Como líder de entrega en IMPACT, estoy constantemente tratando de educarme y aprender formas mejores y más eficientes de ejecutar la estrategia, todo mientras administro un par de puñados de clientes además de mi equipo interno.
Ser gerente de proyectos es un trabajo ocupado, sin duda, pero al utilizar las mejores herramientas, procesos y asesoramiento profesional, puede ser una de las carreras más gratificantes, al menos en mi opinión.
Ahora, parece que hay miles de consejos de gestión de proyectos, pero en este artículo, los he reducido a 14 de mis favoritos — y más utilizados.
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Establece Metas & Prioridades para el Proyecto(s), y Revalualas con Frecuencia
Si no tienes algo para trabajar hacia atrás, planificar y administrar se vuelve muy difícil. Sepa hacia qué está trabajando estableciendo objetivos INTELIGENTES e incluso puntos de control de proyectos si tiene sentido. A continuación, puede ejecutar y medir correctamente su progreso, lo que facilita saber cómo se ve el éxito de un proyecto.
anote Todo
Como gerente de proyecto, usted está constantemente recibiendo nueva información y malabares con un montón de tareas. Escribir todo. No trates de recordar todos los detalles; confía en mí, no funcionará. Use un cuaderno o un espacio digital donde pueda guardar sus notas. Hacer esto le da una gran referencia para volver en caso de que olvide algo que inevitablemente va.
Utilice un proceso de estimación coherente & Alcance
Independientemente de los procesos de gestión de proyectos que utilice, asegúrese de utilizar el mismo proceso para todos los proyectos. Esto ayudará a evitar cualquier confusión de usted, su equipo y el cliente, y mantendrá las cosas funcionando sin problemas.
Use Herramientas de PM útiles/Complementarias
Es posible que su empresa ya haya invertido en una herramienta de gestión de proyectos específica para estimar, programar y delegar, sin embargo, no hay nada de malo en usar algunas herramientas suplementarias más pequeñas para ayudarlo a mantenerse organizado también.
Herramientas como Trello, Evernote, Slack, GatherContent e InVision pueden mejorar realmente la colaboración y la comunicación en equipo en múltiples aspectos de cualquier proyecto.
Delegar correctamente
Es importante recordar involucrar a las personas adecuadas en el proyecto correcto. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto de sitio web, probablemente quieras remitirte al diseñador o desarrollador web de tu equipo para partes específicas.
No creas que deberías saberlo todo; confía en las personas que te rodean y asigna tareas a las personas adecuadas para el trabajo.
Asegúrese de que todos estén de acuerdo con el Plan
Esto es importante para una comunicación clara. A pesar de que se ha establecido un plan o estrategia, ni siquiera está cerca de finalizarse.
Asegúrese de que todos los miembros del equipo y clientes lo hayan visto y entendido. Si hay algún rechazo o alguna pregunta, asegúrese de escuchar con atención y dar una explicación clara.
Después de presentar la estrategia, asegúrese de que todos estén de acuerdo con el plan. No te fíes de su palabra; consíguelo por escrito. Esto será muy útil si algo cambia a mitad del proyecto, o el cliente comienza a alejarse del plan.
Sea realista & Honesto
La honestidad y la transparencia son importantes tanto en la planificación como en la entrega del trabajo. No mientas solo para impresionar al cliente o embellecer el trabajo que has hecho. Dar honestidad para obtener honestidad.
Sea realista al establecer líneas de tiempo y crear estimaciones. Si el cliente quiere absolutamente un proyecto de seis semanas hecho en solo tres semanas, no lo acepte. En su lugar, explique claramente el valor de tomar tres semanas adicionales para entregar un proyecto bien pensado en lugar de uno que se hizo rápida y descuidadamente. Lo más probable es que te contraten por tus cabezas, no por tus manos, y apreciarán que te hagas cargo.
Ser lo más Detallado & Organizado posible
Como gerente de proyecto, es casi un requisito que tenga la capacidad de ser detallado y organizado. Su equipo (y cliente) confían en usted para mantener el proyecto en marcha, y para hacerlo, debe estar bien pensado y bien documentado. Ayude a todos los involucrados proporcionándoles de forma proactiva lo que necesitan antes de que lo pidan.
Trabaje de forma más inteligente, No más difícil
Este es simple. Siempre mejore sus eficiencias y procesos. Documente todos los métodos de rendimiento exitosos para que pueda usarlos una y otra vez y continuar mejorándolos. Nunca se puede ser demasiado eficiente.
Sobre-Comunicar
Es mejor saber demasiado que no saber lo suficiente. Haga demasiadas preguntas, obtenga aclaraciones sobre todo y, como mencioné en el número 2, anote todo.
Conocer más información le permite ser más detallado y preciso en su ejecución. También ayudará a eliminar las conjeturas, lo que lleva a menos retrasos y más proyectos a tiempo.
Celebrar reuniones programadas regularmente
Es importante celebrar reuniones que beneficien a todos los involucrados. Los comentarios y la aprobación de ambas partes ayudan a dar forma al resultado final, y la comunicación regular es clave para mantener a todos en la misma página. Si es necesario, programe reuniones alrededor de puntos de entrega específicos de su proyecto para mantener el ritmo establecido.
Tener un Plan de copia de seguridad
En caso de que algo falle o los planes cambien (lo que siempre parecen hacer), definitivamente debe tener un plan de copia de seguridad.
Entregar valor a su cliente es lo más importante de su lista, así que sepa cómo puede hacer esto incluso si necesita hacer algunos cambios. Si tiene algo listo para usar, puede hacer que la transición sea rápida y fácil.
Comunique las consecuencias para Evitar la pérdida de alcance y/o la decepción
Si alguna vez ha tenido un cliente que ha retrasado un proyecto, levante la mano. (Estoy levantando las dos manos en este momento.)
Una cosa realmente importante que he aprendido como Cliente potencial de Entrega es comunicar claramente todo a todos.
Parte de eso es establecer consecuencias específicas por no apegarse al plan.
Por ejemplo, si un cliente va a llegar incluso un día tarde a recibir sus comentarios, debe informarles de las consecuencias de ese cambio. ¿Cómo afectará al resto del proyecto? ¿Qué significa eso para ellos? ¿Para tu equipo?
Si no establece las consecuencias, no esperarán que nada cambie, y estará trabajando en contra de una fecha límite que no planeó.
Sea líder de equipo
Apoye a su equipo sin importar qué. Si necesitan ayuda, dásela. Si tienen opiniones que desafían las tuyas, escúchalas.
Tu equipo no trabaja para ti, sino que trabaja contigo.
Sin ellos, no podrías alcanzar los objetivos establecidos, así que asegúrate de que sepan lo importante que son para el éxito de cada proyecto.
¿Qué Haces para Mejorar?
¿Tiene alguna herramienta especial que utilice para mantenerse organizado y hacer que sus proyectos avancen? O tal vez estás suscrito a algunos blogs de Gestión de proyectos increíbles que ofrecen excelentes consejos. Hagas lo que hagas, quiero saberlo.