Wat is projectbereik?

Project scope is het deel van de projectplanning dat bestaat uit het bepalen en documenteren van een lijst van specifieke projectdoelen, te leveren zaken, taken, kosten en deadlines. De documentatie van de scope van een project wordt een scope statement of term of reference genoemd. Het legt de grenzen van het project uit, stelt de verantwoordelijkheden van elk teamlid vast en stelt procedures op voor de manier waarop voltooide werkzaamheden zullen worden geverifieerd en goedgekeurd.

tijdens het project helpt deze documentatie het projectteam zich te concentreren op de taak. De scope statement geeft het team ook richtlijnen voor het nemen van beslissingen over veranderingsverzoeken tijdens het project. Merk op dat de scope statement van een project niet moet worden verward met het Handvest; een project charter documenteert gewoon dat het project bestaat.

grote projecten veranderen naarmate ze vorderen. Als een project in het begin effectief “scoped” is geweest, dan zal het goedkeuren en beheren van deze veranderingen gemakkelijker zijn. Bij het documenteren van de reikwijdte van een project moeten belanghebbenden zo specifiek mogelijk zijn om te voorkomen dat de reikwijdte kruipt. Scope creep is een situatie waarin een of meer delen van een project uiteindelijk meer werk, tijd of inspanning vereisen vanwege slechte planning of miscommunicatie.

effectief scope management vereist goede communicatie. Dat zorgt ervoor dat iedereen in het team de omvang van het project begrijpt en het eens is over hoe de doelstellingen van het project zullen worden bereikt. Als onderdeel van scope management, de teamleider moet vragen om goedkeuring en aftekeningen van belanghebbenden als het project vordert, ervoor te zorgen dat het voorgestelde voltooide project voldoet aan ieders behoeften.

het belang van het definiëren van een project scope

het schrijven van een project scope statement dat informatie bevat over de project deliverables is een eerste stap in de projectplanning. De voordelen die een project scope statement biedt aan een organisatie die een nieuw initiatief onderneemt, zijn onder meer het volgende::

• geeft aan wat het project inhoudt, zodat alle belanghebbenden kunnen begrijpen wat er aan de hand is;
• biedt een routekaart die managers kunnen gebruiken om taken, werkplanning en budget op passende wijze toe te wijzen;
• helpt teamleden zich te concentreren op gemeenschappelijke doelstellingen; en
• voorkomt dat projecten, met name complexe, verder gaan dan de vastgestelde visie.

het vaststellen van de projectomvang zorgt ervoor dat de projecten gericht zijn en volgens de verwachtingen worden uitgevoerd. De scope biedt een sterke basis voor het beheer van een project als het vordert en helpt ervoor te zorgen dat middelen niet worden omgeleid of verspild aan out-of-scope elementen.

hoe de reikwijdte van een project te definiëren

het definiëren van de reikwijdte van het project vereist input van de projectstakeholders. Zij werken samen met projectmanagers om de belangrijkste elementen van budget, doelstellingen, kwaliteit en tijdlijn vast te stellen.

om de reikwijdte te bepalen, moeten projectmanagers eisen verzamelen voor wat de belanghebbenden van het project nodig hebben. Dit omvat de volgende elementen:

• de doelstelling en de resultaten van het project;
• wanneer het project moet worden voltooid; en
• hoeveel de belanghebbenden ervoor kunnen betalen.

het doel is om tijdens dit proces nauwkeurige en nauwkeurige informatie te verzamelen en te registreren, zodat de projectomvang aan alle vereisten voldoet. Dit verbetert de kansen voor projectleiders om producten te leveren die op tijd en binnen het budget aan de verwachtingen van stakeholders voldoen.

het schrijven van een project scope statement

een project scope statement is een geschreven document dat alle benodigde informatie bevat voor het produceren van de project deliverables. Het is gedetailleerder dan een werkoverzicht; het helpt het projectteam gefocust en op taak te blijven. De scope statement geeft de project teamleider of facilitator ook richtlijnen voor het nemen van beslissingen over veranderingsverzoeken tijdens het project.

in de projectomvang wordt aangegeven wat niet impliciet of expliciet in de initiatieven is opgenomen. Doelstellingen en taken die niet in de toepassingsverklaring zijn vermeld, moeten buiten het toepassingsgebied worden geacht. Projectmanagers kunnen ook specifiek werk opsommen dat geen deel uitmaakt van het project.

als zodanig legt deze verklaring de grenzen van een project vast. Projectleiders moeten deze eisen nemen en in kaart brengen wat er moet gebeuren en in welke volgorde die items moeten plaatsvinden. Dit leidt tot de oprichting van een work breakdown structure (WBS). De WBS splitst het geplande werk op in kleinere, gedefinieerde gedeelten en vereiste taken.

een weloverwogen scope statement is een cruciaal onderdeel van effectief projectmanagement. Project scope moet worden bepaald voor elk project, ongeacht welke project management methode wordt gebruikt. Belanghebbenden bij het project moeten de verklaring over de reikwijdte van het project herzien, indien nodig herzien en goedkeuren.

zodra de projectomvangverklaring is voltooid en goedgekeurd, kunnen projectmanagers taken toewijzen en hun teams aanwijzingen geven over wat ze moeten doen om de streefdoelen, het budget en de doelstellingen te halen.

