hva er prosjektomfang?

prosjektomfang er den delen av prosjektplanleggingen som innebærer å fastsette og dokumentere en liste over spesifikke prosjektmål, leveranser, oppgaver, kostnader og tidsfrister. Dokumentasjonen av et prosjekts omfang kalles en omfangserklæring eller mandat. Det forklarer prosjektets grenser, etablerer ansvar for hvert lagmedlem og setter opp prosedyrer for hvordan fullført arbeid skal verifiseres og godkjennes.

i løpet av prosjektet hjelper denne dokumentasjonen prosjektgruppen med å holde fokus på oppgaven. Omfangserklæringen gir også teamet retningslinjer for å ta beslutninger om endringsforespørsler under prosjektet. Merk at et prosjekt omfang uttalelse ikke må forveksles med sin charter; et prosjekt charter bare dokumenter som prosjektet finnes.

Store prosjekter har en tendens til å endre seg etter hvert som de utvikler seg. Hvis et prosjekt har blitt effektivt «scoped» i begynnelsen, vil det være enklere å godkjenne og administrere disse endringene. Når du dokumenterer et prosjekts omfang, bør interessenter være så spesifikke som mulig for å unngå omfang kryp. Scope creep er en situasjon der en eller flere deler av et prosjekt ender opp med å kreve mer arbeid, tid eller krefter på grunn av dårlig planlegging eller feilkommunikasjon.

Effektiv omfangsstyring krever god kommunikasjon. Det sikrer at alle på teamet forstår omfanget av prosjektet og er enige om nøyaktig hvordan prosjektets mål skal oppfylles. Som en del av omfangsstyring bør teamlederen be om godkjenninger og signeringer fra interessenter etter hvert som prosjektet fortsetter, slik at det foreslåtte ferdige prosjektet oppfyller alles behov.

viktigheten av å definere et prosjekts omfang

Skrive en prosjektomfang setning som inneholder informasjon om prosjektleveranser er et første trinn i prosjektplanlegging. Fordelene en prosjektomfang gir til enhver organisasjon som foretar et nytt initiativ, inkluderer følgende:

• artikulerer hva prosjektet innebærer, slik at alle interessenter kan forstå hva som er involvert;
• gir et veikart som ledere kan bruke til å tildele oppgaver, planlegge arbeid og budsjett på riktig måte;
• hjelper med å fokusere teammedlemmer på felles mål; og
• forhindrer prosjekter, spesielt komplekse, fra å utvide seg utover den etablerte visjonen.

Etablering av prosjektomfang sikrer at prosjekter er fokusert og utført til forventningene. Omfanget gir et sterkt grunnlag for å administrere et prosjekt når det beveger seg fremover, og bidrar til å sikre at ressurser ikke blir viderekoblet eller bortkastet på elementer utenfor omfanget.

Hvordan definere omfanget av et prosjekt

Definere prosjektomfang krever innspill fra prosjektets interessenter. De jobber med prosjektledere for å etablere nøkkelelementene i budsjett, mål, kvalitet og tidslinje.

for å bestemme omfanget må prosjektledere samle krav til hva interessentene trenger fra prosjektet. Dette inkluderer følgende elementer:

• prosjektets mål og leveranser;
• når prosjektet må fullføres; og
• hvor mye interessentene kan betale for det.

målet er å samle inn og registrere nøyaktig og nøyaktig informasjon under denne prosessen, slik at prosjektets omfang gjenspeiler alle krav. Å gjøre dette forbedrer sjansene for prosjektledere til å levere produkter som oppfyller interessentenes forventninger til tid og budsjett.

Skrive en prosjektomfang-setning

en prosjektomfang-setning er et skriftlig dokument som inneholder all nødvendig informasjon for å produsere prosjektleveransene. Det er mer detaljert enn en uttalelse av arbeid; det hjelper prosjektgruppen forbli fokusert og på oppgaven. Omfangserklæringen gir også prosjektteamleder eller tilrettelegger retningslinjer for å ta beslutninger om endringsforespørsler under prosjektet.

project scope statement fastslår hva som ikke er inkludert i sine initiativer, enten implisitt eller eksplisitt. Mål og oppgaver som ikke er oppført i scope-setningen, bør vurderes utenfor omfanget. Prosjektledere kan også vise bestemte arbeid som ikke vil være en del av prosjektet.

som sådan etablerer denne setningen grensene for et prosjekt. Prosjektledere må ta disse kravene og kartlegge hva som skal skje og i hvilken rekkefølge disse elementene skal skje. Dette fører til etableringen AV en arbeidsnedbrytingsstruktur (WBS). WBS bryter ned planlagt arbeid i mindre, definerte deler og nødvendige oppgaver.

en velartikulert omfangserklæring er en kritisk del av effektiv prosjektledelse. Prosjektomfanget bør bestemmes for hvert prosjekt, uavhengig av hvilken prosjektstyringsmetode som brukes. Interessenter for prosjektet bør gjennomgå prosjektets omfangserklæring, revidere det etter behov og godkjenne det.

når prosjektomfang-setningen er fullført og godkjent, kan prosjektledere tilordne oppgaver og gi teamene instruksjoner om hva de må gjøre for å oppfylle måltidslinjer, budsjett og mål.

