vad är projektets omfattning?

Projektomfång är den del av projektplanering som innebär att fastställa och dokumentera en lista över specifika projektmål, resultat, uppgifter, kostnader och tidsfrister. Dokumentationen av ett projekts omfattning kallas en omfattning uttalande eller mandat. Det förklarar projektets gränser, fastställer ansvar för varje teammedlem och fastställer förfaranden för hur avslutat arbete kommer att verifieras och godkännas.

under projektet hjälper denna dokumentation projektgruppen att förbli fokuserad och på uppgiften. Scope-uttalandet ger också teamet riktlinjer för att fatta beslut om ändringsförfrågningar under projektet. Observera att ett projekts omfattning uttalande inte bör förväxlas med dess stadga; ett projekts stadga dokumenterar helt enkelt att projektet finns.

stora projekt tenderar att förändras när de utvecklas. Om ett projekt har ”scoped” effektivt i början, kommer det att bli lättare att godkänna och hantera dessa förändringar. När man dokumenterar ett projekts omfattning bör intressenterna vara så specifika som möjligt för att undvika omfattning. Scope creep är en situation där en eller flera delar av ett projekt slutar kräva mer arbete, tid eller ansträngning på grund av dålig planering eller felkommunikation.

effektiv scope management kräver god kommunikation. Det säkerställer att alla i teamet förstår projektets omfattning och enas om exakt hur projektets mål kommer att uppfyllas. Som en del av scope management bör teamledaren be om godkännanden och signoffs från intressenter när projektet fortskrider, vilket säkerställer att det föreslagna färdiga projektet uppfyller allas behov.

vikten av att definiera ett projekts omfattning

att skriva ett projektomfång som innehåller information om projektets resultat är ett första steg i projektplaneringen. De fördelar som ett projektomfång ger till alla organisationer som genomför ett nytt initiativ inkluderar följande:

• artikulerar vad projektet innebär så att alla intressenter kan förstå vad som är inblandat;
• ger en färdplan som chefer kan använda för att tilldela uppgifter, schemalägga arbete och budget på lämpligt sätt;
• hjälper till att fokusera teammedlemmar på gemensamma mål; och
• förhindrar projekt, särskilt komplexa, från att expandera bortom den etablerade visionen.

etablering av projektomfång säkerställer att projekt fokuseras och genomförs enligt förväntningarna. Omfattningen ger en stark grund för att hantera ett projekt när det går framåt och hjälper till att säkerställa att resurser inte avleds eller slösas bort på Out-of-scope-element.

hur man definierar omfattningen av ett projekt

definiera projektets omfattning kräver input från projektets intressenter. De arbetar med projektledare för att fastställa de viktigaste delarna av budget, mål, kvalitet och tidslinje.

för att bestämma omfattningen måste projektledare samla in krav på vad intressenterna behöver från projektet. Detta inkluderar följande element:

• projektets mål och resultat;
• när projektet måste slutföras; och
• hur mycket intressenterna kan betala för det.

målet är att samla in och registrera exakt och korrekt information under denna process, så projektets omfattning återspeglar alla krav. Genom att göra detta förbättras chanserna för projektledare att leverera produkter som uppfyller intressenternas förväntningar i tid och på budget.

skriva en project scope statement

ett project scope statement är ett skriftligt dokument som innehåller all nödvändig information för att producera projektets resultat. Det är mer detaljerat än en arbetsbeskrivning; det hjälper projektgruppen att förbli fokuserad och på uppgift. Omfattning uttalande ger också projektledaren eller facilitator med riktlinjer för att fatta beslut om ändringsförfrågningar under projektet.

projektomfattningsförklaringen fastställer vad som inte ingår i dess initiativ, varken implicit eller explicit. Mål och uppgifter som inte anges i tillämpningsbeskrivningen bör anses utanför tillämpningsområdet. Projektledare kan också lista specifikt arbete som inte kommer att ingå i projektet.

som sådan fastställer detta uttalande gränserna för ett projekt. Projektledare måste ta dessa krav och kartlägga vad som ska hända och i vilken ordning dessa objekt ska inträffa. Detta leder till skapandet av en Work breakdown structure (WBS). WBS delar upp planerat arbete i mindre, definierade delar och nödvändiga uppgifter.

en välformulerad omfattning uttalande är en kritisk del av effektiv projektledning. Projektets omfattning ska bestämmas för varje projekt, oavsett vilken projektledningsmetod som används. Intressenter för projektet bör granska projektets omfattning, revidera det vid behov och godkänna det.

när projektutlåtandet har slutförts och godkänts kan projektledare tilldela uppgifter och ge sina team anvisningar om vad de behöver göra för att uppfylla måltidslinjerna, budgeten och målen.

