hvad er projektomfang?

projektomfang er den del af projektplanlægningen, der indebærer fastlæggelse og dokumentation af en liste over specifikke projektmål, leverancer, opgaver, omkostninger og deadlines. Dokumentationen af et projekts omfang kaldes en omfangserklæring eller mandat. Det forklarer projektets grænser, fastlægger ansvar for hvert teammedlem og opstiller procedurer for, hvordan afsluttet arbejde vil blive verificeret og godkendt.

under projektet hjælper denne dokumentation projektteamet med at forblive fokuseret og på opgaven. Omfangserklæringen giver også teamet retningslinjer for at træffe beslutninger om ændringsanmodninger under projektet. Bemærk, at et projekts omfangserklæring ikke bør forveksles med dets charter; et projekts charter dokumenterer simpelthen, at projektet eksisterer.

store projekter har tendens til at ændre sig, når de skrider frem. Hvis et projekt er blevet effektivt” scoped ” i starten, vil det være lettere at godkende og styre disse ændringer. Når du dokumenterer et projekts omfang, skal interessenter være så specifikke som muligt for at undgå omfangskryb. Scope creep er en situation, hvor en eller flere dele af et projekt ender med at kræve mere arbejde, tid eller kræfter på grund af dårlig planlægning eller fejlkommunikation.

effektiv scope management kræver god kommunikation. Det sikrer, at alle på holdet forstår omfanget af projektet og er enige om præcis, hvordan projektets mål vil blive opfyldt. Som en del af scope management skal teamlederen bede om godkendelser og signoffs fra interessenter, når projektet fortsætter, hvilket sikrer, at det foreslåede færdige projekt imødekommer alles behov.

vigtigheden af at definere et projekts omfang

at skrive en projektomfang, der indeholder oplysninger om projektleverancerne, er et første skridt i projektplanlægningen. De fordele, som en projektomfang erklæring giver til enhver organisation, der foretager et nyt initiativ, inkluderer følgende:

• artikulerer, hvad projektet indebærer, så alle interessenter kan forstå, hvad der er involveret;
• giver en køreplan, som ledere kan bruge til at tildele opgaver, planlægge arbejde og budget korrekt;
• hjælper med at fokusere teammedlemmer på fælles mål; og
• forhindrer projekter, især komplekse, i at udvide sig ud over den etablerede vision.

etablering af projektomfang sikrer, at projekterne er fokuseret og udført til forventningerne. Omfanget giver et stærkt fundament for styring af et projekt, når det bevæger sig fremad og hjælper med at sikre, at ressourcer ikke omdirigeres eller spildes på elementer uden for anvendelsesområdet.

Sådan defineres omfanget af et projekt

definition af projektomfang kræver input fra projektets interessenter. De arbejder med projektledere for at etablere de vigtigste elementer i budget, mål, kvalitet og tidslinje.

for at bestemme omfanget skal projektledere indsamle krav til, hvad interessenterne har brug for fra projektet. Dette omfatter følgende elementer:

• projektets mål og resultater;
• når projektet skal være afsluttet; og
• hvor meget interessenterne kan betale for det.

målet er at indsamle og registrere præcise og nøjagtige oplysninger under denne proces, så projektets omfang afspejler alle krav. Ved at gøre dette forbedres projektledernes chancer for at levere produkter, der opfylder interessenternes forventninger til tiden og på budgettet.

skrivning af en projektomfang

en projektomfang er et skriftligt dokument, der indeholder alle de nødvendige oplysninger til produktion af projektleverancerne. Det er mere detaljeret end en erklæring om arbejde; det hjælper projektteamet med at forblive fokuseret og på opgaven. Scope-erklæringen giver også projektteamlederen eller facilitatoren retningslinjer for at træffe beslutninger om ændringsanmodninger under projektet.

erklæringen om projektomfang fastlægger, hvad der ikke er inkluderet i dets initiativer, hverken implicit eller eksplicit. Mål og opgaver, der ikke er anført i erklæringen om anvendelsesområde, bør betragtes som uden for anvendelsesområdet. Projektledere kan også liste specifikt arbejde, der ikke vil være en del af projektet.

som sådan fastlægger denne erklæring grænserne for et projekt. Projektledere skal tage disse krav og kortlægge, hvad der skal ske, og i hvilken rækkefølge disse elementer skal forekomme. Dette fører til oprettelsen af en arbejdsopdelingsstruktur. Det planlagte arbejde opdeles i mindre, definerede dele og nødvendige opgaver.

en velformuleret omfangserklæring er en kritisk del af effektiv projektledelse. Projektomfanget skal bestemmes for hvert projekt, uanset hvilken projektstyringsmetode der anvendes. Interessenter for projektet bør gennemgå erklæringen om projektets omfang, revidere den efter behov og godkende den.

når erklæringen om projektomfang er afsluttet og godkendt, kan projektledere tildele opgaver og give deres teams anvisninger om, hvad de skal gøre for at opfylde måltidslinjer, budget og mål.