Omfangsplanlegging og-styring

Oppdateringer og endringer er en del av prosjektstyringsprosessen. Etter hvert som arbeidet utvikler seg, må ledere nøye kontrollere hvilke endringer som gjøres i prosjektets omfang og dokumentere dem. Dette krever sterke prosjektledelse ferdigheter.

endringsledelsesprosessen krever også at prosjektledere og interessenter overholder prosjektomfang-setningen. De må gjenkjenne hvilke elementer som er innenfor prosjektets omfang og hvilke forespørsler som er utenfor omfanget.

Endringsledelsesprosesser hjelper prosjektledere med å bestemme hvordan de skal evaluere forespørsler om oppdateringer og endringer i prosjektet. Å skille mellom nødvendige forespørsler og de som er utenfor rekkevidde, gjør det mulig for organisasjoner å unngå omfang.

Scope creep er når mer arbeid er tacked på et prosjekt mens det er i gang. Det kan legge kostnader og unødvendig arbeid, mens distraherende fra målene og truer kvaliteten på de tiltenkte leveranser.

eksempel På prosjektomfang

Områdeuttalelser forsøker å gi viktige interessenter all informasjonen de trenger. Følgende er noen elementer som skal inkluderes i en omfangserklæring:

• Introduksjon. Dette definerer hva og hvorfor av et prosjekt. Et eksempel kan være » dette innholdsopprettings – og markedsføringsprosjektet utføres av Selskapet RealContent Inc. å distribuere artikler på sin blogg og sosiale medier for å øke merkekjennskap og øke trafikken til nettstedet.»
• Prosjektomfang. Dette definerer prosjektkravene. Det setter de generelle målene for prosjektplanen og oppgavene og identifiserer hvem som skal være involvert. «Prosjektet vil inkludere forskning ,skriving, innholdsstrategi og søkemotoroptimalisering, og publisering på selskapets nettside og sosiale medier profiler, I Mars 2021. John Smith, RealContent content director, vil overvåke disse oppgavene. Ansatte og kontrakt forfattere vil skape leveranser.»
• Leveranser. Deliverables definerer hva som vil bli gitt på slutten av prosjektet og angir en innleveringsdato. I vårt eksempel, «Leveranser for prosjektet vil omfatte en godt undersøkt, 2,000-ord artikkelen skal leveres senest Februar. 28, 2021. Ti relaterte og linkable artikler, utvide på punkter i hovedartikkelen vil bli levert på samme frist.»
• Akseptkriterier. Dette beskriver prosjektmålene og beregningene som skal brukes til å vurdere suksess. For eksempel, «hovedartikkelen vil få 3000 kumulative sidevisninger innen seks måneder etter publisering og generere to nye kundeemner.»
• Utelukkelser. Dette beskriver hva som ikke vil bli inkludert i prosjektet. For eksempel, «prosjektet trenger ikke opprettelse av multimedia for å gå med artiklene.»
• Begrensninger. Dette viser harde grenser for prosjektet og ting som ikke kan endres. Prosjektbegrensninger kan gjelde prosjektplan, prosjektbudsjett eller tekniske problemer. For eksempel, » prosjektet har en hard innlevering dato For Februar.28, 2021, og et fast budsjett på $ 5000 dollar.»

Prosjektomfang vs. produktomfang

Prosjektomfang må ikke forveksles med produktomfang. Produktomfang definerer evner, egenskaper, egenskaper og funksjoner av leveransene på slutten av prosjektet.

Prosjektledere bør opprette en egen uttalelse om produktomfang. De bør bruke både prosjektets omfang og produktomfang uttalelser for å støtte hverandre og etablere en klar forståelse av hva hvert prosjekt har som mål å oppnå.

takeaway

Definere prosjektomfang Er et viktig skritt i prosjektplanlegging og ledelse. Før et prosjekt begynner, må prosjektledere forstå hva omfanget av prosjektet er å finne ut hva som må gjøres og hva som faller utenfor prosjektet.

prosjektomfang er definert i scope-setningen, et dokument som inneholder mål, tidsplaner, aktiviteter og leveranser av et prosjekt. Omfang uttalelser justere interessentenes forventninger og gi prosjekter et rammeverk for suksess.

når et prosjekt er i gang, er det viktig å holde det på sporet og innenfor rammen. Ulike prosjektstyringsverktøy og strategier er tilgjengelige for å hjelpe lag med å gjøre det.