mikä on hankkeen laajuus?

hankkeen laajuus on se osa projektisuunnittelua, jossa määritetään ja dokumentoidaan luettelo hankkeen tavoitteista, tuloksista, tehtävistä, kustannuksista ja määräajoista. Projektin laajuuden dokumentointia kutsutaan laajuusselvitykseksi tai toimeksiannoksi. Siinä selitetään projektin rajat, määritellään vastuut jokaiselle tiimin jäsenelle ja vahvistetaan menettelyt, miten valmis työ tarkistetaan ja hyväksytään.

projektin aikana tämä dokumentaatio auttaa projektiryhmää keskittymään ja keskittymään tehtävään. Scope statement antaa tiimille myös ohjeet muutospyyntöjä koskevien päätösten tekemiseen projektin aikana. Huomaa, että hankkeen soveltamisalaa koskevaa selvitystä ei tule sekoittaa sen peruskirjaan, vaan hankkeen peruskirjassa yksinkertaisesti dokumentoidaan, että hanke on olemassa.

suuret hankkeet muuttuvat yleensä niiden edetessä. Jos hanke on alussa ”scopattu” tehokkaasti, muutosten hyväksyminen ja hallinta on helpompaa. Dokumentoidessaan hankkeen laajuutta sidosryhmien olisi oltava mahdollisimman tarkkoja, jotta vältettäisiin soveltamisalan hiipuminen. Scope creep on tilanne, jossa yksi tai useampi osa projektin lopulta vaativat enemmän työtä, aikaa tai vaivaa huonon suunnittelun tai väärinkäsityksiä.

tehokas soveltamisalan hallinnointi edellyttää hyvää viestintää. Näin varmistetaan, että kaikki tiimissä ymmärtävät projektin laajuuden ja sopivat tarkalleen, miten projektin tavoitteet saavutetaan. Osana scope management, tiiminvetäjän tulisi pyytää hyväksyntää ja allekirjoituksia sidosryhmiltä hankkeen edetessä, varmistaa, että ehdotettu valmis hanke vastaa kaikkien tarpeisiin.

hankkeen soveltamisalan määrittely

hankkeen laajuusselvityksen laatiminen, joka sisältää tietoa hankkeen tuotoksista, on ensimmäinen askel hankkeen suunnittelussa. Hyödyt hankkeen laajuus selvitys tarjoaa kaikille organisaatioille, jotka tekevät uuden aloitteen ovat seuraavat:

• kertoo, mitä hankkeeseen sisältyy, jotta kaikki sidosryhmät voivat ymmärtää, mitä siihen liittyy;
• tarjoaa etenemissuunnitelman, jonka avulla johtajat voivat jakaa tehtäviä, aikatauluttaa työtä ja budjettia asianmukaisesti;
• auttaa tiimin jäseniä keskittymään yhteisiin tavoitteisiin; ja
• estää erityisen monimutkaisia hankkeita laajentumasta vakiintuneen vision ulkopuolelle.

hankkeen laajuuden määrittely varmistaa, että hankkeet keskitetään ja toteutetaan odotusten mukaisesti. Scope tarjoaa vahvan pohjan projektin johtamiselle sen edetessä ja auttaa varmistamaan, että resursseja ei ohjata tai tuhlata Out-of-scope-elementteihin.

hankkeen soveltamisalan määrittely

hankkeen soveltamisalan määrittely edellyttää hankkeen sidosryhmien panosta. He työskentelevät projektipäälliköiden kanssa määrittääkseen budjetin, tavoitteiden, laadun ja aikataulun keskeiset osatekijät.

laajuuden määrittämiseksi projektipäälliköiden on kerättävä vaatimukset siitä, mitä sidosryhmät tarvitsevat hankkeelta. Tämä sisältää seuraavat osatekijät:

• hankkeen tavoite ja tuotokset;
• milloin hanke on saatettava päätökseen; ja
• kuinka paljon sidosryhmät voivat maksaa siitä.

