Was ist Projektumfang?

Projektumfang ist der Teil der Projektplanung, bei dem eine Liste spezifischer Projektziele, Ergebnisse, Aufgaben, Kosten und Fristen festgelegt und dokumentiert wird. Die Dokumentation des Projektumfangs wird als Scope Statement oder Terms of Reference bezeichnet. Es erklärt die Grenzen des Projekts, legt Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied fest und legt Verfahren fest, wie abgeschlossene Arbeiten überprüft und genehmigt werden.

Während des Projekts hilft diese Dokumentation dem Projektteam, konzentriert und auf die Aufgabe fokussiert zu bleiben. Die Scope-Anweisung bietet dem Team auch Richtlinien für Entscheidungen über Änderungsanforderungen während des Projekts. Beachten Sie, dass die Scope-Anweisung eines Projekts nicht mit seiner Charta verwechselt werden sollte; Die Charta eines Projekts dokumentiert lediglich, dass das Projekt existiert.

Große Projekte neigen dazu, sich im Laufe des Fortschritts zu ändern. Wenn ein Projekt zu Beginn effektiv „scoped“ wurde, ist es einfacher, diese Änderungen zu genehmigen und zu verwalten. Bei der Dokumentation des Projektumfangs sollten die Stakeholder so spezifisch wie möglich sein, um ein Kriechen des Umfangs zu vermeiden. Scope Creep ist eine Situation, in der ein oder mehrere Teile eines Projekts aufgrund schlechter Planung oder Fehlkommunikation mehr Arbeit, Zeit oder Aufwand erfordern.

Effektives Bereichsmanagement erfordert eine gute Kommunikation. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder im Team den Umfang des Projekts versteht und sich genau darauf einigt, wie die Projektziele erreicht werden. Im Rahmen des Bereichsmanagements sollte der Teamleiter im Verlauf des Projekts die Stakeholder um Genehmigungen und Freigaben bitten, um sicherzustellen, dass das vorgeschlagene fertige Projekt den Anforderungen aller gerecht wird.

Die Bedeutung der Definition des Projektumfangs

Das Schreiben einer Projektumfangserklärung, die Informationen zu den Projektergebnissen enthält, ist ein erster Schritt in der Projektplanung. Zu den Vorteilen, die eine Projektumfangserklärung für jede Organisation bietet, die eine neue Initiative durchführt, gehören die folgenden:

• artikuliert, was das Projekt beinhaltet, damit alle Beteiligten verstehen, worum es geht;
• bietet eine Roadmap, mit der Manager Aufgaben zuweisen, Arbeit planen und ein angemessenes Budget festlegen können;
• hilft den Teammitgliedern, sich auf gemeinsame Ziele zu konzentrieren; und
• verhindert, dass Projekte, insbesondere komplexe, über die etablierte Vision hinausgehen.

Die Festlegung des Projektumfangs stellt sicher, dass Projekte fokussiert und erwartungsgemäß ausgeführt werden. Der Geltungsbereich bietet eine solide Grundlage für die Verwaltung eines Projekts im weiteren Verlauf und stellt sicher, dass Ressourcen nicht für Elemente außerhalb des Geltungsbereichs umgeleitet oder verschwendet werden.

Definieren des Projektumfangs

Die Definition des Projektumfangs erfordert die Eingabe der Projektbeteiligten. Sie arbeiten mit Projektmanagern zusammen, um die Schlüsselelemente Budget, Ziele, Qualität und Zeitplan festzulegen.

Um den Umfang zu bestimmen, müssen Projektmanager Anforderungen für das sammeln, was die Stakeholder aus dem Projekt benötigen. Dies umfasst die folgenden Elemente:

• das Ziel und die Ergebnisse des Projekts;
• wann das Projekt abgeschlossen sein muss; und
• wie viel die Stakeholder dafür bezahlen können.

Ziel ist es, während dieses Prozesses präzise und genaue Informationen zu sammeln und aufzuzeichnen, damit der Projektumfang alle Anforderungen widerspiegelt. Dies verbessert die Chancen für Projektleiter, Produkte zu liefern, die die Erwartungen der Stakeholder pünktlich und im Rahmen des Budgets erfüllen.

Schreiben einer Projektbereichsanweisung

Eine Projektbereichsanweisung ist ein schriftliches Dokument, das alle erforderlichen Informationen für die Erstellung der Projektergebnisse enthält. Es ist detaillierter als eine Arbeitsanweisung; Es hilft dem Projektteam, konzentriert und auf die Aufgabe zu bleiben. Die Scope-Anweisung bietet dem Projektteamleiter oder Moderator auch Richtlinien für Entscheidungen über Änderungsanträge während des Projekts.

Die Erklärung zum Projektumfang legt fest, was implizit oder explizit nicht in ihren Initiativen enthalten ist. Ziele und Aufgaben, die nicht in der Geltungsbereichserklärung aufgeführt sind, sollten als außerhalb des Geltungsbereichs betrachtet werden. Projektmanager können auch bestimmte Arbeiten auflisten, die nicht Teil des Projekts sind.

Als solches legt diese Aussage die Grenzen eines Projekts fest. Projektleiter müssen diese Anforderungen berücksichtigen und abbilden, was passieren soll und in welcher Reihenfolge diese Elemente auftreten sollen. Dies führt zur Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP). Das PSP unterteilt geplante Arbeiten in kleinere, definierte Teile und erforderliche Aufgaben.

Eine gut formulierte Scope-Anweisung ist ein kritischer Bestandteil eines effektiven Projektmanagements. Der Projektumfang sollte für jedes Projekt festgelegt werden, unabhängig davon, welche Projektmanagementmethode verwendet wird. Stakeholder für das Projekt sollten die Erklärung zum Projektumfang überprüfen, bei Bedarf überarbeiten und genehmigen.

