Che cos’è l’ambito del progetto?

L’ambito del progetto è la parte della pianificazione del progetto che comporta la determinazione e la documentazione di un elenco di obiettivi specifici del progetto, risultati, attività, costi e scadenze. La documentazione dell’ambito di un progetto è chiamata dichiarazione di ambito o termini di riferimento. Spiega i confini del progetto, stabilisce le responsabilità per ogni membro del team e imposta le procedure per come il lavoro completato sarà verificato e approvato.

Durante il progetto, questa documentazione aiuta il team di progetto a rimanere concentrato e sul compito. La dichiarazione scope fornisce inoltre al team le linee guida per prendere decisioni sulle richieste di modifica durante il progetto. Si noti che la dichiarazione di ambito di un progetto non deve essere confusa con la sua carta; la carta di un progetto semplicemente documenta che il progetto esiste.

I grandi progetti tendono a cambiare man mano che progrediscono. Se un progetto è stato effettivamente “ambito” all’inizio, quindi approvare e gestire queste modifiche sarà più facile. Quando si documenta l’ambito di un progetto, le parti interessate dovrebbero essere il più specifiche possibile per evitare lo scorrimento dell’ambito. Scope creep è una situazione in cui una o più parti di un progetto finiscono per richiedere più lavoro, tempo o sforzo a causa di scarsa pianificazione o problemi di comunicazione.

Una gestione efficace dell’ambito richiede una buona comunicazione. Ciò assicura che tutti i membri del team comprendano l’entità del progetto e concordino esattamente su come saranno raggiunti gli obiettivi del progetto. Come parte della gestione dell’ambito, il team leader dovrebbe chiedere approvazioni e firme alle parti interessate man mano che il progetto procede, assicurando che il progetto finito proposto soddisfi le esigenze di tutti.

L’importanza di definire l’ambito di un progetto

Scrivere una dichiarazione di ambito del progetto che includa informazioni sui risultati finali del progetto è un primo passo nella pianificazione del progetto. I vantaggi che una dichiarazione di ambito del progetto fornisce a qualsiasi organizzazione che intraprende una nuova iniziativa includono quanto segue:

• articola ciò che il progetto comporta in modo che tutte le parti interessate possano comprendere ciò che è coinvolto;
• fornisce una roadmap che i manager possono utilizzare per assegnare compiti, pianificare il lavoro e il budget in modo appropriato;
• aiuta a concentrare i membri del team su obiettivi comuni; e
• impedisce ai progetti, particolarmente complessi, di espandersi oltre la

Stabilire l’ambito del progetto garantisce che i progetti siano focalizzati ed eseguiti alle aspettative. L’ambito fornisce una solida base per la gestione di un progetto mentre avanza e aiuta a garantire che le risorse non vengano dirottate o sprecate su elementi fuori dall’ambito.

Come definire l’ambito di un progetto

La definizione dell’ambito del progetto richiede l’input degli stakeholder del progetto. Lavorano con i project manager per stabilire gli elementi chiave di budget, obiettivi, qualità e timeline.

Per determinare l’ambito, i project manager devono raccogliere i requisiti per ciò di cui gli stakeholder hanno bisogno dal progetto. Questo include i seguenti elementi:

• obiettivo e risultati del progetto;
• quando il progetto deve essere completato; e
• quanto le parti interessate possono pagare per questo.

L’obiettivo è raccogliere e registrare informazioni precise e accurate durante questo processo, in modo che l’ambito del progetto rifletta tutti i requisiti. Ciò migliora le possibilità per i responsabili del progetto di fornire prodotti che soddisfano le aspettative degli stakeholder nei tempi e nel budget.

Scrittura di una dichiarazione di ambito del progetto

Una dichiarazione di ambito del progetto è un documento scritto che include tutte le informazioni richieste per la produzione dei deliverable del progetto. È più dettagliato di una dichiarazione di lavoro; aiuta il team di progetto a rimanere concentrato e sul compito. La dichiarazione scope fornisce inoltre al leader del team di progetto o al facilitatore le linee guida per prendere decisioni sulle richieste di modifica durante il progetto.

La dichiarazione di ambito del progetto stabilisce ciò che non è incluso nelle sue iniziative, implicitamente o esplicitamente. Gli obiettivi e i compiti non elencati nella dichiarazione sull’ambito di applicazione dovrebbero essere considerati fuori dall’ambito di applicazione. I project manager possono anche elencare lavori specifici che non faranno parte del progetto.

In quanto tale, questa dichiarazione stabilisce i confini di un progetto. I responsabili del progetto devono prendere tali requisiti e mappare cosa dovrebbe accadere e in quale ordine dovrebbero verificarsi tali elementi. Ciò porta alla creazione di una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Il WBS suddivide il lavoro pianificato in porzioni più piccole e definite e attività richieste.

Una dichiarazione di ambito ben articolata è una parte fondamentale di un’efficace gestione del progetto. L’ambito del progetto deve essere determinato per ogni progetto, indipendentemente dal metodo di gestione del progetto utilizzato. Le parti interessate per il progetto dovrebbero rivedere la dichiarazione di ambito del progetto, rivederla se necessario e approvarla.

