Qu’est-ce que la portée du projet?

La portée du projet est la partie de la planification du projet qui consiste à déterminer et à documenter une liste d’objectifs, de produits livrables, de tâches, de coûts et de délais spécifiques au projet. La documentation de la portée d’un projet est appelée énoncé de portée ou mandat. Il explique les limites du projet, établit les responsabilités de chaque membre de l’équipe et établit des procédures pour la vérification et l’approbation des travaux terminés.

Pendant le projet, cette documentation aide l’équipe du projet à rester concentrée et sur la tâche. L’énoncé de portée fournit également à l’équipe des lignes directrices pour prendre des décisions concernant les demandes de changement au cours du projet. Notez que l’énoncé de portée d’un projet ne doit pas être confondu avec sa charte; la charte d’un projet documente simplement l’existence du projet.

Les grands projets ont tendance à changer à mesure qu’ils progressent. Si un projet a été effectivement « défini  » au début, l’approbation et la gestion de ces changements seront plus faciles. Lors de la documentation de la portée d’un projet, les parties prenantes doivent être aussi précises que possible pour éviter le fluage de la portée. Le fluage de la portée est une situation dans laquelle une ou plusieurs parties d’un projet finissent par nécessiter plus de travail, de temps ou d’efforts en raison d’une mauvaise planification ou d’une mauvaise communication.

Une gestion efficace de la portée nécessite une bonne communication. Cela garantit que tous les membres de l’équipe comprennent l’étendue du projet et s’entendent sur la manière exacte dont les objectifs du projet seront atteints. Dans le cadre de la gestion de la portée, le chef d’équipe doit demander les approbations et les approbations des parties prenantes au fur et à mesure que le projet se poursuit, afin de s’assurer que le projet fini proposé répond aux besoins de chacun.

L’importance de définir la portée d’un projet

La rédaction d’un énoncé de la portée du projet qui comprend des informations sur les livrables du projet est une première étape de la planification du projet. Les avantages qu’un énoncé de portée de projet procure à toute organisation qui entreprend une nouvelle initiative sont les suivants:

• articule ce que le projet implique afin que toutes les parties prenantes puissent comprendre ce qui est impliqué;
• fournit une feuille de route que les gestionnaires peuvent utiliser pour assigner les tâches, planifier le travail et le budget de manière appropriée;
• aide les membres de l’équipe à se concentrer sur des objectifs communs; et
• empêche les projets, en particulier les projets complexes, de s’étendre au-delà de la vision établie.

L’établissement de la portée du projet garantit que les projets sont ciblés et exécutés conformément aux attentes. La portée fournit une base solide pour la gestion d’un projet à mesure qu’il avance et permet de s’assurer que les ressources ne sont pas détournées ou gaspillées sur des éléments hors de la portée.

Comment définir la portée d’un projet

La définition de la portée du projet nécessite l’apport des parties prenantes du projet. Ils travaillent avec les chefs de projet pour établir les éléments clés du budget, des objectifs, de la qualité et du calendrier.

Pour déterminer la portée, les gestionnaires de projet doivent recueillir les exigences pour ce dont les parties prenantes ont besoin du projet. Cela comprend les éléments suivants:

• l’objectif et les livrables du projet;
• quand le projet doit être terminé; et
• combien les parties prenantes peuvent payer pour cela.

L’objectif est de recueillir et d’enregistrer des informations précises et précises au cours de ce processus, de sorte que la portée du projet reflète toutes les exigences. Cela améliore les chances pour les chefs de projet de livrer des produits qui répondent aux attentes des parties prenantes dans les délais et le budget impartis.

Rédaction d’un énoncé de portée de projet

Un énoncé de portée de projet est un document écrit qui comprend toutes les informations requises pour produire les produits livrables du projet. Il est plus détaillé qu’un énoncé de travail; il aide l’équipe de projet à rester concentrée et sur la tâche. L’énoncé de portée fournit également au chef d’équipe ou au facilitateur de projet des lignes directrices pour prendre des décisions concernant les demandes de changement au cours du projet.

L’énoncé de portée du projet établit ce qui n’est pas inclus dans ses initiatives, implicitement ou explicitement. Les objectifs et les tâches qui ne figurent pas dans l’énoncé de portée doivent être considérés comme hors de portée. Les chefs de projet peuvent également énumérer des travaux spécifiques qui ne feront pas partie du projet.

En tant que tel, cette déclaration établit les limites d’un projet. Les chefs de projet doivent prendre en compte ces exigences et cartographier ce qui devrait se passer et dans quel ordre ces éléments devraient se produire. Cela conduit à la création d’une structure de répartition du travail (WBS). Le WBS décompose le travail planifié en parties plus petites et définies et les tâches requises.

