ce este domeniul de aplicare al proiectului?

domeniul de aplicare al proiectului este partea din planificarea proiectului care implică determinarea și documentarea unei liste de obiective specifice ale proiectului, rezultate, SARCINI, costuri și termene. Documentația domeniului de aplicare al unui proiect se numește declarație de domeniu sau termeni de referință. Acesta explică limitele proiectului, stabilește responsabilitățile pentru fiecare membru al echipei și stabilește proceduri pentru modul în care lucrările finalizate vor fi verificate și aprobate.

în timpul proiectului, această documentație ajută echipa de proiect să rămână concentrată și pe sarcină. Declarația scope oferă, de asemenea, echipei linii directoare pentru luarea deciziilor cu privire la cererile de schimbare în timpul proiectului. Rețineți că declarația de aplicare a unui proiect nu trebuie confundată cu carta sa; Carta unui proiect documentează pur și simplu că proiectul există.

proiectele mari tind să se schimbe pe măsură ce progresează. Dacă un proiect a fost efectiv „scoped” la început, atunci aprobarea și gestionarea acestor modificări va fi mai ușoară. Atunci când documentează domeniul de aplicare al unui proiect, părțile interesate ar trebui să fie cât mai specifice posibil pentru a evita fluajul domeniului de aplicare. Creep Scope este o situație în care una sau mai multe părți ale unui proiect ajung să necesite mai multă muncă, timp sau efort din cauza unei planificări slabe sau a unei comunicări greșite.

gestionarea eficientă a domeniului de aplicare necesită o bună comunicare. Acest lucru asigură că toată lumea din echipă înțelege amploarea proiectului și este de acord cu exact modul în care obiectivele proiectului vor fi îndeplinite. Ca parte a managementului domeniului de aplicare, liderul echipei ar trebui să solicite aprobări și semnări de la părțile interesate pe măsură ce proiectul continuă, asigurându-se că proiectul finalizat propus satisface nevoile tuturor.

importanța definirii domeniului de aplicare al unui proiect

scrierea unei declarații privind domeniul de aplicare al proiectului care include informații despre rezultatele proiectului este un prim pas în planificarea proiectului. Beneficiile pe care o declarație privind domeniul de aplicare al proiectului le oferă oricărei organizații care întreprinde o nouă inițiativă includ următoarele:

• articulează ceea ce presupune proiectul, astfel încât toate părțile interesate să poată înțelege ce este implicat;
• oferă o foaie de parcurs pe care managerii o pot utiliza pentru a atribui sarcini, programa munca și bugetul în mod corespunzător;
• ajută membrii echipei să se concentreze asupra obiectivelor comune; și
• împiedică proiectele, în special cele complexe, să se extindă dincolo de viziunea stabilită.

Stabilirea domeniului de aplicare al proiectului asigură concentrarea și executarea proiectelor la nivelul așteptărilor. Domeniul de aplicare oferă o bază solidă pentru gestionarea unui proiect pe măsură ce avansează și ajută la asigurarea faptului că resursele nu sunt deviate sau irosite pe elemente din afara domeniului de aplicare.

cum se definește domeniul de aplicare al unui proiect

definirea domeniului de aplicare al proiectului necesită contribuții din partea părților interesate ale proiectului. Ei lucrează cu managerii de proiect pentru a stabili elementele cheie ale bugetului, obiectivelor, calității și cronologiei.

pentru a determina domeniul de aplicare, managerii de proiect trebuie să colecteze cerințele pentru ceea ce au nevoie părțile interesate din proiect. Aceasta include următoarele elemente:

• obiectivul și rezultatele proiectului;
• când proiectul trebuie finalizat; și
• cât pot plăti părțile interesate pentru acesta.

scopul este de a aduna și înregistra informații precise și exacte în timpul acestui proces, astfel încât domeniul de aplicare al proiectului să reflecte toate cerințele. Acest lucru îmbunătățește șansele liderilor de proiect de a livra produse care să răspundă așteptărilor părților interesate la timp și la buget.

scrierea unei declarații privind domeniul de aplicare al proiectului

o declarație privind domeniul de aplicare al proiectului este un document scris care include toate informațiile necesare pentru producerea rezultatelor proiectului. Este mai detaliat decât o declarație de lucru; ajută echipa de proiect să rămână concentrată și pe sarcină. Declarația scope oferă, de asemenea, liderului echipei de proiect sau facilitatorului linii directoare pentru luarea deciziilor cu privire la cererile de schimbare în timpul proiectului.

Declarația privind domeniul de aplicare al proiectului stabilește ceea ce nu este inclus în inițiativele sale, implicit sau Explicit. Obiectivele și sarcinile care nu sunt enumerate în declarația privind domeniul de aplicare ar trebui considerate în afara domeniului de aplicare. Managerii de proiect pot enumera, de asemenea, lucrări specifice care nu vor face parte din proiect.

ca atare, această declarație stabilește limitele unui proiect. Liderii de proiect trebuie să ia aceste cerințe și harta ce ar trebui să se întâmple și în ce ordine aceste elemente ar trebui să apară. Aceasta duce la crearea unei structuri de defalcare a muncii (WBS). WBS descompune munca planificată în porțiuni mai mici, definite și sarcini necesare.

o declarație de domeniu de aplicare bine articulată este o parte critică a managementului eficient al proiectului. Domeniul de aplicare al proiectului trebuie determinat pentru fiecare proiect, indiferent de metoda de management a proiectului utilizată. Părțile interesate pentru proiect ar trebui să revizuiască Declarația privind domeniul de aplicare al proiectului, să o revizuiască după cum este necesar și să o aprobe.