tavoitteena on kerätä ja tallentaa tarkkaa ja tarkkaa tietoa prosessin aikana, joten hankkeen laajuus vastaa kaikkia vaatimuksia. Tämä parantaa projektijohtajien mahdollisuuksia toimittaa ajoissa ja budjetissa tuotteita, jotka vastaavat sidosryhmien odotuksia.

hankkeen laajuusselvityksen kirjoittaminen

hankkeen laajuusselvitys on kirjallinen asiakirja, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot hankkeen tulosten tuottamiseksi. Se on yksityiskohtaisempi kuin työilmoitus; se auttaa projektiryhmää keskittymään ja keskittymään tehtävään. Scope statement antaa myös projektin ryhmänjohtajalle tai fasilitaattorille ohjeet muutospyyntöjä koskevien päätösten tekemiseen projektin aikana.

hankkeen soveltamisalaa koskevassa selvityksessä esitetään implisiittisesti tai eksplisiittisesti se, mikä ei sisälly hankkeen aloitteisiin. Tavoitteet ja tehtävät, joita ei ole lueteltu soveltamisalaa koskevassa selvityksessä, olisi katsottava soveltamisalan ulkopuolelle. Projektipäälliköt voivat myös luetella tiettyjä töitä, jotka eivät kuulu projektiin.

tässä lausumassa määritellään hankkeen rajat. Projektijohtajien on otettava nämä vaatimukset ja kartoitettava, mitä pitäisi tapahtua ja missä järjestyksessä nämä asiat tapahtuvat. Tämä johtaa työnjakorakenteen (work breakdown structure, WBS) luomiseen. WBS jakaa suunnitellut työt pienempiin, määriteltyihin osiin ja vaadittuihin tehtäviin.

hyvin jäsennetty soveltamisalalausunto on tärkeä osa tehokasta projektinhallintaa. Projektin laajuus tulisi määrittää jokaiselle projektille riippumatta siitä, mitä projektinhallintamenetelmää käytetään. Hankkeen sidosryhmien olisi tarkasteltava hankkeen soveltamisalaa koskevaa selvitystä, tarkistettava sitä tarpeen mukaan ja hyväksyttävä se.

kun hankkeen laajuusselvitys on valmis ja hyväksytty, projektipäälliköt voivat antaa tehtäviä ja antaa ryhmilleen ohjeita siitä, mitä heidän on tehtävä saavuttaakseen tavoiteaikataulut, budjetin ja tavoitteet.

Scope planning and management

päivitykset ja muutokset ovat osa projektinhallintaprosessia. Työn edetessä esimiesten on valvottava tarkasti, mitä muutoksia projektin laajuuteen tehdään ja dokumentoitava ne. Tämä edellyttää vahvaa projektinhallintaosaamista.

muutosjohtamisprosessi edellyttää myös, että projektipäälliköt ja sidosryhmät noudattavat hankkeen laajuusselvitystä. Heidän on tunnistettava, mitkä osatekijät kuuluvat hankkeen soveltamisalaan ja mitkä pyynnöt ovat soveltamisalan ulkopuolella.

Muutoksenhallintaprosessit auttavat projektipäälliköitä määrittämään, miten projektiin tehtäviä päivityksiä ja muutoksia koskevia pyyntöjä arvioidaan. Tarpeellisten ja soveltamisalan ulkopuolella olevien pyyntöjen erottaminen toisistaan auttaa organisaatioita välttämään soveltamisalan hiipimisen.

Scope creep on sitä, kun projektiin lisätään työtä sen ollessa käynnissä. Se voi lisätä kustannuksia ja turhaa työtä, samalla kun se häiritsee tavoitteita ja uhkaa suunniteltujen suoritusten laatua.