Un énoncé de portée bien articulé est un élément essentiel d’une gestion de projet efficace. La portée du projet doit être déterminée pour chaque projet, quelle que soit la méthode de gestion de projet utilisée. Les intervenants du projet devraient examiner l’énoncé de la portée du projet, le réviser au besoin et l’approuver.

Une fois l’énoncé de portée du projet terminé et approuvé, les gestionnaires de projet peuvent assigner des tâches et donner à leurs équipes des directives sur ce qu’ils doivent faire pour respecter les délais, le budget et les objectifs cibles.

Planification et gestion de la portée

Les mises à jour et les changements font partie du processus de gestion de projet. Au fur et à mesure que le travail progresse, les gestionnaires doivent contrôler soigneusement les modifications apportées à la portée du projet et les documenter. Cela nécessite de solides compétences en gestion de projet.

Le processus de gestion du changement exige également que les gestionnaires de projet et les intervenants adhèrent à l’énoncé de la portée du projet. Ils doivent reconnaître quels éléments sont dans la portée du projet et quelles demandes sont hors de portée.

Les processus de gestion du changement aident les chefs de projet à déterminer comment évaluer les demandes de mises à jour et de modifications du projet. La distinction entre les demandes nécessaires et celles qui sont hors de portée permet aux organisations d’éviter le fluage de la portée.

Le fluage de la portée est lorsque plus de travail est attaché à un projet pendant qu’il est en cours. Cela peut ajouter des coûts et du travail inutile, tout en détournant l’attention des objectifs et en menaçant la qualité des produits attendus.

Exemple de portée du projet

Les énoncés de portée tentent de fournir aux parties prenantes clés toutes les informations dont elles auront besoin. Voici quelques éléments qui devraient être inclus dans un énoncé de portée:

• Présentation. Cela définit le quoi et le pourquoi d’un projet. Un exemple serait « Ce projet de création de contenu et de marketing est entrepris par la société RealContent Inc. distribuer des articles sur son blog et ses sites de médias sociaux pour accroître la notoriété de la marque et augmenter le trafic vers le site Web. »
• Portée du projet. Cela définit les exigences du projet. Il définit les objectifs généraux du calendrier et des tâches du projet et identifie les personnes qui seront impliquées. Dans l’exemple de création de contenu, cela pourrait être le cas: « Le projet comprendra la recherche, la rédaction, la stratégie de contenu et l’optimisation des moteurs de recherche, ainsi que la publication sur le site Web de l’entreprise et les profils des médias sociaux, en mars 2021. John Smith, directeur du contenu de RealContent, supervisera ces tâches. Le personnel et les rédacteurs de contrats créeront les livrables. »
• Livrables. La section livrables définit ce qui sera fourni à la fin du projet et spécifie une date de soumission. Dans notre exemple, « Les livrables du projet comprendront un article bien documenté de 2 000 mots qui sera livré au plus tard en février. 28, 2021. Dix articles connexes et liables, élargissant les points de l’article principal, seront livrés dans le même délai. »
• Critères d’acceptation. Il décrit les objectifs du projet et les paramètres qui seront utilisés pour évaluer le succès. Par exemple, « L’article principal gagnera 3 000 pages vues cumulées dans les six mois suivant sa publication et générera deux nouveaux prospects. »
• Exclusions. Ceci décrit ce qui ne sera pas inclus dans le projet. Par exemple, « Le projet n’aura pas besoin de la création de multimédia pour accompagner les articles. »
• Contraintes. Cela énumère les limites strictes du projet et les choses qui ne peuvent pas être modifiées. Les contraintes du projet peuvent concerner le calendrier du projet, le budget du projet ou des problèmes techniques. Par exemple, « La date de soumission du projet est fixée à février.28, 2021, et un budget ferme de 5 000 dollars. »

Portée du projet par rapport à la portée du produit

La portée du projet ne doit pas être confondue avec la portée du produit. La portée du produit définit les capacités, les caractéristiques, les caractéristiques et les fonctions des livrables à la fin du projet.

Les chefs de projet doivent créer un énoncé de portée de produit distinct. Ils doivent utiliser à la fois la portée du projet et les énoncés de portée du produit pour se soutenir mutuellement et établir une compréhension claire de ce que chaque projet vise à atteindre.

À emporter

La définition de la portée du projet est une étape importante de la planification et de la gestion du projet. Avant le début d’un projet, les gestionnaires de projet doivent comprendre quelle est la portée du projet pour déterminer ce qui doit être fait et ce qui ne relève pas du projet.

La portée du projet est définie dans l’énoncé de portée, un document qui fournit les objectifs, les calendriers, les tâches et les livrables d’un projet. Les énoncés de portée harmonisent les attentes des parties prenantes et donnent aux projets un cadre de réussite.

Une fois qu’un projet est en cours, il est important de le maintenir sur la bonne voie et dans les limites de sa portée. Divers outils et stratégies de gestion de projet sont disponibles pour aider les équipes à le faire.