o que é escopo do projeto?O escopo do projeto é a parte do planejamento do projeto que envolve determinar e documentar uma lista de metas, entregas, tarefas, custos e prazos específicos do projeto. A documentação do escopo de um projeto é chamada de declaração de escopo ou termos de referência. Ele explica os limites do projeto, estabelece responsabilidades para cada membro da equipe e estabelece procedimentos para como o trabalho concluído será verificado e aprovado.

durante o projeto, esta documentação ajuda a equipe do projeto a permanecer focada e na tarefa. A declaração de escopo também fornece à equipe Diretrizes para tomar decisões sobre solicitações de mudança durante o projeto. Observe que a declaração de escopo de um projeto não deve ser confundida com sua carta; a carta de um projeto simplesmente documenta que o projeto existe.

grandes projetos tendem a mudar à medida que progridem. Se um projeto foi efetivamente “escopo” no início, a aprovação e o gerenciamento dessas alterações serão mais fáceis. Ao documentar o escopo de um projeto, as partes interessadas devem ser o mais específicas possível para evitar a fluência do escopo. Scope creep é uma situação em que uma ou mais partes de um projeto acabam exigindo mais trabalho, tempo ou esforço por causa do mau planejamento ou falta de comunicação.

o gerenciamento eficaz do escopo requer uma boa comunicação. Isso garante que todos na equipe entendam a extensão do projeto e concordem exatamente como os objetivos do projeto serão alcançados. Como parte do gerenciamento de escopo, o líder da equipe deve solicitar aprovações e assinaturas das partes interessadas à medida que o projeto prossegue, garantindo que o projeto finalizado proposto atenda às necessidades de todos.

a importância de definir o escopo de um projeto

escrever uma declaração de escopo do projeto que inclua informações sobre as entregas do projeto é um primeiro passo no planejamento do projeto. Os benefícios que uma declaração de escopo de projeto fornece a qualquer organização que empreenda uma nova iniciativa incluem o seguinte:

• articula o que o projeto envolve, de modo a que todos os interessados possam compreender o que está envolvido;
• fornece um roteiro que os gestores podem utilizar para atribuir tarefas, cronograma de trabalho e orçamento de forma adequada;
• ajuda a focar os membros da equipe sobre os objectivos comuns; e
• impede de projetos, especialmente os complexos, de expandir-se além do estabelecido visão.

estabelecer o escopo do projeto garante que os projetos sejam focados e executados de acordo com as expectativas. O escopo fornece uma base sólida para gerenciar um projeto à medida que avança e ajuda a garantir que os recursos não sejam desviados ou desperdiçados em elementos fora do escopo.

como definir o escopo de um projeto

definir o escopo do projeto requer a contribuição das partes interessadas do projeto. Eles trabalham com gerentes de projeto para estabelecer os elementos-chave do orçamento, objetivos, qualidade e cronograma.

para determinar o escopo, os gerentes de projeto devem coletar requisitos para o que as partes interessadas precisam do projeto. Isso inclui os seguintes elementos:

• o objetivo e as entregas do projeto;
• quando o projeto deve ser concluído; e
• quanto as partes interessadas podem pagar por ele.

o objetivo é reunir e registrar informações precisas e precisas durante este processo, de modo que o escopo do projeto reflita todos os requisitos. Fazer isso melhora as chances de os líderes de projeto entregarem produtos que atendam às expectativas das partes interessadas no prazo e no orçamento.

Escrever uma declaração do escopo do projeto

Uma declaração do escopo do projeto é um documento escrito que inclui todas as informações necessárias para produzir as entregas do projeto. É mais detalhado do que uma declaração de trabalho; ajuda a equipe do projeto a permanecer focada e na tarefa. A declaração de escopo também fornece ao líder ou facilitador da equipe do Projeto Diretrizes para tomar decisões sobre solicitações de mudança durante o projeto.

a declaração de escopo do projeto estabelece o que não está incluído em suas iniciativas, implícita ou explicitamente. Os objetivos e tarefas não listados na declaração de escopo devem ser considerados fora do escopo. Os gerentes de projeto também podem listar trabalhos específicos que não farão parte do projeto.

como tal, esta declaração estabelece os limites de um projeto. Os líderes do projeto devem atender a esses requisitos e mapear o que deve acontecer e em que ordem esses itens devem ocorrer. Isso leva à criação de uma estrutura de divisão de trabalho (WBS). A WBS divide o trabalho planejado em porções menores e definidas e tarefas necessárias.

uma declaração de escopo bem articulada é uma parte crítica do gerenciamento eficaz de projetos. O escopo do projeto deve ser determinado para cada projeto, independentemente do método de gerenciamento de projetos usado. As partes interessadas do projeto devem revisar a declaração de escopo do projeto, revisá-la conforme necessário e aprová-la.