odată ce declarația de aplicare a proiectului este finalizată și aprobată, managerii de proiect pot atribui sarcini și pot oferi echipelor lor indicații cu privire la ceea ce trebuie să facă pentru a îndeplini termenele, bugetul și obiectivele țintă.

planificarea și gestionarea domeniului de aplicare

actualizările și modificările fac parte din procesul de management al proiectului. Pe măsură ce munca progresează, managerii trebuie să controleze cu atenție modificările aduse domeniului de aplicare al proiectului și să le documenteze. Acest lucru necesită abilități puternice de management de proiect.

procesul de gestionare a schimbărilor necesită, de asemenea, ca managerii de proiect și părțile interesate să adere la declarația privind domeniul de aplicare al proiectului. Ei trebuie să recunoască ce elemente sunt în domeniul de aplicare al proiectului și ce solicitări sunt în afara domeniului de aplicare.

procesele de gestionare a schimbărilor ajută managerii de proiect să determine cum să evalueze cererile de actualizări și modificări ale proiectului. Distingerea între cererile necesare și cele care sunt în afara domeniului de aplicare permite organizațiilor să evite creep-ul domeniului de aplicare.

creep domeniul de aplicare este atunci când mai mult de lucru este însăilat pe un proiect în timp ce acesta este în curs de desfășurare. Poate adăuga costuri și lucrări inutile, în timp ce distrage atenția de la obiective și amenință calitatea livrabilelor intenționate.

exemplu de domeniu de aplicare al proiectului

declarații de domeniu încearcă să ofere părților interesate cheie Toate informațiile de care au nevoie. Următoarele sunt câteva elemente care ar trebui incluse într-o declarație de domeniu de aplicare:

• Introducere. Aceasta definește ce și de ce a unui proiect. Un exemplu ar fi „acest proiect de creare și marketing de conținut este întreprins de compania RealContent Inc. pentru a distribui articole pe blogul său și pe site-urile de socializare pentru a crește gradul de conștientizare a mărcii și a crește traficul către site-ul web.”
• domeniul de aplicare al proiectului. Aceasta definește cerințele proiectului. Acesta stabilește obiectivele generale pentru programul și sarcinile proiectului și identifică cine va fi implicat. În exemplul de creare a conținutului, s-ar puteastat: „proiectul va include cercetarea, scrierea, strategia de conținut și optimizarea motorului de căutare și publicarea pe site-ul companiei și profilurile de social media, în martie 2021. John Smith, directorul de conținut RealContent, va supraveghea aceste sarcini. Personalul și scriitorii contractuali vor crea rezultatele.”
• livrabile. Secțiunea livrabile definește ce va fi furnizat la sfârșitul proiectului și specifică o dată de depunere. În exemplul nostru, ” livrabilele pentru proiect vor include un articol bine cercetat, de 2.000 de cuvinte, care va fi livrat cel târziu în februarie. 28, 2021. Zece articole conexe și corelabile, care se extind pe punctele din articolul principal, vor fi livrate la același termen.”
• criterii de acceptare. Aceasta descrie obiectivele proiectului și valorile care vor fi utilizate pentru a evalua succesul. De exemplu, ” articolul principal va câștiga 3.000 de afișări de pagină cumulative în termen de șase luni de la publicare și va genera două noi clienți potențiali.”
• excluderi. Aceasta descrie ceea ce nu va fi inclus în proiect. De exemplu, ” proiectul nu va avea nevoie de crearea de multimedia pentru a merge cu articolele.”
• constrângeri. Aceasta enumeră limitele dure ale proiectului și lucrurile care nu pot fi schimbate. Constrângerile proiectului se pot referi la programul proiectului, la bugetul proiectului sau la problemele tehnice. De exemplu, „proiectul are o dată de depunere greu de februarie.28, 2021 și un buget ferm de 5.000 de dolari.”

domeniul de aplicare al proiectului vs. domeniul de aplicare al produsului

domeniul de aplicare al proiectului nu trebuie confundat cu domeniul de aplicare al produsului. Domeniul de aplicare al produsului definește capacitățile, caracteristicile, caracteristicile și funcțiile livrabilelor la sfârșitul proiectului.

liderii de proiect ar trebui să creeze o declarație separată privind domeniul de aplicare al produsului. Acestea ar trebui să utilizeze atât domeniul de aplicare al proiectului, cât și declarațiile privind domeniul de aplicare al produsului pentru a se sprijini reciproc și pentru a stabili o înțelegere clară a ceea ce își propune fiecare proiect.

preluarea

definirea domeniului de aplicare al proiectului este un pas important în planificarea și managementul proiectului. Înainte de a începe un proiect, managerii de proiect trebuie să înțeleagă care este scopul proiectului pentru a determina ce trebuie făcut și ce nu se încadrează în proiect.

domeniul de aplicare al proiectului este definit în declarația de aplicare, un document care furnizează obiectivele, programele, sarcinile și rezultatele unui proiect. Declarațiile privind domeniul de aplicare aliniază așteptările părților interesate și oferă proiectelor un cadru de succes.

odată ce un proiect este în curs de desfășurare, este important să îl menținem pe drumul cel bun și în cadrul Domeniului de aplicare. Diverse instrumente și strategii de management de proiect sunt disponibile pentru a ajuta echipele să facă acest lucru.