프로젝트 범위 란 무엇입니까?
프로젝트 범위는 특정 프로젝트 목표,결과물,작업,비용 및 마감일 목록을 결정하고 문서화하는 프로젝트 계획의 일부입니다. 프로젝트 범위에 대한 문서를 범위 문 또는 참조 용어라고 합니다. 이 프로젝트의 경계를 설명,각 팀 구성원에 대한 책임을 설정하고 완성 된 작업을 확인하고 승인하는 방법에 대한 절차를 설정.
프로젝트 기간 동안 이 문서는 프로젝트 팀이 업무에 집중하고 집중할 수 있도록 도와줍니다. 범위 문은 또한 프로젝트 중 변경 요청에 대한 결정을 내리기 위한 지침을 팀에 제공합니다. 프로젝트의 범위 진술은 헌장과 혼동해서는 안되며,프로젝트의 헌장은 단순히 프로젝트가 존재한다는 것을 문서화합니다.
대규모 프로젝트는 진행됨에 따라 변화하는 경향이 있습니다. 프로젝트가 처음에 효과적으로”범위 지정”되었다면 이러한 변경 사항을 승인하고 관리하는 것이 더 쉬울 것입니다. 프로젝트의 범위를 문서화 할 때 이해 관계자는 범위 크리프를 피하기 위해 가능한 한 구체적이어야합니다. 범위 크 리프 프로젝트의 하나 이상의 부분 결국 더 많은 작업,시간 또는 노력 가난한 계획 또는 오해 때문에 요구 하는 상황 이다.
효과적인 범위 관리에는 좋은 의사 소통이 필요합니다. 이를 통해 팀의 모든 사람들이 프로젝트의 범위를 이해하고 프로젝트의 목표가 정확히 어떻게 충족되는지에 동의 할 수 있습니다. 범위 관리의 일환으로 팀 리더는 프로젝트가 진행될 때 이해 관계자로부터 승인 및 사인을 요청하여 제안 된 완성 된 프로젝트가 모든 사람의 요구를 충족하는지 확인해야합니다.
프로젝트의 범위 정의의 중요성
프로젝트 결과물에 대한 정보가 포함된 프로젝트 범위 설명을 작성하는 것은 프로젝트 계획의 첫 단계입니다. 프로젝트 범위 문이 새로운 이니셔티브를 수행하는 모든 조직에 제공하는 이점은 다음과 같습니다:
- 모든 이해 관계자가 관련된 내용을 이해할 수 있도록 프로젝트에 수반되는 내용을 명확하게 설명하고,
- 는 관리자가 작업을 할당하고 작업 및 예산을 적절하게 예약하는 데 사용할 수있는 로드맵을 제공하며,
- 는 팀 구성원을 공통 목표에 집중시키는 데 도움이되며,
- 는 프로젝트,특히 복잡한 프로젝트가 기존 비전을 넘어 확장되는 것을 방지합니다.
프로젝트 범위를 설정하면 프로젝트가 기대에 초점을 맞추고 실행됩니다. 이 범위는 앞으로 나아갈 때 프로젝트를 관리 할 수있는 강력한 기반을 제공하며 범위 외 요소에 리소스가 전환되거나 낭비되지 않도록 도와줍니다.
프로젝트의 범위를 정의하는 방법
프로젝트 범위를 정의하려면 프로젝트 이해 관계자의 입력이 필요합니다. 그들은 프로젝트 관리자와 협력하여 예산,목표,품질 및 타임 라인의 핵심 요소를 수립합니다.
범위를 결정하기 위해 프로젝트 관리자는 이해 관계자가 프로젝트에서 필요로하는 요구 사항을 수집해야합니다. 여기에는 다음 요소가 포함됩니다:
- 프로젝트의 목적과 결과물,
- 프로젝트가 완료되어야 할 때,그리고
- 이해 관계자가 지불 할 수있는 금액.
이 과정에서 정확하고 정확한 정보를 수집하고 기록하는 것이 목표이므로 프로젝트 범위는 모든 요구 사항을 반영합니다. 이를 통해 프로젝트 리더가 시간과 예산에 맞춰 이해 관계자의 기대를 충족시키는 제품을 제공 할 수있는 기회가 향상됩니다.
프로젝트 범위 명세서 작성
프로젝트 범위 명세서는 프로젝트 결과물을 생성하는 데 필요한 모든 정보를 포함하는 서면 문서입니다. 그것은 일의 계산서보다는 더 상세하다;그것은 계획사업 팀이 업무에 초점을 맞춰 남아 있을것을. 범위 문은 또한 프로젝트 팀 리더 또는 진행자에게 프로젝트 중 변경 요청에 대한 결정을 내리기 위한 지침을 제공합니다.
프로젝트 범위 성명서는 암시 적 또는 명시 적으로 이니셔티브에 포함되지 않은 것을 설정합니다. 범위 문에 나열되지 않은 목표 및 작업은 범위를 벗어난 것으로 간주되어야 합니다. 또한 프로젝트 관리자는 프로젝트의 일부가 아닌 특정 작업을 나열할 수 있습니다.
따라서,이 문은 프로젝트의 경계를 설정합니다. 프로젝트 리더는 이러한 요구 사항을 취하고 어떤 일이 발생해야하는지,그리고 해당 항목이 어떤 순서로 발생해야 하는지를 매핑해야합니다. 이 작업 고장 구조의 생성에 이르게. 계획된 작업을 더 작고 정의 된 부분 및 필요한 작업으로 나눕니다.