Project scope esimerkki

Scope statements pyrkii tarjoamaan keskeisille sidosryhmille kaiken tarvitsemansa tiedon. Seuraavat ovat joitakin seikkoja, jotka olisi sisällytettävä soveltamisalaa koskevaan selvitykseen:

• Johdanto. Tämä määrittelee, mitä ja miksi hanke. Esimerkkinä voisi mainita ” tämän sisällön luonti-ja markkinointiprojektin toteuttaa yritys RealContent Inc. jakaa artikkeleita blogissaan ja sosiaalisen median sivustoilla bränditietoisuuden lisäämiseksi ja liikenteen lisäämiseksi sivustolle.”
• hankkeen laajuus. Tämä määrittelee projektin vaatimukset. Siinä asetetaan projektin aikataululle ja tehtäville yleiset tavoitteet ja yksilöidään, ketkä siihen osallistuvat. Sisällönluomisesimerkissä se mightstate: ”projekti sisältää tutkimuksen, kirjoittamisen, sisältöstrategian ja hakukoneoptimoinnin sekä julkaisemisen yhtiön verkkosivuilla ja sosiaalisen median profiileissa maaliskuussa 2021. John Smith, RealContent content director, valvoo näitä tehtäviä. Henkilöstö ja sopimuskirjoittajat luovat tuotokset.”
• suoritteet. Suoritteet-osiossa määritellään, mitä annetaan projektin lopussa ja määritellään toimittamispäivä. Esimerkissämme, ” Deliverables for the project sisältää hyvin tutkitun, 2,000-sanaisen artikkelin, joka toimitetaan viimeistään helmikuussa. 28, 2021. Kymmenen aiheeseen liittyvää ja linkitettävää artikkelia, jotka laajenevat pääartikkelin kohtiin, toimitetaan samana määräaikana.”
• hyväksymiskriteerit. Tämä kuvaa projektin tavoitteita ja mittareita, joita käytetään menestyksen arvioinnissa. Esimerkiksi ” pääartikkeli saa 3000 kumulatiivista sivunäkymää kuuden kuukauden kuluessa julkaisusta ja luo kaksi uutta liidettä.”
• poissulkemiset. Tämä kuvaa sitä, mitä hankkeeseen ei sisällytetä. Esimerkiksi, ” hanke ei tarvitse luoda multimedia mennä artikkeleita.”
• rajoitteet. Tämä listaa projektin kovat rajat ja asiat, joita ei voi muuttaa. Hankkeen rajoitukset voivat koskea projektin aikataulua, projektin budjettia tai teknisiä kysymyksiä. Esimerkiksi ” hankkeella on kova jättöpäivä Helmikuu.28, 2021 ja jämäkkä budjetti 5 000 dollaria.”

hankkeen laajuus vs. tuotteen laajuus

hankkeen soveltamisalaa ei tule sekoittaa tuotteen määritelmään. Product scope määrittelee suoritteiden ominaisuudet, ominaisuudet, ominaisuudet ja toiminnot projektin lopussa.

Projektinjohtajien tulisi laatia erillinen tuoteseloste. Niiden tulisi käyttää sekä hankkeen laajuutta että tuotteen laajuutta koskevia lausuntoja toistensa tukena ja luoda selkeä käsitys siitä, mitä jokaisella hankkeella pyritään saavuttamaan.

takeaway

hankkeen laajuuden määrittely on tärkeä askel hankkeen suunnittelussa ja johtamisessa. Ennen projektin aloittamista projektipäälliköiden on ymmärrettävä, mikä on projektin laajuus, jotta voidaan määrittää, mitä on tehtävä ja mikä jää projektin ulkopuolelle.

hankkeen laajuus määritellään soveltamisalaselvityksessä, joka on asiakirja, jossa esitetään hankkeen tavoitteet, aikataulut, tehtävät ja tuotokset. Soveltamisalalausunnot vastaavat sidosryhmien odotuksia ja antavat hankkeille puitteet onnistumiselle.

kun hanke on käynnissä, on tärkeää pitää se raiteillaan ja sen soveltamisalan puitteissa. Käytettävissä on erilaisia projektinhallinnan työkaluja ja strategioita, joiden avulla tiimit voivat tehdä tämän.