uma vez que a declaração de escopo do projeto é concluída e aprovada, os gerentes de projeto podem atribuir tarefas e dar às suas equipes instruções sobre o que precisam fazer para atender aos prazos, orçamento e metas de destino.

planejamento e gerenciamento de escopo

atualizações e alterações fazem parte do processo de gerenciamento de projetos. À medida que o trabalho avança, os gerentes devem controlar cuidadosamente quais alterações são feitas no escopo do projeto e documentá-las. Isso requer fortes habilidades de gerenciamento de projetos.

o processo de gerenciamento de mudanças também exige que os gerentes de projeto e as partes interessadas adiram à Declaração de escopo do projeto. Eles devem reconhecer quais elementos estão dentro do escopo do projeto e quais solicitações estão fora do escopo.Os processos de gerenciamento de mudanças ajudam os gerentes de projeto a determinar como avaliar solicitações de atualizações e alterações no projeto. Distinguir entre as solicitações necessárias e as que estão fora do escopo permite que as organizações evitem a fluência do escopo.

Scope creep é quando mais trabalho é colocado em um projeto enquanto ele está em andamento. Pode adicionar custos e trabalho desnecessário, enquanto distrai dos objetivos e ameaça a qualidade das entregas pretendidas.

exemplo de escopo do projeto

as declarações de escopo tentam fornecer às principais partes interessadas todas as informações de que precisam. A seguir estão alguns elementos que devem ser incluídos em uma declaração de escopo:

• introdução. Isso define o quê e o porquê de um projeto. Um exemplo seria ” este projeto de criação e marketing de conteúdo está sendo realizado pela empresa RealContent Inc. distribuir Artigos em seu blog e sites de mídia social para aumentar a conscientização da marca e aumentar o tráfego para o site.”
• escopo do projeto. Isso define os requisitos do projeto. Ele define as metas gerais para o cronograma e as tarefas do projeto e identifica quem estará envolvido. No exemplo de criação de conteúdo, mightstate: “o projeto incluirá pesquisa, redação, estratégia de Conteúdo e otimização de mecanismos de pesquisa e publicação no site da empresa e nos perfis de mídia social, em Março de 2021. John Smith, Diretor de conteúdo da RealContent, supervisionará essas tarefas. Funcionários e escritores contratados criarão as entregas.”
• entregas. A seção deliverables define o que será fornecido no final do projeto e especifica uma data de envio. Em nosso exemplo, “as entregas para o projeto incluirão um artigo de 2.000 palavras bem pesquisado a ser entregue o mais tardar em Fevereiro. 28, 2021. Dez artigos relacionados e vinculáveis, expandindo os pontos no artigo principal, serão entregues no mesmo prazo.”
• critérios de aceitação. Isso descreve os objetivos do projeto e as métricas que serão usadas para avaliar o sucesso. Por exemplo, ” o artigo principal ganhará 3.000 visualizações de página cumulativas dentro de seis meses após a publicação e gerará dois novos leads.”
• exclusões. Isso descreve o que não será incluído no projeto. Por exemplo, ” o projeto não precisará da criação de multimídia para acompanhar os artigos.”
• restrições. Isso Lista limites rígidos do projeto e coisas que não podem ser alteradas. As restrições do projeto podem pertencer ao cronograma do projeto, orçamento do projeto ou questões técnicas. Por exemplo, ” o projeto tem uma data de envio difícil de Fevereiro.28, 2021, e um orçamento firme de US $5.000 dólares.”

escopo do projeto vs. escopo do produto

o escopo do projeto não deve ser confundido com o escopo do produto. O escopo do produto define os recursos, características, Recursos e funções dos entregáveis no final do projeto.

os líderes de projeto devem criar uma declaração de escopo de produto separada. Eles devem usar o escopo do projeto e as declarações de escopo do produto para apoiar uns aos outros e estabelecer uma compreensão clara do que cada projeto visa alcançar.

o takeaway

definir o escopo do projeto é um passo importante no planejamento e gerenciamento de projetos. Antes do início de um projeto, os gerentes de projeto precisam entender qual é o escopo do projeto para determinar o que deve ser feito e o que está fora do projeto.O escopo do projeto é definido na declaração de escopo, um documento que fornece os objetivos, cronogramas, tarefas e entregas de um projeto. As declarações de escopo alinham as expectativas das partes interessadas e fornecem aos projetos uma estrutura para o sucesso.

uma vez que um projeto está em andamento, é importante mantê-lo no caminho certo e dentro do escopo. Várias ferramentas e estratégias de gerenciamento de projetos estão disponíveis para ajudar as equipes a fazer isso.