mi a projekt hatóköre?

a projekt hatóköre a projekttervezés azon része, amely magában foglalja a konkrét projektcélok, teljesítések, feladatok, költségek és határidők listájának meghatározását és dokumentálását. A projekt hatókörének dokumentációját hatókör-nyilatkozatnak vagy feladatmeghatározásnak nevezzük. Elmagyarázza a projekt határait, meghatározza az egyes csapattagok felelősségét, és meghatározza az elvégzett munka ellenőrzésének és jóváhagyásának eljárásait.

a projekt során ez a dokumentáció segíti a projektcsapatot abban, hogy továbbra is a feladatra összpontosítson. A hatókör-nyilatkozat útmutatást nyújt a csapat számára a változási kérelmekkel kapcsolatos döntések meghozatalához a projekt során. Ne feledje, hogy a projekt hatókörét nem szabad összekeverni a Chartájával; a projekt Chartája egyszerűen dokumentálja, hogy a projekt létezik.

a nagy projektek általában változnak, ahogy haladnak. Ha egy projektet az elején hatékonyan “hatókörrel” láttak el, akkor a változások jóváhagyása és kezelése könnyebb lesz. A projekt hatókörének dokumentálásakor az érdekelt feleknek a lehető legpontosabbnak kell lenniük a hatókör kúszásának elkerülése érdekében. A Scope creep olyan helyzet, amelyben a projekt egy vagy több része több munkát, időt vagy erőfeszítést igényel a rossz tervezés vagy a téves kommunikáció miatt.

a hatékony hatókörkezelés jó kommunikációt igényel. Ez biztosítja, hogy a csapat minden tagja megértse a projekt kiterjedését, és egyetért abban, hogy pontosan hogyan fogják elérni a projekt céljait. A hatókör-kezelés részeként a csoportvezetőnek a projekt előrehaladtával jóváhagyásokat és aláírásokat kell kérnie az érdekelt felektől, biztosítva, hogy a javasolt befejezett projekt megfeleljen mindenki igényeinek.

a projekt hatókörének meghatározásának fontossága

a projekt eredményeire vonatkozó információkat tartalmazó projekt hatókör-nyilatkozat írása a projekttervezés első lépése. A projekt hatókör-nyilatkozat előnyei az új kezdeményezést folytató szervezetek számára a következők:

• megfogalmazza, hogy a projekt mit tartalmaz, hogy minden érdekelt fél megértse, mi van benne;
• ütemtervet nyújt, amelyet a vezetők használhatnak a feladatok hozzárendeléséhez, a munka ütemezéséhez és a költségvetés megfelelő ütemezéséhez;
• segít a csapat tagjainak a közös célokra összpontosítani; és
• megakadályozza, hogy a projektek, különösen az összetettek, túlmutatjanak a kialakult jövőképen.

a projekt hatókörének meghatározása biztosítja, hogy a projekteket az elvárásoknak megfelelően összpontosítsák és hajtsák végre. A hatókör erős alapot nyújt a projekt irányításához, ahogy halad előre, és segít biztosítani, hogy az erőforrásokat ne irányítsák át vagy pazarolják el a hatókörön kívüli elemekre.

hogyan határozzuk meg a projekt hatókörét

a projekt hatókörének meghatározásához a projektben érdekelt felek hozzájárulása szükséges. Együttműködnek a projektmenedzserekkel a költségvetés, a célok, a minőség és az idővonal kulcsfontosságú elemeinek meghatározásában.

a hatókör meghatározásához a projektmenedzsereknek össze kell gyűjteniük azokat a követelményeket, amelyekre az érdekelt feleknek szükségük van a projektből. Ez a következő elemeket tartalmazza:

• a projekt célja és eredményei;
• mikor kell befejezni a projektet; és
• mennyit fizethetnek az érdekeltek.

a cél a pontos és pontos információk összegyűjtése és rögzítése a folyamat során, így a projekt hatóköre tükrözi az összes követelményt. Ez javítja a projektvezetők esélyeit arra, hogy olyan termékeket szállítsanak, amelyek időben és költségvetéssel megfelelnek az érdekelt felek elvárásainak.

projekt hatókör-nyilatkozat írása

a projekt hatókör-nyilatkozat egy írásos dokumentum, amely tartalmazza a projekt-teljesítmények előállításához szükséges összes információt. Részletesebb, mint a munka kimutatása; segít a projektcsapatnak koncentrálni és a feladatra összpontosítani. A hatókör nyilatkozat a projektcsoport vezetőjének vagy facilitátorának iránymutatásokat is nyújt a változtatási kérelmekkel kapcsolatos döntések meghozatalához a projekt során.

a projekt hatóköréről szóló nyilatkozat implicit vagy explicit módon megállapítja, hogy mi nem szerepel a kezdeményezéseiben. A hatály-nyilatkozatban fel nem sorolt célokat és feladatokat nem kell a hatály hatálya alá tartozónak tekinteni. A projektmenedzserek felsorolhatnak olyan konkrét munkákat is, amelyek nem lesznek a projekt részei.

mint ilyen, ez az állítás meghatározza a projekt határait. A projektvezetőknek figyelembe kell venniük ezeket a követelményeket, és fel kell térképezniük, hogy mi történjen, és milyen sorrendben. Ez egy munkabontási struktúra (WBS) létrehozásához vezet. A WBS a tervezett munkát kisebb, meghatározott részekre és szükséges feladatokra bontja.