Una volta completata e approvata la dichiarazione di ambito del progetto, i project manager possono assegnare compiti e dare ai loro team indicazioni su ciò che devono fare per soddisfare le scadenze, il budget e gli obiettivi di destinazione.

Pianificazione e gestione dell’ambito

Gli aggiornamenti e le modifiche fanno parte del processo di gestione del progetto. Man mano che il lavoro procede, i manager devono controllare attentamente quali modifiche vengono apportate all’ambito del progetto e documentarle. Ciò richiede forti capacità di gestione del progetto.

Il processo di gestione delle modifiche richiede inoltre che i project manager e le parti interessate aderiscano alla dichiarazione di ambito del progetto. Devono riconoscere quali elementi rientrano nell’ambito del progetto e quali richieste sono fuori dall’ambito.

I processi di Change management aiutano i project manager a determinare come valutare le richieste di aggiornamenti e modifiche al progetto. La distinzione tra le richieste necessarie e quelle che non rientrano nell’ambito consente alle organizzazioni di evitare lo scorrimento dell’ambito.

Scope creep è quando più lavoro viene virato su un progetto mentre è in corso. Può aggiungere costi e lavoro non necessario, distraendo dagli obiettivi e minacciando la qualità dei risultati attesi.

Esempio di ambito del progetto

Le dichiarazioni di ambito tentano di fornire alle principali parti interessate tutte le informazioni di cui avranno bisogno. Di seguito sono riportati alcuni elementi che dovrebbero essere inclusi in un’istruzione scope:

• Introduzione. Questo definisce cosa e perché di un progetto. Un esempio potrebbe essere ” Questo progetto di creazione e marketing di contenuti è stato intrapreso dalla società RealContent Inc. per distribuire articoli sul suo blog e siti di social media per aumentare la consapevolezza del marchio e aumentare il traffico verso il sito web.”
• Ambito del progetto. Questo definisce i requisiti del progetto. Definisce gli obiettivi generali per il programma e le attività del progetto e identifica chi sarà coinvolto. Nell’esempio di creazione di contenuti, potrebbe essere: “Il progetto includerà la ricerca, la scrittura, la strategia dei contenuti e l’ottimizzazione dei motori di ricerca e la pubblicazione sul sito Web dell’azienda e sui profili dei social media, a marzo di 2021. John Smith, direttore dei contenuti RealContent, supervisionerà questi compiti. Gli scrittori del personale e del contratto creeranno i risultati finali.”
• Risultati finali. La sezione deliverables definisce ciò che verrà fornito alla fine del progetto e specifica una data di invio. Nel nostro esempio, ” Deliverables per il progetto includerà un articolo ben studiato, 2.000 parole da consegnare entro e non oltre febbraio. 28, 2021. Dieci articoli correlati e collegabili, ampliando i punti dell’articolo principale saranno consegnati in quella stessa scadenza.”
• Criteri di accettazione. Questo descrive gli obiettivi del progetto e le metriche che verranno utilizzate per valutare il successo. Ad esempio, ” L’articolo principale otterrà 3.000 visualizzazioni di pagina cumulative entro sei mesi dalla pubblicazione e genererà due nuovi lead.”
• Esclusioni. Questo descrive ciò che non sarà incluso nel progetto. Ad esempio, “Il progetto non avrà bisogno della creazione di multimedia per andare con gli articoli.”
• Vincoli. Questo elenca i limiti rigidi del progetto e le cose che non possono essere modificate. I vincoli del progetto possono riguardare il programma del progetto, il budget del progetto o problemi tecnici. Ad esempio ,” Il progetto ha una data di presentazione difficile di febbraio.28, 2021, e un budget fisso di dollars 5.000 dollari.”

Ambito del progetto vs. ambito del prodotto

L’ambito del progetto non deve essere confuso con l’ambito del prodotto. L’ambito del prodotto definisce le capacità, le caratteristiche, le caratteristiche e le funzioni dei deliverable alla fine del progetto.

I responsabili del progetto dovrebbero creare una dichiarazione di ambito del prodotto separata. Dovrebbero utilizzare sia l’ambito del progetto che le dichiarazioni sull’ambito del prodotto per sostenersi a vicenda e stabilire una chiara comprensione di ciò che ogni progetto mira a raggiungere.

L’asporto

Definire l’ambito del progetto è un passo importante nella pianificazione e nella gestione del progetto. Prima di iniziare un progetto, i project manager devono capire quale sia lo scopo del progetto per determinare cosa deve essere fatto e cosa cade al di fuori del progetto.

L’ambito del progetto è definito nell’istruzione scope, un documento che fornisce gli obiettivi, le pianificazioni, le attività e i risultati finali di un progetto. Le dichiarazioni di ambito allineano le aspettative delle parti interessate e forniscono ai progetti un quadro di riferimento per il successo.

Una volta che un progetto è in corso, è importante mantenerlo in pista e nell’ambito di applicazione. Sono disponibili vari strumenti e strategie di gestione del progetto per aiutare i team a farlo.