Scope planning en beheer

Updates en wijzigingen maken deel uit van het projectbeheerproces. Naarmate het werk vordert, moeten managers zorgvuldig controleren welke wijzigingen worden aangebracht in de projectomvang en deze documenteren. Dit vereist sterke projectmanagementvaardigheden.

het veranderingsmanagementproces vereist ook dat projectmanagers en stakeholders zich houden aan de project scope statement. Zij moeten erkennen welke elementen binnen de reikwijdte van het project vallen en welke verzoeken buiten de reikwijdte vallen.

Veranderingsmanagementprocessen helpen projectmanagers te bepalen hoe ze verzoeken voor updates en wijzigingen aan het project moeten evalueren. Door onderscheid te maken tussen benodigde verzoeken en verzoeken die buiten het bereik liggen, kunnen organisaties scope creep vermijden.

Scope creep is wanneer meer werk aan een project wordt gekoppeld terwijl het aan de gang is. Het kan kosten en onnodig werk toevoegen, terwijl het afleidt van de doelstellingen en de kwaliteit van de beoogde deliverables bedreigt.

projectomvang voorbeeld

Scope statements proberen de belangrijkste belanghebbenden alle informatie te verschaffen die ze nodig hebben. Hieronder volgen enkele elementen die moeten worden opgenomen in een scope statement:

• Inleiding. Dit definieert het wat en waarom van een project. Een voorbeeld zou zijn ” Dit content creatie en marketing project wordt uitgevoerd door het bedrijf RealContent Inc. om artikelen te verspreiden op zijn blog en social media sites om de naamsbekendheid te verhogen en het verkeer naar de website te verhogen.”
• projectbereik. Dit definieert de projectvereisten. Het stelt de algemene doelstellingen voor het projectschema en de taken vast en geeft aan wie erbij betrokken zal zijn. In het voorbeeld content creation, it mightstate: “het project zal onderzoek omvatten, schrijven, content strategie en zoekmachine optimalisatie, en publiceren op de website van het bedrijf en social media profielen, in maart 2021. John Smith, RealContent content director, zal toezicht houden op deze taken. Medewerkers en contractschrijvers zullen de deliverables creëren.”
• te leveren goederen. De deliverables sectie definieert wat er aan het einde van het project zal worden verstrekt en specificeert een indieningsdatum. In ons voorbeeld, “Deliverables voor het project zal een goed onderbouwde, 2,000-woord artikel worden geleverd uiterlijk in Februari. 28, 2021. Tien gerelateerde en koppelbare artikelen, die verder gaan op punten in het hoofdartikel, zullen op dezelfde deadline worden afgeleverd.”
• acceptatiecriteria. Dit beschrijft de projectdoelstellingen en de metrics die zullen worden gebruikt om succes te beoordelen. Bijvoorbeeld ,” het hoofdartikel zal krijgen 3000 cumulatieve pageviews binnen zes maanden na publicatie en het genereren van twee nieuwe leads.”
• uitsluitingen. Dit beschrijft wat niet in het project zal worden opgenomen. Bijvoorbeeld ,” het project zal niet de creatie van multimedia nodig om te gaan met de artikelen.”
• beperkingen. Hier staan harde grenzen van het project en dingen die niet veranderd kunnen worden. Projectbeperkingen kunnen betrekking hebben op het projectschema, het projectbudget of technische kwesties. Bijvoorbeeld: “het project heeft een harde indieningsdatum van Feb.28, 2021, en een stevig budget van $ 5.000 dollar.”

projectomvang Versus productomvang

projectomvang mag niet worden verward met productomvang. Product scope definieert de mogelijkheden, Kenmerken, Functies en functies van de deliverables aan het einde van het project.

projectleiders moeten een afzonderlijke productomschrijving opstellen. Zij moeten zowel de projectscope als de productscope statements gebruiken om elkaar te ondersteunen en een duidelijk inzicht te krijgen in wat elk project beoogt te bereiken.

de takeaway

het definiëren van de projectomvang is een belangrijke stap in projectplanning en-beheer. Voordat een project begint, moeten projectmanagers begrijpen wat de reikwijdte van het project is om te bepalen wat er moet worden gedaan en wat buiten het project valt.

projectbereik wordt gedefinieerd in de scope statement, Een document dat de doelstellingen, schema ‘ s, taken en resultaten van een project bevat. Scope statements stemmen de verwachtingen van belanghebbenden af en geven projecten een kader voor succes.

zodra een project in gang is gezet, is het belangrijk om het op schema te houden en binnen het bereik te houden. Verschillende project management tools en strategieën zijn beschikbaar om teams te helpen dat te doen.