co to jest zakres projektu?

zakres projektu to część planowania projektu, która obejmuje określenie i udokumentowanie listy konkretnych celów projektu, rezultatów, zadań, kosztów i terminów. Dokumentacja zakresu projektu nazywana jest oświadczeniem o zakresie lub SIWZ. Wyjaśnia granice projektu, ustanawia obowiązki dla każdego członka zespołu i ustanawia procedury sprawdzania i zatwierdzania zakończonych prac.

w trakcie realizacji projektu dokumentacja ta pomaga zespołowi projektowemu skupić się na zadaniach. Oświadczenie scope zapewnia również zespołowi wytyczne do podejmowania decyzji dotyczących wniosków o zmianę w trakcie projektu. Należy pamiętać, że oświadczenie o zakresie projektu nie powinno być mylone z jego kartą; karta projektu po prostu dokumentuje, że projekt istnieje.

duże projekty zmieniają się w miarę postępu. Jeśli na początku projekt został skutecznie „zakreślony”, zatwierdzenie tych zmian i zarządzanie nimi będzie łatwiejsze. Dokumentując zakres projektu, zainteresowane strony powinny być tak szczegółowe, jak to możliwe, aby uniknąć przesunięcia zakresu. Scope creep to sytuacja, w której jedna lub więcej części projektu wymaga więcej pracy, czasu lub wysiłku z powodu złego planowania lub błędnej komunikacji.

skuteczne zarządzanie zakresem wymaga dobrej komunikacji. Dzięki temu każdy członek zespołu rozumie zakres projektu i zgadza się dokładnie, w jaki sposób cele projektu zostaną osiągnięte. W ramach zarządzania zakresem, lider zespołu powinien poprosić o zatwierdzenia i podpisów od interesariuszy w miarę przebiegu projektu, zapewniając, że proponowany gotowy projekt spełnia potrzeby wszystkich.

znaczenie definiowania zakresu projektu

pisanie Oświadczenia o zakresie projektu, które zawiera informacje na temat rezultatów projektu, jest pierwszym krokiem w planowaniu projektu. Korzyści, jakie Oświadczenie o zakresie projektu zapewnia każdej organizacji podejmującej nową inicjatywę, obejmują następujące:

• określa, co oznacza projekt, aby wszyscy interesariusze mogli zrozumieć, co jest zaangażowane;
• zapewnia mapę drogową, którą menedżerowie mogą wykorzystać do odpowiedniego przydzielania zadań, planowania pracy i budżetu;
• pomaga skupić członków zespołu na wspólnych celach; i
• zapobiega projektom, szczególnie skomplikowanym, wykraczającym poza ustaloną wizję.

ustalenie zakresu projektu zapewnia skupienie i realizację projektów zgodnie z oczekiwaniami. Zakres stanowi solidną podstawę do zarządzania projektem, ponieważ posuwa się naprzód i pomaga zapewnić, że zasoby nie są przekierowywane lub marnowane na elementy poza zakresem.

jak zdefiniować zakres projektu

zdefiniowanie zakresu projektu wymaga wkładu zainteresowanych stron projektu. Współpracują z kierownikami projektów w celu ustalenia kluczowych elementów budżetu, celów, jakości i harmonogramu.

aby określić zakres, kierownicy projektów muszą zebrać wymagania dotyczące tego, czego interesariusze potrzebują od projektu. Obejmuje to następujące elementy:

• cel i rezultaty projektu;
• kiedy projekt musi zostać ukończony; oraz
• ile zainteresowane strony mogą za niego zapłacić.

celem jest zebranie i zapisanie dokładnych i dokładnych informacji podczas tego procesu, tak aby Zakres projektu odzwierciedlał wszystkie wymagania. Dzięki temu liderzy projektów mają większe szanse na dostarczenie produktów spełniających oczekiwania interesariuszy na czas i w ramach budżetu.

pisanie Oświadczenia o zakresie projektu

Oświadczenie o zakresie projektu jest pisemnym dokumentem, który zawiera wszystkie wymagane informacje do tworzenia rezultatów projektu. Jest bardziej szczegółowy niż Oświadczenie o pracy; pomaga zespołowi projektowemu pozostać skupionym na zadaniach. Deklaracja zakresu zapewnia również liderowi zespołu projektowego lub facylitatorowi wytyczne dotyczące podejmowania decyzji dotyczących wniosków o zmianę podczas projektu.

Oświadczenie o zakresie projektu określa, co nie jest zawarte w jego inicjatywach, w sposób dorozumiany lub wyraźny. Cele i zadania nie wymienione w oświadczeniu o zakresie powinny być uznane za poza zakresem. Kierownicy projektów mogą również wymienić konkretne prace, które nie będą częścią projektu.

w związku z tym niniejsze oświadczenie określa granice projektu. Liderzy projektu muszą wziąć te wymagania i mapować, co powinno się wydarzyć i w jakiej kolejności te elementy powinny wystąpić. Prowadzi to do stworzenia struktury podziału pracy (WBS). WBS rozbija zaplanowane prace na mniejsze, zdefiniowane części i wymagane zadania.