Scope planning and management

uppdateringar och ändringar är en del av projektledningsprocessen. När arbetet fortskrider måste cheferna noggrant kontrollera vilka ändringar som görs i projektets omfattning och dokumentera dem. Detta kräver starka projektledningskunskaper.

förändringsprocessen kräver också att projektledare och intressenter följer projektets omfattning. De måste känna igen vilka element som ligger inom projektets omfattning och vilka förfrågningar som inte omfattas.

Förändringshanteringsprocesser hjälper projektledare att bestämma hur man utvärderar förfrågningar om uppdateringar och ändringar av projektet. Att skilja mellan nödvändiga förfrågningar och sådana som är utanför räckvidden gör det möjligt för organisationer att undvika omfattning krypning.

Scope creep är när mer arbete läggs på ett projekt medan det pågår. Det kan lägga till kostnader och onödigt arbete, samtidigt som man distraherar från målen och hotar kvaliteten på de avsedda resultaten.

Projektomfång exempel

omfång uttalanden försök att ge viktiga intressenter med all information de behöver. Följande är några element som bör ingå i en omfattning uttalande:

• Inledning. Detta definierar vad och varför för ett projekt. Ett exempel skulle vara ” detta innehållsskapande och marknadsföringsprojekt genomförs av företaget RealContent Inc. att distribuera artiklar på sin blogg och sociala medier för att öka varumärkesmedvetenheten och öka trafiken till webbplatsen.”
• projektets omfattning. Detta definierar projektkraven. Den anger de allmänna målen för projektschemat och uppgifter och identifierar vem som kommer att vara inblandade. I exemplet med innehållsskapande kan detange: ”projektet kommer att omfatta forskning, skrivning, innehållsstrategi och sökmotoroptimering och publicering på företagets webbplats och sociala medieprofiler i mars 2021. John Smith, realcontent content director, kommer att övervaka dessa uppgifter. Personal och kontrakt författare kommer att skapa resultat.”
• resultat. Avsnittet resultat definierar vad som kommer att tillhandahållas i slutet av projektet och anger ett inlämningsdatum. I vårt exempel, ”leveranser för projektet kommer att innehålla en välforskad, 2,000-ordartikel som ska levereras senast Feb. 28, 2021. Tio relaterade och länkbara artiklar, som expanderar på punkter i huvudartikeln kommer att levereras på samma tidsfrist.”
• acceptanskriterier. Detta beskriver projektets mål och de mätvärden som kommer att användas för att bedöma framgång. Till exempel ” kommer huvudartikeln att få 3 000 kumulativa sidvisningar inom sex månader efter publicering och generera två nya leads.”
• undantag. Detta beskriver vad som inte kommer att ingå i projektet. Till exempel, ” projektet behöver inte skapa multimedia för att gå med artiklarna.”
• begränsningar. Detta listar hårda gränser för projektet och saker som inte kan ändras. Projektbegränsningar kan avse projektschema, projektbudget eller tekniska problem. Till exempel, ” projektet har ett hårt inlämningsdatum för februari.28, 2021, och en fast budget på $5000 dollar.”

Projektomfång vs. produktomfång

Projektomfång bör inte förväxlas med produktomfång. Produktomfång definierar kapacitet, egenskaper, egenskaper och funktioner för leveranserna i slutet av projektet.

projektledare bör skapa en separat produktomfång uttalande. De bör använda både projektomfånget och produktomfånget uttalanden för att stödja varandra och skapa en tydlig förståelse för vad varje projekt syftar till att uppnå.

takeaway

definiera projektets omfattning är ett viktigt steg i projektplanering och förvaltning. Innan ett projekt börjar måste projektledare förstå vad projektets omfattning är för att avgöra vad som måste göras och vad som faller utanför projektet.

Projektomfång definieras i scope statement, Ett dokument som innehåller mål, scheman, uppgifter och resultat för ett projekt. Omfattning uttalanden anpassa intressenternas förväntningar och ge projekt en ram för framgång.

när ett projekt är igång är det viktigt att hålla det på rätt spår och inom räckvidd. Olika projekthanteringsverktyg och strategier finns tillgängliga för att hjälpa team att göra det.