잘 표현 된 범위 진술은 효과적인 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다. 프로젝트 범위는 사용되는 프로젝트 관리 방법에 관계없이 모든 프로젝트에 대해 결정되어야합니다. 프로젝트에 대한 이해관계자는 프로젝트 범위 설명을 검토하고 필요에 따라 수정하고 승인해야 합니다.
프로젝트 범위 진술이 완료되고 승인되면 프로젝트 관리자는 작업을 할당하고 팀에게 목표 일정,예산 및 목표를 달성하기 위해해야 할 일에 대한 지침을 제공 할 수 있습니다.
범위 계획 및 관리
업데이트 및 변경은 프로젝트 관리 프로세스의 일부입니다. 작업이 진행됨에 따라 관리자는 프로젝트 범위에 대한 변경 사항을 신중하게 제어하고 문서화해야합니다. 이를 위해서는 강력한 프로젝트 관리 기술이 필요합니다.
변경 관리 프로세스는 또한 프로젝트 관리자와 이해 관계자가 프로젝트 범위 설명을 준수하도록 요구합니다. 프로젝트 범위 내에 있는 요소와 범위를 벗어난 요청을 인식해야 합니다.
변경 관리 프로세스를 통해 프로젝트 관리자는 프로젝트에 대한 업데이트 및 변경 요청을 평가하는 방법을 결정할 수 있습니다. 필요한 요청과 범위를 벗어난 요청을 구분하면 조직은 범위 크리프를 방지할 수 있습니다.
스코프 크리프는 프로젝트가 진행되는 동안 더 많은 작업을 수행 할 때입니다. 목표에서 산만하고 의도 한 결과물의 품질을 위협하면서 비용과 불필요한 작업을 추가 할 수 있습니다.
프로젝트 범위 예
범위 문은 주요 이해 관계자에게 필요한 모든 정보를 제공하려고 시도합니다. 다음은 범위 문에 포함되어야 하는 몇 가지 요소입니다:
- 소개. 이 프로젝트의 무엇을 왜 정의합니다. 예를 들어”이 콘텐츠 제작 및 마케팅 프로젝트는 회사 리얼콘텐트에 의해 수행되고 있습니다. 블로그 및 소셜 미디어 사이트에 기사를 배포하여 브랜드 인지도를 높이고 웹 사이트 트래픽을 늘립니다.”
- 프로젝트 범위. 이 프로젝트 요구 사항을 정의합니다. 프로젝트 일정 및 작업에 대한 일반적인 목표를 설정하고 누가 참여할지 식별합니다. “이 프로젝트에는 2021 년 3 월에 연구,글쓰기,콘텐츠 전략 및 검색 엔진 최적화,회사 웹 사이트 및 소셜 미디어 프로필에 대한 게시가 포함됩니다. 존 스미스,리얼 콘텐츠 디렉터,이러한 작업을 감독합니다. 직원과 계약 작가는 결과물을 창조할 것이다.”
- 결과물. 결과물 섹션은 프로젝트가 끝날 때 제공될 내용을 정의하고 제출 날짜를 지정합니다. 우리의 예에서,”프로젝트에 대한 결과물은 잘 연구 포함,2,000 단어 기사는 늦어도 2 월 20 일보다 전달되지. 28, 2021. 주요 기사에 있는 점에 확장하는 10 개의 관련과 연결 가능한 기사는 그 동일한 경계선에 배달될 것이다.”
- 수락 기준. 이 프로젝트 목표 및 성공을 평가 하는 데 사용 되는 메트릭을 설명 합니다. 예를 들어,”주요 기사는 게시 후 6 개월 이내에 3,000 개의 누적 페이지 뷰를 얻고 두 개의 새로운 리드를 생성합니다.”
- 제외. 이 프로젝트에 포함되지 않습니다 무엇을 설명합니다. 예를 들어,”이 프로젝트는 기사와 함께 가기 위해 멀티미디어를 만들 필요가 없습니다.”
- 제약 조건. 이 프로젝트의 하드 제한 및 변경할 수 없는 것 들을 나열 합니다. 프로젝트 제약은 프로젝트 일정,프로젝트 예산 또는 기술적 문제와 관련 될 수 있습니다. 예를 들어,”프로젝트에 하드 제출 날짜가 2 월 20 일(월)입니다.2021 년 2 월 28 일,그리고$5,000 달러의 확고한 예산.”
프로젝트 범위 대 제품 범위
프로젝트 범위를 제품 범위와 혼동해서는 안 됩니다. 제품 범위는 프로젝트가 끝날 때 결과물의 기능,특성,특징 및 기능을 정의합니다.
프로젝트 리더는 별도의 제품 범위 설명을 작성해야 합니다. 그들은 프로젝트 범위와 제품 범위 문을 모두 사용하여 서로를 지원하고 모든 프로젝트가 달성하려는 목표에 대한 명확한 이해를 확립해야합니다.
테이크 아웃
프로젝트 범위를 정의하는 것은 프로젝트 계획 및 관리의 중요한 단계입니다. 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트 관리자는 프로젝트의 범위가 무엇인지 이해하여 수행해야 할 작업과 프로젝트 외부에 해당하는 작업을 결정해야합니다.
프로젝트 범위는 프로젝트의 목표,일정,작업 및 결과물을 제공하는 문서 범위 문에 정의됩니다. 범위 문은 이해 관계자의 기대를 맞추고 프로젝트에 성공을위한 프레임 워크를 제공합니다.
일단 프로젝트가 진행되면,프로젝트를 추적하고 범위 내에서 유지하는 것이 중요합니다. 다양한 프로젝트 관리 도구와 전략은 팀이 그렇게 할 수 있도록 사용할 수 있습니다.