být zahrnuty do prohlášení o rozsahu:

• Úvod. To definuje, co a proč projektu. Příkladem může být “ tento projekt vytváření obsahu a marketingu provádí společnost RealContent Inc. distribuovat články na svých blogových a sociálních sítích s cílem zvýšit povědomí o značce a zvýšit návštěvnost webových stránek.“
• rozsah projektu. To definuje požadavky projektu. Stanoví obecné cíle pro harmonogram projektu a úkoly a identifikuje, kdo bude zapojen. V příkladu vytváření obsahu by to mohlo býtstát: „projekt bude zahrnovat výzkum, psaní, obsahovou strategii a optimalizaci pro vyhledávače a publikování na webových stránkách společnosti a profilech sociálních médií v březnu 2021. Na tyto úkoly bude dohlížet John Smith, ředitel obsahu RealContent. Zaměstnanci a spisovatelé smluv vytvoří výstupy.“
• výstupy. Sekce výstupy definuje, co bude poskytnuto na konci projektu, a určuje datum odeslání. V našem příkladu “ výstupy projektu budou zahrnovat dobře prozkoumaný článek o 2 000 slovech, který bude doručen nejpozději v únoru. 28, 2021. Deset souvisejících a propojitelných článků, Rozšíření o body v hlavním článku bude doručeno ve stejném termínu.“
• kritéria přijetí. To popisuje cíle projektu a metriky, které budou použity k posouzení úspěchu. Například “ hlavní článek získá kumulativní zobrazení stránek 3,000 do šesti měsíců od zveřejnění a vygeneruje dva nové potenciální zákazníky.“
• vyloučení. To popisuje, co nebude zahrnuto do projektu. Například “ projekt nebude potřebovat vytváření multimédií, aby mohl jít s články.“
• omezení. Zde jsou uvedeny tvrdé limity projektu a věci, které nelze změnit. Omezení projektu se mohou týkat harmonogramu projektu, rozpočtu projektu nebo technických problémů. Například, “ projekt má tvrdé datum podání února.“.28, 2021, a pevný rozpočet $ 5,000 dolarů.“

rozsah projektu vs. rozsah produktu

rozsah projektu by neměl být zaměňován s rozsahem produktu. Rozsah produktu definuje možnosti, Vlastnosti, vlastnosti a funkce výstupů na konci projektu.

vedoucí projektu by měli vytvořit samostatné prohlášení o rozsahu produktu. Měli by používat jak rozsah projektu, tak prohlášení o rozsahu produktu, aby se navzájem podporovali a jasně porozuměli tomu, čeho chce každý projekt dosáhnout.

s sebou

definování rozsahu projektu je důležitým krokem v plánování a řízení projektu. Před zahájením projektu musí projektoví manažeři pochopit, jaký je rozsah projektu, aby určili, co je třeba udělat a co spadá mimo projekt.

rozsah projektu je definován v prohlášení o rozsahu, dokumentu, který poskytuje cíle, plány, úkoly a výstupy projektu. Prohlášení o rozsahu odpovídají očekáváním zúčastněných stran a poskytují projektům rámec pro úspěch.

jakmile projekt probíhá, je důležité jej udržet na správné cestě a v rámci rozsahu. K dispozici jsou různé nástroje a strategie pro řízení projektů, které to týmům pomohou.