Scope planlægning og ledelse

opdateringer og ændringer er en del af projektstyringsprocessen. Efterhånden som arbejdet skrider frem, skal ledere omhyggeligt kontrollere, hvilke ændringer der foretages i projektomfanget og dokumentere dem. Dette kræver stærke projektledelsesfærdigheder.

forandringsledelsesprocessen kræver også, at projektledere og interessenter overholder erklæringen om projektomfang. De skal erkende, hvilke elementer der er inden for projektets omfang, og hvilke anmodninger der er uden for anvendelsesområdet.

Change management-processer hjælper projektledere med at bestemme, hvordan de skal evaluere anmodninger om opdateringer og ændringer af projektet. At skelne mellem nødvendige anmodninger og dem, der er uden for rækkevidde, gør det muligt for organisationer at undgå rækkevidde.

Scope creep er, når mere arbejde tackles på et projekt, mens det er i gang. Det kan tilføje omkostninger og unødvendigt arbejde, samtidig med at det distraherer fra målene og truer kvaliteten af de tilsigtede leverancer.

eksempel på projektomfang

Omfangserklæringer forsøg på at give vigtige interessenter alle de oplysninger, de har brug for. Følgende er nogle elementer, der skal inkluderes i en omfangserklæring:

• Indledning. Dette definerer hvad og hvorfor af et projekt. Et eksempel ville være ” dette indholdsoprettelses-og marketingprojekt gennemføres af virksomheden RealContent Inc. at distribuere artikler på sin blog og sociale mediesider for at øge brandbevidstheden og øge trafikken til hjemmesiden.”
• projektomfang. Dette definerer projektets krav. Det sætter de generelle mål for projektplanen og opgaverne og identificerer, hvem der vil være involveret. I eksemplet med oprettelse af indhold, det mightstate: “projektet vil omfatte forskning, skrivning, indholdsstrategi og søgemaskineoptimering og offentliggørelse på virksomhedens hjemmeside og sociale medieprofiler i Marts 2021. John Smith, realcontent content director, vil føre tilsyn med disse opgaver. Personale og kontraktforfattere vil skabe leverancerne.”
• leverancer. Afsnittet leverancer definerer, hvad der skal leveres i slutningen af projektet, og angiver en indsendelsesdato. I vores eksempel vil ” leverancer til projektet omfatte en velundersøgt artikel på 2.000 ord, der skal leveres senest i Februar. 28, 2021. Ti relaterede og linkbare artikler, udvidelse af punkter i hovedartiklen vil blive leveret på samme frist.”
• acceptkriterier. Dette beskriver projektmålene og de målinger, der vil blive brugt til at vurdere succes. For eksempel ” hovedartiklen får 3.000 kumulative sidevisninger inden for seks måneder efter offentliggørelsen og genererer to nye kundeemner.”
• udelukkelser. Dette beskriver, hvad der ikke vil blive inkluderet i projektet. For eksempel ” projektet har ikke brug for oprettelse af multimedier for at gå med artiklerne.”
• begrænsninger. Dette viser hårde grænser for projektet og ting, der ikke kan ændres. Projektbegrænsninger kan vedrøre projektplanen, projektbudgettet eller tekniske problemer. For eksempel, ” projektet har en hård indsendelsesdato i Februar.28, 2021, og et fast budget på $5.000 dollars.”

projektomfang vs. produktomfang

projektomfang bør ikke forveksles med produktomfang. Produktomfang definerer kapacitet, egenskaber, funktioner og funktioner i leverancerne i slutningen af projektet.

projektledere skal oprette en separat erklæring om produktomfang. De skal bruge både projektomfanget og produktomfanget til at støtte hinanden og skabe en klar forståelse af, hvad hvert projekt sigter mod at opnå.

afhentning

definition af projektomfang er et vigtigt skridt i projektplanlægning og ledelse. Før et projekt begynder, skal projektledere forstå, hvad projektets omfang er for at bestemme, hvad der skal gøres, og hvad der falder uden for projektet.

projektomfang er defineret i omfangserklæringen, et dokument, der indeholder et projekts mål, tidsplaner, opgaver og leverancer. Omfangserklæringer stemmer overens med interessenternes forventninger og giver projekter en ramme for succes.

når et projekt er i gang, er det vigtigt at holde det på sporet og inden for rækkevidde. Forskellige projektstyringsværktøjer og strategier er tilgængelige for at hjælpe teams med at gøre det.