a jól tagolt hatókör-nyilatkozat A hatékony projektmenedzsment kritikus része. A projekt hatókörét minden projektre meg kell határozni, függetlenül attól, hogy milyen projektmenedzsment módszert alkalmaznak. A projekt érdekelt feleinek felül kell vizsgálniuk a projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozatot, szükség szerint felül kell vizsgálniuk és jóvá kell hagyniuk.

miután a projekt hatóköre nyilatkozat elkészült és jóváhagyásra került, a projektmenedzserek feladatokat rendelhetnek hozzá, és útmutatást adhatnak csapataiknak arról, hogy mit kell tenniük a célidővonalak, a költségvetés és a célok eléréséhez.

hatókör tervezés és menedzsment

a frissítések és módosítások a projektmenedzsment folyamat részét képezik. A munka előrehaladtával a vezetőknek gondosan ellenőrizniük kell a projekt hatókörének módosításait, és dokumentálniuk kell azokat. Ez erős projektmenedzsment készségeket igényel.

a változáskezelési folyamat azt is megköveteli, hogy a projektmenedzserek és az érdekelt felek betartsák a projekt hatókörére vonatkozó nyilatkozatot. Fel kell ismerniük, hogy mely elemek tartoznak a projekt hatókörébe, és mely kérések nem tartoznak a hatókörbe.

a változáskezelési folyamatok segítenek a projektmenedzsereknek meghatározni, hogyan értékeljék a projekt frissítésére és módosítására vonatkozó kérelmeket. A szükséges és a hatályon kívüli kérések megkülönböztetése lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy elkerüljék a hatókör-kúszást.

a Scope creep az, amikor több munkát kötnek egy projekthez, miközben folyamatban van. Költségeket és felesleges munkát okozhat, miközben eltereli a figyelmet a célkitűzésekről, és veszélyezteti a tervezett eredmények minőségét.

projekt hatókör példa

a hatókör-nyilatkozatok megkísérlik megadni a legfontosabb érdekelt feleknek az összes szükséges információt. Az alábbiakban felsorolunk néhány elemet, amelyeket fel kell venni a hatókör-utasításba:

• Bevezetés. Ez határozza meg, hogy mi és miért egy projekt. Példa erre :” ezt a tartalomkészítési és marketing projektet a RealContent Inc. cég végzi. cikkek terjesztése a blogján és a közösségi oldalakon a márka ismertségének növelése és a webhely forgalmának növelése érdekében.”
• projekt hatóköre. Ez határozza meg a projekt követelményeit. Meghatározza a projekt ütemtervének és feladatainak általános céljait, és meghatározza, hogy kik vesznek részt. “A projekt magában foglalja a kutatást, az írást, a tartalomstratégiát és a keresőoptimalizálást, valamint a vállalat honlapján és a közösségi média profiljain való közzétételt 2021 márciusában. John Smith, RealContent tartalom igazgató, felügyeli ezeket a feladatokat. A munkatársak és a szerződésírók fogják létrehozni az eredményeket.”
• teljesítések. A teljesítések szakasz meghatározza, hogy mi lesz a projekt végén, és meghatározza a benyújtás dátumát. Példánkban: “a projekthez készült teljesítések egy jól kutatott, 2000 szavas cikket tartalmaznak, amelyet legkésőbb februárban kell kézbesíteni. 28, 2021. Tíz kapcsolódó és összekapcsolható cikk, amely a fő cikk pontjain bővül, ugyanazon a határidőn belül kerül kézbesítésre.”
• Elfogadási Kritériumok. Ez leírja a projekt céljait és a siker értékeléséhez használt mutatókat. Például: “a fő cikk 3000 összesített oldalmegtekintést nyer a közzétételtől számított hat hónapon belül, és két új érdeklődőt generál.”
• kizárások. Ez leírja, hogy mi nem szerepel a projektben. Például:”a projektnek nem lesz szüksége multimédia létrehozására a cikkekhez.”
• korlátozások. Ez felsorolja a projekt kemény korlátait és azokat a dolgokat, amelyeket nem lehet megváltoztatni. A projekt korlátai vonatkozhatnak a projekt ütemezésére, a projekt költségvetésére vagy a technikai kérdésekre. Például, “a projekt kemény benyújtási dátuma Február.28, 2021, 5000 dolláros cégköltségvetés.”

projekt hatókör vs. termékkör

a projekt hatókörét nem szabad összetéveszteni a termékkörrel. A termékkör meghatározza a projekt végén a teljesítmények képességeit, jellemzőit, jellemzőit és funkcióit.

a projektvezetőknek külön termékkör-nyilatkozatot kell létrehozniuk. Mind a projekt hatókörét, mind a termékkörre vonatkozó nyilatkozatokat fel kell használniuk egymás támogatására, és egyértelműen meg kell érteniük, hogy minden projekt mit kíván elérni.

az elvihető

a projekt hatókörének meghatározása fontos lépés a projekttervezésben és-menedzsmentben. A projekt megkezdése előtt a projektmenedzsereknek meg kell érteniük, hogy mi a projekt hatóköre, hogy meghatározzák, mit kell tenni, és mi esik a projekten kívül.

a projekt hatókörét a scope utasítás határozza meg, amely egy projekt céljait, ütemezését, feladatait és eredményeit tartalmazza. A hatókör-nyilatkozatok összehangolják az érdekelt felek elvárásait, és keretet adnak a projekteknek a sikerhez.

ha egy projekt már folyamatban van, fontos, hogy a projekt a pályán és a hatókörön belül maradjon. Különböző projektmenedzsment eszközök és stratégiák állnak rendelkezésre, amelyek segítenek a csapatoknak ebben.