dobrze sformułowane Oświadczenie o zakresie jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania projektami. Zakres projektu powinien być określony dla każdego projektu, niezależnie od stosowanej metody zarządzania projektem. Zainteresowane strony projektu powinny zapoznać się z oświadczeniem o zakresie projektu, w razie potrzeby je zrewidować i zatwierdzić.

po zakończeniu i zatwierdzeniu Oświadczenia o zakresie projektu kierownicy projektów mogą przydzielać zadania i dawać swoim zespołom wskazówki, co muszą zrobić, aby osiągnąć docelowe terminy, budżet i cele.

planowanie i zarządzanie zakresem

aktualizacje i zmiany są częścią procesu zarządzania projektem. W miarę postępu prac menedżerowie muszą dokładnie kontrolować, jakie zmiany są wprowadzane do zakresu projektu i dokumentować je. Wymaga to silnych umiejętności zarządzania projektami.

proces zarządzania zmianami wymaga również, aby kierownicy projektów i interesariusze przestrzegali Oświadczenia o zakresie projektu. Muszą rozpoznać, jakie elementy są w zakresie projektu, a jakie wnioski są poza zakresem.

procesy zarządzania zmianami pomagają kierownikom projektów określić, jak oceniać wnioski o aktualizacje i zmiany w projekcie. Rozróżnienie między potrzebnymi żądaniami i żądaniami, które są poza zakresem, pozwala organizacjom uniknąć pełzania zakresu.

pełzanie zakresu ma miejsce, gdy więcej prac jest przyczepionych do projektu, gdy jest on w toku. Może to powodować dodatkowe koszty i niepotrzebną pracę, jednocześnie odwracając uwagę od celów i zagrażając jakości zamierzonych rezultatów.

przykład zakresu projektu

deklaracje zakresu próbują dostarczyć kluczowym interesariuszom wszystkich potrzebnych informacji. Poniżej przedstawiono niektóre elementy, które powinny być zawarte w oświadczeniu o zakresie:

• wstęp. To określa, co i dlaczego projektu. Przykładem może być ” ten projekt tworzenia treści i marketingu jest realizowany przez firmę RealContent Inc. aby rozpowszechniać artykuły na swoim blogu i portalach społecznościowych w celu zwiększenia świadomości marki i zwiększenia ruchu na stronie internetowej.”
• zakres projektu. Określa to wymagania projektu. Określa ogólne cele harmonogramu i zadań projektu oraz określa, kto będzie zaangażowany. W przykładzie tworzenia treści może to byćstate: „projekt obejmie badania, pisanie, strategię treści i optymalizację pod kątem wyszukiwarek oraz publikację na stronie internetowej firmy i profilach mediów społecznościowych, w marcu 2021 roku. John Smith, dyrektor ds. treści RealContent, będzie nadzorował te zadania. Pracownicy i scenarzyści kontraktowi stworzą rezultaty.”
• Sekcja rezultaty określa, co zostanie dostarczone na koniec projektu i określa datę zgłoszenia. W naszym przykładzie ” rezultaty projektu będą obejmować dobrze zbadany, 2000-słowny artykuł, który zostanie dostarczony nie później niż w lutym. 28, 2021. Dziesięć powiązanych i linkowanych artykułów, rozszerzających punkty w głównym artykule, zostanie dostarczonych w tym samym terminie.”
• kryteria akceptacji. Opisuje to cele projektu i wskaźniki, które zostaną wykorzystane do oceny sukcesu. Na przykład „główny artykuł zyska 3000 skumulowanych odsłon stron w ciągu sześciu miesięcy od publikacji i wygeneruje dwa nowe potencjalnych klientów.”
• Opisuje to, co nie zostanie uwzględnione w projekcie. Na przykład ” projekt nie będzie potrzebował tworzenia multimediów, aby iść z artykułami.”
• Zawiera listę twardych limitów projektu i rzeczy, których nie można zmienić. Ograniczenia projektu mogą dotyczyć harmonogramu projektu, budżetu projektu lub kwestii technicznych. Na przykład, ” projekt ma twardą datę zgłoszenia lutego.28.02.2021, a budżet 5.000 dolarów.”

zakres projektu a zakres produktu

zakres projektu nie powinien być mylony z zakresem produktu. Zakres produktu określa możliwości, cechy, cechy i funkcje rezultatów na koniec projektu.

liderzy projektu powinni utworzyć osobne Oświadczenie dotyczące zakresu produktu. Powinni korzystać zarówno z zakresu projektu, jak i oświadczeń dotyczących zakresu produktu, aby wspierać się nawzajem i jasno zrozumieć, co każdy projekt ma na celu osiągnąć.

Definiowanie zakresu projektu jest ważnym krokiem w planowaniu i zarządzaniu projektem. Przed rozpoczęciem projektu kierownicy projektu muszą zrozumieć, jaki jest zakres projektu, aby określić, co należy zrobić, a co nie wchodzi w zakres projektu.

zakres projektu jest zdefiniowany w oświadczeniu o zakresie, dokumencie, który zawiera cele, harmonogramy, zadania i rezultaty projektu. Oświadczenia dotyczące zakresu dostosowują oczekiwania interesariuszy i dają projektom ramy sukcesu.

gdy projekt jest w toku, ważne jest, aby utrzymać go na dobrej drodze i w zakresie. Dostępne są różne narzędzia i strategie zarządzania projektami, aby pomóc zespołom w tym.