Sobald die Projektumfangserklärung abgeschlossen und genehmigt ist, können Projektmanager Aufgaben zuweisen und ihren Teams Anweisungen geben, was sie tun müssen, um die Zielzeitpläne, das Budget und die Ziele zu erreichen.

Umfangsplanung und -management

Aktualisierungen und Änderungen sind Teil des Projektmanagementprozesses. Im Laufe der Arbeit müssen Manager sorgfältig kontrollieren, welche Änderungen am Projektumfang vorgenommen werden, und diese dokumentieren. Dies erfordert starke Projektmanagement-Fähigkeiten.

Der Change-Management-Prozess erfordert auch, dass Projektmanager und Stakeholder die Erklärung zum Projektumfang einhalten. Sie müssen erkennen, welche Elemente innerhalb des Projektumfangs liegen und welche Anforderungen außerhalb des Projektumfangs liegen.

Änderungsmanagementprozesse helfen Projektmanagern bei der Bestimmung, wie Aktualisierungs- und Änderungsanträge für das Projekt bewertet werden sollen. Durch die Unterscheidung zwischen erforderlichen Anforderungen und Anforderungen, die außerhalb des Geltungsbereichs liegen, können Organisationen ein Kriechen des Geltungsbereichs vermeiden.

Scope Creep ist, wenn mehr Arbeit an einem Projekt angeheftet wird, während es läuft. Es kann Kosten und unnötige Arbeit verursachen, während es von den Zielen ablenkt und die Qualität der beabsichtigten Ergebnisse gefährdet.

Projektumfangsbeispiel

Scope-Anweisungen versuchen, den wichtigsten Stakeholdern alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Im Folgenden sind einige Elemente aufgeführt, die in einer Scope-Anweisung enthalten sein sollten:

• Einführung. Dies definiert das Was und Warum eines Projekts. Ein Beispiel wäre: „Dieses Content-Erstellungs- und Marketingprojekt wird von der Firma RealContent Inc. durchgeführt. artikel auf seinen Blog- und Social-Media-Sites zu verteilen, um die Markenbekanntheit zu steigern und den Traffic auf der Website zu erhöhen.“
• Projektumfang. Dies definiert die Projektanforderungen. Es legt die allgemeinen Ziele für den Projektzeitplan und die Aufgaben fest und identifiziert, wer beteiligt sein wird. Im Beispiel für die Erstellung von Inhalten könnte es seinZustand: „Das Projekt umfasst Recherche, Schreiben, Content-Strategie und Suchmaschinenoptimierung sowie die Veröffentlichung auf der Website und den Social-Media-Profilen des Unternehmens im März von 2021. John Smith, Content Director von RealContent, wird diese Aufgaben übernehmen. Mitarbeiter und Vertragsschreiber erstellen die Ergebnisse.“
• Ergebnisse. Der Abschnitt Deliverables definiert, was am Ende des Projekts bereitgestellt wird, und gibt ein Einreichungsdatum an. In unserem Beispiel „Zu den Ergebnissen des Projekts gehört ein gut recherchierter Artikel mit 2.000 Wörtern, der spätestens im Februar geliefert werden soll. 28, 2021. Zehn verwandte und verknüpfbare Artikel, die Punkte im Hauptartikel erweitern, werden am selben Termin geliefert.“
• Akzeptanzkriterien. Dies beschreibt die Projektziele und die Metriken, die zur Beurteilung des Erfolgs verwendet werden. Zum Beispiel: „Der Hauptartikel erhält innerhalb von sechs Monaten nach Veröffentlichung 3.000 kumulierte Seitenaufrufe und generiert zwei neue Leads.“
• Ausschlüsse. Dies beschreibt, was nicht in das Projekt aufgenommen wird. Zum Beispiel: „Das Projekt benötigt keine Multimedia-Erstellung für die Artikel.“
• Einschränkungen. Dies listet harte Grenzen des Projekts und Dinge auf, die nicht geändert werden können. Projektbeschränkungen können sich auf den Projektzeitplan, das Projektbudget oder technische Probleme beziehen. Zum Beispiel, „Das Projekt hat einen harten Einreichungstermin Februar.28, 2021, und ein festes Budget von $ 5,000 Dollar.“

Projektumfang vs. Produktumfang

Der Projektumfang sollte nicht mit dem Produktumfang verwechselt werden. Der Produktumfang definiert die Fähigkeiten, Eigenschaften, Merkmale und Funktionen der Ergebnisse am Ende des Projekts.

Projektleiter sollten eine separate Product Scope-Anweisung erstellen. Sie sollten sowohl den Projektumfang als auch die Produktumfangserklärungen verwenden, um sich gegenseitig zu unterstützen und ein klares Verständnis dafür zu schaffen, was jedes Projekt erreichen soll.

The takeaway

Die Definition des Projektumfangs ist ein wichtiger Schritt in der Projektplanung und -verwaltung. Bevor ein Projekt beginnt, müssen Projektmanager verstehen, was der Umfang des Projekts ist, um zu bestimmen, was getan werden muss und was außerhalb des Projekts liegt.

Der Projektumfang wird in der Scope-Anweisung definiert, einem Dokument, das die Ziele, Zeitpläne, Aufgaben und Ergebnisse eines Projekts bereitstellt. Scope Statements stimmen die Erwartungen der Stakeholder ab und geben Projekten einen Rahmen für den Erfolg.

Sobald ein Projekt im Gange ist, ist es wichtig, es auf Kurs und im Rahmen zu halten. Verschiedene Projektmanagement-Tools und -Strategien stehen zur Verfügung, um Teams dabei zu helfen.